Ein Flussdiagramm (engl. Flow Chart) ist eine Form der Darstellung von Geschäftsprozessen. Die Verwendung bringt Ihnen viele Vorteile, die wir Ihnen aufzeigen möchten >>

Flussdiagramm Erklärung

In einem Flussdiagramm werden die in einer Prozesslandkarte verankerten Prozesse im Einzelnen näher dargestellt, um einem Betrachter schnell einen Überblick über die wesentlichen Inhalte und Abläufe zu verschaffen. Mit der Verwendung dieser Diagramme wird ersichtlich,

  • …durch welche Prozessschritte die Vorgaben (Input) in die Ereignisse (Output) überführt werden,
  • …auf welche Art und Weist die Prozessschritte miteinander verbunden sind und
  • …welche Informationen benötigt werden, um Prozessschritte auszuführen.

Jedes Diagramm beginnt mit einem Input und endet mit einem Output (Rechtecke mit abgerundeten Ecken). Dazwischen liegen verschiedene Prozessschritte (Rechtecke), welche durch Bedingungen (Rauten) verknüpft sein können.

In einen Prozessschritt können Dokumente, z.B. Checklisten oder Daten in Form einer Datei ein- oder ausfließen. Prozesse, welche aus der Darstellung eines Flussdiagrams ausgegliedert wurden, werden als Rechteck mit zwei senkrechten Streifen dargestellt.

Grundsätzlich sind Flussdiagramme ein sehr einfaches Instrument, um Prozesse zu beschreiben. Sie lassen sich schnell anlegen, ändern und werden wegen der übersichtlichen Darstellung von vielen geschätzt. Dennoch kann die Darstellung komplexer Prozesse und Vorgänge schnell unüberschaubar werden. Zwei Modellierungssprachen des Diagramms sind besonders verbreitet: das BPMN- und das EPK-Modell.

Die Entstehung von Flussdiagrammen

Bereits 1921 wurden die ersten Flow Charts dokumentiert. Zwei Wirtschaftsingenieure der American Society of Mechanical Engineers (ASME) legten ein Prozessdiagramm auf Basis von Grafiken vor – dem heute bekannten Flussdiagramm. Die Verwendung des Diagramms nahm stetig zu, sodass 1947 die ersten sogenannten „Symbolsatz-Systeme“ mit Prozessschaubildern für Flussdiagramme erstellt wurden.

Mit der Zeit hat sich eine gängige Symbolik für die Erstellung dieses Diagrammtyps durchgesetzt, die bis heute Bestand hat. Das Flussdiagramm ist auch ein Jahrhundert nach seiner Entstehung eine beliebte Methode, um Prozessbeschreibungen zu erstellen und Aufgaben zu definieren.

Arten von Flussdiagrammen

Flussdiagramme werden in vielen verschiedenen Bereichen eingesetzt und es existieren eine Vielzahl von Systematiken. Ein Beispiel für eine Unterteilung lieferte 2003 Alan B. Sterneckert in seinem Buch „Critical Incident Management“. Hier führt er vier verschiedene allgemeine Flussdiagrammarten auf, die sich auf Informationsflüsse und Abläufe von Computerprogrammen beziehen:

  • Dokumentenflussdiagramme (engl. documents flowcharts): Dieser Typ stellt den Fluss von Dokumenten durch einzelne Geschäftsbereiche, Abteilungen oder generell ein System grafisch dar. Ein kurzes Beispiel ist die Abfolge Erstellung, Feedback, Review, Abnahme und Ablage eines Dokuments.
  • Datenflussdiagramme (engl. data flowcharts): Dieses zeigt Datenflüsse in einem System. Hierbei werden meist Symbole aus der Informatik verwendet (z.B. Datenbanken, In-/Output etc.).
  • Programmablaufpläne (engl. Program flowcharts): Diese zeigen die systeminternen Kontroll- bzw. Steuermaßnahmen eines Programms oder eines Prozesses.
  • Systemflussdiagramme (engl. System flowcharts): Diese stellen den Datenfluss zu den bzw. durch die wichtigsten Komponenten eines Systems auf physischer bzw. Ressourcenebene dar.

Die vier genannten Arten von Flussdiagrammen beziehen sich jeweils auf einen spezifischen Anwendungszweck. Das Datenflussdiagramm unterscheidet sich von den anderen drei Arten dahingehend, dass separate Symbolsysteme verwendet werden. Die Logik, mit der Symbole verknüpft werden unterscheidet sich ebenfalls von den anderen drei Arten, die die allgemeinen Prinzipien von Flussdiagrammen anwenden.

