Anfang 2019 haben wir BPM Software Anbieter (mit deutschen Standorten) kontaktiert und erste Charakteristika zu 31 Software Produkten und Tools abgefragt. Diese können als Einstieg in BPM Software-Auswahlverfahren dienen und dies sind unsere Empfehlungen:

  1. Testversionen. Kaufen Sie Software, die Ihre Anforderungen erfüllt! Viele Funktionen von IT Lösungen bezahlt man mit und nutzt sie nicht. Spezialisierte Software und eine Phase mit Testversionen können sich lohnen. Jedes Unternehmen, jede Branche und jeder Bereich hat andere Anforderungen.
  2. Beratung. Nutzen Sie Unterstützungsmöglichkeiten! Praktisch jeder Software-Anbieter bietet durch eigene Berater Hilfe bei der Integration und im Support an. Spezialisierte Beratungen können bei der Auswahl oder beim Einsatz im Alltag zusätzlich helfen. (vgl. Interview mit Nadja Möller)
  3. Service. Im Zweifel hilft die Hotline – wenn es eine gibt! Schnelle Unterstützung und Lösung muss nicht teuer sein.

Testen – Vergleichen – Nachfragen. Prozessmanagement Software muss passen!

Die meisten BPM Software Produkte kann man sich auf Roadshows und Produktpräsentationen zeigen lassen, aber nichts kann das Testen und Vergleichen ersetzen. Das wissen auch die Software Anbieter und bieten oft die Möglichkeit ihre Produkte online kostenfrei zu testen. Unter den befragten Anbieter gibt es sogar ein Unternehmen mit einem Open Source Projekt (vgl. Imixs-Office-Workflow). Nutzen Sie diese Angebote zum Testen. Fragen Sie die Anbieter nach temporären Lizenzen (mit vollem Funktionsumfang). Binden Sie ihre späteren Nutzer und Anwender frühzeitig ein.

  • kostenpflichtige Vollversion: Vertriebsmodel (Unternehmens- oder Einzel-Lizenzen, …) ggf. unterschiedlich
  • kostenfreie Vollversion: voller Leistungsumfang mit temporärer Nutzungsdauer
  • kostenfreie Testversion: eingeschränkter Leistungsumfang und temporäre Nutzungsdauer

Beratung. Unterstützung und Hilfe zur Selbsthilfe.

Im „Berater Radar Deutschland 2018 – Prozessberater“ haben wir bereits das große Spektrum an Unternehmensberatungen aufgezeigt und einige davon haben sich auf die Auswahl und Einführung von Prozessmanagement Software spezialisiert. Im Laufe des Jahres werden wir hierzu eine „Marktstudie Prozessberater“ durchführen und bis dahin empfehlen wir den Berater-Service der Software Anbieter direkt zu nutzen.

  • IT-Berater: Einführung und Implementierung der Software
  • Prozess-Berater: Unterstützung bei Software-Einsatz und -Nutzung
  • Management-Berater: Weiterentwicklung der Prozessmanagement Strategie inkl. Change Management

Service. Erreichbarkeit und schnelle Lösung bei Problemen sparen Zeit, Geld und Nerven!

Niemand kennt sich besser mit seinem Produkt aus als der Hersteller und … die Anwender! Obwohl Software agil entwickelt und ausgiebig getestet wird, bleiben manche Fehler unentdeckt bis die späteren Nutzer und Kunden sie finden. Es lässt sich nicht vermeiden. Es lässt sich nur schnell reagieren. Die Kommunikation zwischen Nutzer, Kunde und Experte muss möglichst direkt und problembezogen stattfinden, damit Lösungen schnell gefunden und die Software mit dem nächsten Fix und Aktualisierung stabiler und besser wird. Viele Software Anbieter bieten daher einen umfangreichen Service an.

Es gibt viele Kriterien, die darüber entscheiden, welche BPM Software die richtige ist. Manchmal macht auch ein Wechsel Sinn. Kontaktieren Sie uns. Wir helfen Ihnen gerne mit unserem Wissen und Netzwerk weiter: info@der-prozessmanager.de.

Hinweis und Anmerkung der Redaktion: Folgen Sie uns auf unseren Social-Media-Kanälen, um auch künftig über die Trends und Software-Lösungen im Prozessmanagement informiert zu bleiben.

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Artikelserie „Prozessmanagement Software 2019“: