Die Prozesslandkarte ist eine Darstellung der Geschäftsprozesse (inkl. Wechselwirkungen und Prozessverantwortlichkeiten) eines Unternehmens und ordnet diese in Prozessebenen an (vgl. Prozesshierarchie).

  • Steuerungsprozesse (auch Führungsprozesse oder Managementprozesse) sind die Prozesse der Unternehmensplanung und -steuerung (z.B. Strategie- und Zielemanagement). Sie bilden den unternehmerische Rahmen der Kerngeschäftsprozesse und Unterstützungsprozesse.
  • Kernprozesse (Primärprozesse) sind Geschäftsprozesse mit hohem Wertschöpfungsanteil. Sie sind bilden das Tagesgeschäft ab und haben direkten Bezug zu Kundenaufträgen. Diese jeweiligen Prozesse sind in der Regel wettbewerbskritisch, da sie dem Kunden einen Mehrwehrt liefern. Die Zuordnung der Geschäftsprozessen in dieses Prozesscluster ist branchenabhängig, da die Art und Ausprägung der unternehmerischen Wertschöpfung durch den Unternehmensgegenstand definiert wird.
  • Unterstützungsprozesse (Querschnittsprozesse) definieren sich durch keinen oder nur geringe Wertschöpfungsanteile, die aber zur Ausführung der Leistungserstellung in den Kernprozessen von hoher Bedeutung sind. Beispiele hierfür sind: Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Berichtswesen oder Personalwesen.

Inhalt der Prozesslandkarte:

  • Im Unternehmen vorhandene bzw. geplante Prozesse.
  • Verknüpfungen des Unternehmens und deren Geschäftsprozesse mit internen und externen Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Banken, Mitarbeiter).
  • Beziehungen zwischen internen Kunden und Lieferanten.

Nutzen der Prozesslandkarte:

  • Vorgabe von organisatorischen Standards und Begrifflichkeiten.
  • Transparenz durch Überblick über die Ablauforganisation des Unternehmens.

Diese 6 Schritte benötigen Sie, um eine einfache Prozesslandkarte zu erstellen!

Welche Schritte hinter der Gestaltung einer Prozesslandkarte stehen, soll nachfolgend in 6 wesentlichen Schritten aufgezeigt werden:

Schritt 1: Das Gestaltungsprinzip

Beim Erstellen der Prozesslandkarte zeichnen sich zwei unterschiedliche Gestaltungsprinzipien ab: Eine methodische Gestaltung nach Kernprozessen oder die fachliche Unterscheidung nach Branchenstandards (z.B. eTOM oder ITIL). Zu Beginn ist die methodische Einteilung jene, die intuitiver ist. Je komplexer die Prozesse werden, desto praktischer sind Prozesslandkarten in einem Standard.

Schritt 2: Prozesse erheben

Der wohl umfangreichste Schritt beim Erstellen der Prozesslandkarte ist das Erheben der Prozesse selbst. Dabei gilt als alle aktuellen Prozesse im Unternehmen zu identifizieren – mögen sie noch so klein und vermeintlich unbedeutend sein – und die einzelnen Teilschritte ausführlich zu dokumentieren. Wer arbeitet bei was mit wem zusammen? Nur eine vollständige Dokumentation aller Daten und Prozesse ist ein guter Ausgangspunkt für eine Prozesslandkarte

Das Vorgehen unterscheidet sich je nach Firmengröße: Bei KMU können die Prozesse von zentraler Stelle aus erhoben werden. Bei größeren Unternehmen und Konzernen ist die Unterstützung von Abteilungs- / Projektleitern dienlich.

Schritt 3: Kern- und Unterstützungsprozesse unterscheiden

Nachdem alle gegenwärtigen Vorgänge erhoben wurden, werden diese in zwei Rubriken eingeteilt: Kernprozesse, Steuerungs- und Unterstützungsprozesse. Bei der Einteilung hilft die Antwort auf die folgende Frage: Steht der Prozess in direkter Verbindung zum Kunde? Kann die Frage mit Ja beantwortet werden, dann handelt es sich um einen Kernprozess. Gilt das nicht, ist es ein Unterstützungsprozess.

Schritt 4: Prozesslandkarte zeichnen

Sind alle Prozesse erfasst und den entsprechenden Rollen / Stellen zugeordnet, wir die Prozesslandkarte erstellt. Idealerweise gelingt das mit Hilfe einer Prozessmanagement-Software. Hier ist der Vorteil, dass sich nachfolgende Analysen im Tool selbst auswerten lassen, wodurch Optimierungsbedarf sofort erkannt wird. Es ist aber völlig in Ordnung zunächst Bordmittel, wie Word oder Powerpoint zu nutzen.

Schritt 5: Heat Maps übertragen

Mit Hilfe von sogenannten “Heat Maps” können in der Prozesslandkarte jene Prozesse hervorgehoben werden, die noch optimiert werden müssen. Hier sollten Problemzonen der Geschäftsprozesse farblich und hierarchisch gekennzeichnet sein (z.B. im Ampel-System). Dadurch ergeben sich für potentielle Prozessoptimierungen genau die Probleme, die gelöst werden müssen, wodurch noch mehr Effizienz erreicht werden kann.

Schritt 6: Wichtige Teilprozesse anlegen

Um die Prozessoptimierung weiter zu professionalisieren, eignet es sich, dass man in der Prozesslandkarte selbst mit mehreren Ebenen arbeitet. Eine oberflächliche Ebene, die Gesamtzusammenhänge zeigt und den Mitarbeitern einen Überblick gibt. Darunter sollte jeder einzelne Vorgang nochmals in seine einzelnen Prozess-Schritte aufgeschlüsselt sein. Wodurch sich weitere Prozesslandkarten ergeben.

Nur so ist eine tatsächliche End-to-End Prozessoptimierung möglich.


Siehe auch:


Dokumente und Downloads:

  • keine Dokumente zum Download verfügbar.

Literatur: 


Quellen und Einzelnachweise

  • Grundkurs Geschäftsprozessmanagement, Gadatsch (2012), S. 38-40
  • Erfolg mit Prozessmanagement, Senden/Dworschak (2012), S. 39

Weblinks:

  • keine Weblinks bekannt.

Wissendatenbank-Partner und Autoren:

Autoren:

  • Michael Durst (Xing-Profil)
  • Sascha Hertkorn
  • Christopher Eischer
  • Nico Schweisser