Weitere Unterscheidungen treffen z.B. Andrew M. Veronis in seinem Buch „Microprocessors: Design and Applications“ aus dem Jahre 1978 (mit Bezug auf Mikroprozessoren) oder auch Mark Fryman in seinem Werk „Quality and Process Improvement“ (2001), der sich stark an Kriterien orientiert, die für das produzierende Gewerbe geeignet sind.

Die beschriebenen Systematiken lassen erkennen, dass Flussdiagramme typischerweise aus einer spezifischen Perspektive erstellt bzw. für einen konkreten Anwendungszweck konzipiert werden. Flussdiagramme werden entweder aus der Perspektive des jeweiligen Prozesses oder der beteiligten Objekte modelliert.

Die Prozessperspektive ist die richtige Wahl, wenn Prozessziele, wie z.B. die Reduktion von Durchlaufzeiten oder Fehlerraten, im Fokus stehen. Auch die Schaffung von Transparenz über den gesamten Ablauf ist ein gutes Argument für die Wahl der Prozessperspektive.

Der Fokus auf Güter und Ressourcen ist häufig im produzierenden Gewerbe, z.B. bei der Optimierung von Fertigungsprozessen sowie angrenzender Schnittstellen, anzutreffen. Wird ein materielles Objekt über den gesamten Prozess bearbeitet bzw. transformiert, ist die Objektperspektive ebenfalls häufig eine gute Wahl.

Ein Beispiel hierfür ist der Kreditantrag zur Modellierung des Kreditprozesses einer Bank. Der Fokus auf Informationen ist häufig bei IT-Prozessen anzutreffen. Um die Aussagekraft der Prozessmodellierung zu erhöhen, kann die parallele Verwendung von mehreren Perspektiven sinnvoll sein.

Vorteile des Flussdiagramms auf einen Blick

  • Flussdiagramme eignen sich hervorragend für die visuelle Darstellung linearer Prozesse – mit geringem Umfang und wenigen Prozessbeteiligten gelingt dies schnell und einfach
  • Fehlerfreies Beschreiben und Darstellen von eindimensionalen Prozessen
  • Für die Optimierung und Betrachtung einzelner Teilprozessschritte sind solche Diagramme hervorragend geeignet

Flussdiagramm: Das sind die Nachteile

  • Die Darstellung von detaillierten Flussdiagrammen wird bei großen Prozessen (oder Spezialfällen) schnell unübersichtlich
  • Parallelisierung von Prozessen ist durch den linearen Aufbau der Flowcharts nur schwer möglich
  • Teams konzentrieren sich oft auf die Teilprozesse, da die Hauptprozesse nicht besonders transparent dargestellt werden
  • Aufgrund der Komplexität sind vor allem Materialflüsse und Produktionsschritte schwer abzubilden

Flussdiagramm Symbole – die richtige Auswahl

Wenn du ein Flussdiagramm erstellst, dann soll es für jeden verständlich bleiben. Außerdem sollte dein Flussdiagramm Regeln befolgen. Aus diesem Grund haben sich feste Symbole zur Beschreibung von Abläufen durchgesetzt. 

Flussdiagramm erstellen: Mit diesen kostenfreien Tools!

Zur Erstellung von Flussdiagrammen und zur Auswertung des Ablaufs eines Prozesses nutzt man spezielle Software-Tools. Drei dieser Applikationen zum Erstellen von Flow Charts für Ihr Unternehmen wollen wir Ihnen mit an die Hand geben:

  • Lucidchart
  • Creatly
  • Dia

Diese kostenfreien Software-Tools kommt mit einer Menge von vorgefertigter Symbole zu unterschiedlichen Themen. Um allerdings Flussdiagramm Prozesse umzusetzen und in Ihrem Unternehmen fest zu verankern, gibt es weitaus professionellere Software, die sich insbesondere im Enterprise-Segment großer Beliebtheit erfreut.

DER PROZESSMANAGER führt jährlich eine Übersicht zu den passenden Prozessmanagement-Tools durch und listet diese nach Schwerpunkten.

Siehe auch:

Dokumente und Downloads:

  • keine Dokumente zum Download verfügbar.

Literatur: 

  • Literatur Radar 2018
  • Geschäftsprozessmodellierung: Eine Einführung für Studierende und Praktiker

Quellen und Einzelnachweise:

Weblinks:

Wissendatenbank-Partner und Autoren:

Autoren:

  • Michael Durst (Xing-Profil)
  • Sascha Hertkorn
  • Christopher Eischer
  • Nico Schweisser