Robotic Process Automation (RPA) ist aktuell eines der am meisten diskutierten Themen der Digitalen Transformation. Bis 2022 sollen die Ausgaben in diesem Bereich weltweit rund 2,4 Milliarden US-Dollar betragen. Franziska Thiel, Produktmanagerin bei Lana Labs, gibt in ihrem Gastbeitrag die Antwort auf die Frage: Was ist eigentlich RPA genau?
Erklärung: Was ist Robotic Process Automation?
Robotic Process Automation, oder kurz RPA, bezeichnet die Automatisierung von Prozessen mit Hilfe von Software-Robotern. Dabei handelt sich also nicht um Industrieroboter, wie sie beispielsweise in der Fertigung zum Einsatz kommen. Diese Software-Roboter ahmen menschliches Verhalten auf der Benutzeroberfläche einer Software nach. Durch Klicks und Eingaben, beispielsweise das Eintragen bestimmter Werte in Textfelder, führt der Robotor dabei Funktionen in einem Programm aus. Ein RPA-Roboter ist nicht auf eine bestimmte Software beschränkt, sondern kann für verschiedenste Systeme genutzt werden.
Damit der Roboter jedoch weiß, wie bestimmte Prozesse ablaufen und ausgeführt werden, muss ihm die Reihenfolge der auszuführenden Aktivitäten vorgegeben werden. Häufig wird diese Reihenfolge in Flussdiagrammen festgehalten, mit Hilfe derer der Roboter operiert. Dafür eigenen sich besonders repetitive Standardprozesse mit wenigen Variationen. Diese Flussdiagramme werden in der RPA-Software erstellt. Das kann manuell geschehen oder durch das Aufzeichnen des Nutzer-Bildschirms des Benutzers, während dieser den zu automatisierenden Prozess durchführt. Dabei muss darauf geachtet werden, dass in dem Flussdiagramm jeder einzelne zu erledigende Schritt enthalten ist, da es sonst zu einem falschen oder gar keinem Ergebnis kommt. Das schließt auch häufige Abweichungen vom Standardprozess ein.
Vorzüge und Herausforderungen von RPA
Da RPA-Roboter anhand von Flussdiagramm arbeiten, welche Klick- und Eingabefolgen wiederspiegeln, müssen die Anwender von RPA keine Programmierkenntnisse vorweisen. Dadurch wird es dem Fachanwender möglich, die Prozesse eigenständig zu automatisieren. Vorteilhaft an dieser direkten Umsetzung ist außerdem, dass der Prozess von den Mitarbeitern umgesetzt und verbessert wird, welche ihn täglich im Unternehmensgeschäft ausüben. RPA ist dabei als Unterstützung für den Mitarbeiter und nicht als Substitution des Mitarbeiters einzuordnen. Durch RPA werden dem Mitarbeiter Standardaufgaben, wie Mailversand, abgenommen, wodurch er sich anspruchsvollen und wertschöpfenden Tätigkeiten widmen kann. Ist dieses Verständnis bei den Mitarbeitern vorhanden, erleichtert das die Einführung von RPA.
Im Zuge eines RPA-Projekts sollten Prozesse harmonisiert und standardisiert werden, damit sie sinnvoll und effektiv von RPA-Robotern umgesetzt werden können. Darüber hinaus müssen die Prozesse sehr detailliert, inklusive aller Bedingungen, Eigenschaften und Schritte, abgebildet werden. Für beide Punkte ist ein umfassendes und umfangreiches Prozesswissen notwendig. Dieses Wissen muss teilweise in (Vor-) Projekten erarbeitet werden, weshalb die Einführung von RPA sehr aufwändig ist. Darüber hinaus kann die Abbildung der Prozesse als Flussdiagramm mit allen getätigten Klicks, Eingaben, Abhängigkeiten und Bedingungen schnell sehr komplex werden.
Insgesamt ist RPA eine einfache Automatisierungsmethode, welche nah am Endanwender ist. Jedoch wird detailliertes Prozesswissen vorausgesetzt. Außerdem kann die Prozessabstraktion in einem RPA-Programm sehr schnell komplex werden.
Gibt es weitere Anknüpfungspunkte? Erfahren Sie im zweiten Teil der Artikelserie, wie RPA und Process Mining zusammenpassen.
Zur Autorin
| Franziska Thiel ist Produktmanagerin bei Lana Labs GmbH. Ihre Expertise bringt sie in regelmäßigen Abständen im Unternehmensblog des Process Mining Startups ein. |