Prozessmanagement (engl. Business Process Management, BPM), auch Geschäftsprozessmanagement genannt, beschäftigt sich mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Arbeitsabläufen. In prozessorientierten Unternehmen ist dies unverzichtlich, um einen langfristigen Erfolg zu gewähren.

Definition Prozessmanagement

Prozessmanagement (engl. Business Process Management, BPM), auch Geschäftsprozessmanagement genannt, beschäftigt sich mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Arbeitsabläufen. In prozessorientierten Unternehmen ist dies unverzichtlich, um einen langfristigen Erfolg zu gewähren.

Es beschäftigt sich mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Ganzheitliche Ansätze des Geschäftsprozessmanagements adressieren technische Fragestellungen und organisatorische Aspekte, wie die strategische Ausrichtung, die Organisationskultur (vgl. Kaizen und KVP) sowie die Einbindung und Führung von Prozessbeteiligten.

Ziele des Prozessmanagements

Des Weiteren können mithilfe des Prozessmanagements Teilziele realisiert werden. Hierzu gehören:

  • Steigerung der Effizienz
  • Steigerung der Qualität
  • Optimierung der Flexibilität
  • Senkung der Kosten
  • Verbesserung der Schnittstellen
  • Standardisierung der Bearbeitung

Prozessmanagement: Methoden-Übersicht

Über die Jahre hinweg haben, ergibt sich eine Palette nützlicher Methoden, die erfolgreiches Prozessmanagement umfasst. Mit die bekanntesten Vertreter, die Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse erfolgreich zu managen sind unter anderem:

  • Lean Management: Das Weglassen von Verschwendungen und unnötigen Schritten im Prozessmanagement, um die Effizienz zu steigern.
  • KAIZEN-Methode: Hierzulande auch unter KVP bekannt, umfasst die kontinuierliche Verbesserung einzelner Prozesse
  • Business Process Reengineering: Geschäftsprozesse werden radikal neu gedacht und stehen im Gegenzug zur Prozessoptimierung, bei dem im iterativen Prozess kleine Verbesserungen vollzogen werden.

Die zwei Arten des Prozessmanagements

Die Prozesssteuerung hat zwei Kreisläufe: einen kurzen, “operativen” Teil und einen langen, “strategischen” Teil. Erster dauert bis zu einem Jahr, letzter dauert bis zu 20 Jahre.

1. Operatives Prozessmanagement (OPM)

Im OPM sind sämtliche Aufgaben zusammengefasst, die einen kurzfristigen Zeithorizont von maximal einem (Geschäfts-)Jahr haben. Neben der Prozessplanung und -ausführung zählen hier auch das Monitoring, die Analyse und kontinuierliche Verbesserung zu den Aufgaben. Die dafür erforderlichen organisatorischen Elemente sind entsprechend einzurichten, was wiederum Teil der Planungsphase ist.

2. Strategisches Prozessmanagement (SPM)

Unter SPM werden Themen zusammengefasst, die für die langfristige Strategie des Unternehmens von Bedeutung sind. Darunter fallen unter anderem Dinge wie die Definition von Kernprozessen oder aber das Festlegen wichtiger strategischer Ziele. Durch das strategische Prozessmanagement soll abgeglichen werden, ob die Ziele eines Unternehmens dessen Vision verfolgen und umgekehrt, ob diese überhaupt realisierbar sind (Gegenstromverfahren). Mithilfe der strategischen Prozesskontrolle wird sichergestellt, ob und wenn ja, wie viel Anpassungsbedarf besteht.

Wo findet das Prozessmanagement Anwendung?

Das Prozessmanagement findet in erster Linie in einer prozessorientierten Organisation Anwendung. Hier werden Prozesse durch planerische, organisatorische und kontrollierende Maßnahmen unterstützt und gelenkt. Neben den prozessbezogenen Zielen werden auch Parameter wie Qualität, Zeit, Kosten und Kundenzufriedenheit berücksichtigt. In der prozessorientierten Organisation spielen Prozesse eine besondere Rolle für den Ablauf und die Führung des Unternehmens.

Prozesse finden dabei in jedem Bereich des Unternehmens statt. Somit werden im Rahmen des Prozessmanagements nicht nur Prozesse in der Produktion, sondern beispielsweise auch allgemeine Geschäftsprozesse in der Verwaltung gesteuert.

Doch nicht jeder Prozess eines Unternehmens fällt unter das Prozessmanagement. Einmalig anfallende Prozesse, wie zum Beispiel Projekte, werden nicht durch das Prozessmanagement gesteuert.

