Prozessmanagement (engl. Business Process Management, BPM), auch Geschäftsprozessmanagement genannt, beschäftigt sich mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Arbeitsabläufen. In prozessorientierten Unternehmen ist dies unverzichtlich, um einen langfristigen Erfolg zu gewähren.

Es beschäftigt sich mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Ganzheitliche Ansätze des Geschäftsprozessmanagements adressieren technische Fragestellungen und organisatorische Aspekte, wie die strategische Ausrichtung, die Organisationskultur (vgl. Kaizen und KVP) sowie die Einbindung und Führung von Prozessbeteiligten.

Prozessmanagement: Methoden-Übersicht

Über die Jahre hinweg haben, ergibt sich eine Palette nützlicher Methoden, die erfolgreiches Prozessmanagement umfasst. Mit die bekanntesten Vertreter, die Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse erfolgreich zu managen sind unter anderem:

  • Lean Management: Das Weglassen von Verschwendungen und unnötigen Schritten im Prozessmanagement, um die Effizienz zu steigern.
  • KAIZEN-Methode: Hierzulande auch unter KVP bekannt, umfasst die kontinuierliche Verbesserung einzelner Prozesse
  • Business Process Reengineering: Geschäftsprozesse werden radikal neu gedacht und stehen im Gegenzug zur Prozessoptimierung, bei dem im iterativen Prozess kleine Verbesserungen vollzogen werden.

Die zwei Arten des Prozessmanagements

Die Steuerung der Prozesse erfordert zwei Kreisläufe: einen kurzfristigen, “operativen” Teil und einen langfristigen, welcher mit “strategisch” bezeichnet wird. Ersterer umfasst eine Zeitspanne von bis zu einem Jahr, wohingegen letzterer sich über bis zu 20 Jahre ziehen kann.

1. Operatives Prozessmanagement (OPM)

Im OPM sind sämtliche Aufgaben zusammengefasst, die einen kurzfristigen Zeithorizont von maximal einem (Geschäfts-)Jahr haben. Neben der Prozessplanung und -ausführung zählen hier auch das Monitoring, die Analyse und kontinuierliche Verbesserung zu den Aufgaben. Die dafür erforderlichen organisatorischen Elemente sind entsprechend einzurichten, was wiederum Teil der Planungsphase ist.

2. Strategisches Prozessmanagement (SPM)

Unter SPM werden Themen zusammengefasst, die für die langfristige Strategie des Unternehmens von Bedeutung sind. Darunter fallen unter anderem Dinge wie die Definition von Kernprozessen oder aber das Festlegen wichtiger strategischer Ziele. Durch das strategische Prozessmanagement soll abgeglichen werden, ob die Ziele eines Unternehmens dessen Vision verfolgen und umgekehrt, ob diese überhaupt realisierbar sind (Gegenstromverfahren). Mithilfe der strategischen Prozesskontrolle wird sichergestellt, ob und wenn ja wie viel Anpassungsbedarf besteht.

Wo findet das Prozessmanagement Anwendung?

Das Prozessmanagement findet in erster Linie in einer prozessorientierten Organisation Anwendung. Hier werden Prozesse durch planerische, organisatorische und kontrollierende Maßnahmen unterstützt und gelenkt. Neben den prozessbezogenen Zielen werden auch Parameter wie Qualität, Zeit, Kosten und Kundenzufriedenheit berücksichtigt. In der prozessorientierten Organisation spielen Prozesse eine besondere Rolle für den Ablauf und die Führung des Unternehmens.

Prozesse finden dabei in jedem Bereich des Unternehmens statt. Somit werden im Rahmen des Prozessmanagements nicht nur Prozesse in der Produktion, sondern beispielsweise auch allgemeine Geschäftsprozesse in der Verwaltung gesteuert.

Doch nicht jeder Prozess eines Unternehmens fällt unter das Prozessmanagement. Einmalig anfallende Prozesse, wie zum Beispiel Projekte, werden nicht durch das Prozessmanagement gesteuert.

Rollen im Prozessmanagement

Prozessmanagement ist Team-Arbeit! Es verteilt sich demnach auf verschiedene Rollen und Verantwortlichkeiten, was für das erfolgreiche Management von Prozessen notwendig ist. Nur eine klare Verteilung von Rollen im operativen Prozessmanagement ermöglicht es Prozesse und Methoden nachhaltig im Unternehmen zu verankern.

Dabei ist jeder Rolle eine definierte Rollenbeschreibung zuzuordnen und verbindlich festzuhalten. Diese Beschreibung beinhaltet drei wesentliche Punkte (Aufgaben, Kompetenzen und Fähigkeiten der zuständigen Person). Darüber hinaus werden drei Arten von Prozessrollen unterschieden: Ausführende Rollen, beratende Rollen und führende Rollen.

Zudem verfolgt die Rolleneinteilung im Prozessmanagement diese zwei Ziele:

  1. Die Führung von Prozessen in Ihrem Unternehmen soll gesichert sein
  2. Das Ausführen (oder Leben) der Prozesse soll realisiert werden

Ziele des Prozessmanagements im Unternehmen

Grundsätzlich geht es im BPM darum, die vorhandenen Informationen im Unternehmen bestmöglich zu nutzen und die eigene Wertschöpfungskette so effizient wie möglich zu gestalten. Essenziell hierfür ist natürlich, den Prozess zu verstehen und daraus ableitend Optimierungspotenziale zu erknnen. Mit Hilfe von Prozessmanagement schaffen sie nicht nur eine schnellere und kostengünstigere, sondern zeitgleich eine kundenorientierte Produktion.

Als Grundlage hierfür können unter anderem die bereits vorhandenen Informationen herangezogen werden. So ist es auf der einen Seite möglich, schneller und kostengünstiger zu produzieren. Auf der anderen Seite kann sich so noch besser an den Bedürfnissen des Kunden orientiert werden.

nicht nur möglich, schneller und kostengünstiger, sondern auch kundenorientierter zu produzieren.

Prozessmanagement – weitere Teilziele:

  • Effizienzsteigerung der eigenen Wertschöpfungskette
  • Qualitätssteigerung
  • Mehr Flexibilität und Reaktionsmöglichkeit auf sich ändernde Märkte
  • Kostenreduktion

Im Rahmen des Prozessmanagements nimmt insbesondere das Prozesscontrolling eine zentrale Bedeutung ein. Hat sich ein Unternehmen zur Einführung und aktiven Umsetzung der Prozessorientierung entschieden, so sind die verfügbaren Methoden intelligent einzusetzen. Nur so kann durch die Optimierung der Prozesse eine langfristige und nachhaltige Steigerung von Effizienz und Effektivität innerhalb einer prozessorientierten Organisation erreicht werden.

Siehe auch:

Dokumente und Downloads:

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Literatur: 

Quellen und Einzelnachweise:

  • Grundkurs Geschäftsprozessmanagement, Gadatsch (2012), S. 1f.

Weblinks:

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Autoren:

  • Michael Durst (Xing-Profil)
  • Sascha Hertkorn
  • Christopher Eischer
  • Nico Schweisser