Leitfragen des Prozessmanagements

Prozessmanagement wird in Unternehmen immer dann relevant, sobald mehrere Mitarbeiter und Maschinen mit verschiedenen Aktivitäten beziehungsweise Aufgaben an einem gemeinsamen Ziel arbeiten. Das Zusammenspiel zwischen den einzelnen Akteuren steht dabei im Mittelpunkt. Dementsprechend ist es für eine effektive Optimierung des Prozessmanagements sinnvoll, sich als Unternehmen die Leitfragen zu stellen und objektiv zu beantworten:

  • Werden sämtliche Aufgaben berücksichtigt, um das Ziel des Prozesses zu realisieren?
  • Werden die Aufgaben in der korrekten Reihenfolge abgearbeitet?
  • Werden die einzelnen Aufgaben effizient auf Mitarbeiter und Maschinen verteilt?
  • Ist der Informationsfluss von Akteur zu Akteur effektiv?

Durch Beantwortung der Fragen können Maßnahmen zur nachhaltigen Optimierung von Prozessen im Unternehmen geplant werden. Fach- und Führungskräfte im Business Process Management sollten die Prozesse kennen und aktiv an deren Verbesserung teilnehmen. Abläufe sollten darüber hinaus lückenfrei dokumentiert und die Zuständigkeitsbereiche konsequent zugewiesen werden.

Zuletzt ist das Festlegen von klaren Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessen notwendig. Hierdurch wird nämlich die Bildung von Prozessketten oder auch Prozessverschachtelungen möglich.

Rollen im Prozessmanagement

Prozessmanagement ist Team-Arbeit! Es verteilt sich demnach auf verschiedene Rollen und Verantwortlichkeiten, was für das erfolgreiche Management von Prozessen notwendig ist. Nur eine klare Verteilung von Rollen im operativen Prozessmanagement ermöglicht es Prozesse und Methoden nachhaltig im Unternehmen zu verankern.

Dabei ist jeder Rolle eine definierte Rollenbeschreibung zuzuordnen und verbindlich festzuhalten. Diese Beschreibung beinhaltet drei wesentliche Punkte (Aufgaben, Kompetenzen und Fähigkeiten der zuständigen Person). Darüber hinaus werden drei Arten von Prozessrollen unterschieden: Ausführende Rollen, beratende Rollen und führende Rollen.

Zudem verfolgt die Rolleneinteilung im Prozessmanagement diese zwei Ziele:

  1. Die Führung von Prozessen in Ihrem Unternehmen soll gesichert sein
  2. Das Ausführen (oder Leben) der Prozesse soll realisiert werden

Ziele des Prozessmanagements im Unternehmen

Grundsätzlich geht es im BPM darum, die vorhandenen Informationen im Unternehmen bestmöglich zu nutzen und die eigene Wertschöpfungskette so effizient wie möglich zu gestalten. Essenziell hierfür ist natürlich, den Prozess zu verstehen und daraus ableitend Optimierungspotenziale zu erknnen. Mit Hilfe von Prozessmanagement schaffen sie nicht nur eine schnellere und kostengünstigere, sondern zeitgleich eine kundenorientierte Produktion.

Als Grundlage hierfür können unter anderem die bereits vorhandenen Informationen herangezogen werden. So ist es auf der einen Seite möglich, schneller und kostengünstiger zu produzieren. Auf der anderen Seite kann sich so noch besser an den Bedürfnissen des Kunden orientiert werden.

nicht nur möglich, schneller und kostengünstiger, sondern auch kundenorientierter zu produzieren.

Vorteile Prozessmanagement:

  • Effizienzsteigerung der eigenen Wertschöpfungskette
  • Qualitätssteigerung
  • Mehr Flexibilität und Reaktionsmöglichkeit auf sich ändernde Märkte
  • Kostenreduktion

Im Rahmen des Prozessmanagements nimmt insbesondere das Prozesscontrolling eine zentrale Bedeutung ein. Wenn ein Unternehmen Prozessorientierung einführt, sollte es die verfügbaren Methoden intelligent nutzen. Nur Prozessoptimierung kann Effizienz und Effektivität langfristig steigern. Eine prozessorientierte Organisation ist dafür erforderlich.

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Siehe auch:

Dokumente und Downloads:

Literatur: 

  • Literatur Radar 2018 (zum Beitrag)
  • Literaturempfehlung Berater 2018 (zum Beitrag)
  • Praxishandbuch Prozessmanagement (verfügbar auf Amazon.de)
  • Geschäftsprozessmanagement (verfügbar auf Amazon.de)
  • Prozessmanagement für Dummies (verfügbar auf Amazon.de)

Quellen und Einzelnachweise:

  • Grundkurs Geschäftsprozessmanagement, Gadatsch (2012), S. 1f.

Weblinks:

Wissendatenbank-Partner und Autoren:

Autoren:

  • Michael Durst (Xing-Profil)
  • Sascha Hertkorn
  • Christopher Eischer
  • Nico Schweisser