Die Herausforderung, Geschäftsprozesse End-to-End zu automatisieren, wird heutzutage immer größer: Die Zahl der Endpunkte steigt, die einzelnen Abläufe werden zunehmend komplexer. Um alles aufeinander abzustimmen, ist Prozessorchestrierung die Lösung.

Digitalisierte Prozesse ergänzen die menschliche Arbeitskraft, sind schneller, weniger fehleranfällig und befreien Menschen von stupiden, wiederkehrenden Aufgaben. Einfache Aufgaben oder Abläufe in Unternehmen zu automatisieren, ist oft keine allzu große Herausforderung.

Doch bei komplexen Unternehmensprozessen, die End-to-End automatisiert werden sollen und sich über mehrere Systeme und Akteure hinweg erstrecken, wird das Unterfangen kompliziert. Ein Bestellprozess in einem Online-Shop beispielsweise beginnt mit der Bestellung und endet in der Regel mit der Lieferung und Bezahlung der Rechnung (es sei denn, die Bestellung wird storniert).

In diesem vermeintlich einfachen Prozess sind bereits verschiedene Akteure, Endpunkte und ineinandergreifende Aufgaben involviert, die es zu orchestrieren gilt. Dabei sind einzelne Aufgaben in diesem Prozess vermutlich bereits automatisiert: Ein Mailserver verschickt eigenständig Bestätigungen, die Finanzbuchhaltungssoftware Rechnungen, ein Chatbot kümmert sich um Kunden mit einfachen Anliegen, Warenlisten werden automatisch aktualisiert. APIs ermöglichen die Kommunikation zwischen den Endpunkten. Und dort, wo Legacy-Software wenig Automatisierung erlaubt, hilft vielleicht Robotic Process Automation (RPA).

Werden allerdings Endpunkte auf diese Weise direkt miteinander integriert, fehlt jegliche Analysefunktion und auch die Möglichkeit, prozessübergreifend zu wirken. Es stellt sich die Frage: Wie werden alle Endpunkte koordiniert? Hier kommt Prozessorchestrierung ins Spiel: Eine Software, die wie ein Dirigent den Takt für die Solisten – in unserer Metapher die einzelnen Aufgaben – angibt und diese somit übergreifend steuern kann.

Prozessmodellierung in BPMN: Keine Symphonie ohne Notenblatt

Beispiel eines Bestellprozesses, der in BPMN modelliert wurde.

Bevor Unternehmen einen Geschäftsprozess orchestrieren können, müssen sie diesen natürlich designen. Hier kommen Modellierungsnotationen wie die Standardsprache BPMN zum Einsatz. Ein solches Modell kann beispielsweise so aussehen, wie im vorangestellten Bild.

Die Optik des Prozessmodells zeigt bereits, dass der Bestellprozess deutlich komplexer ist als eine lineare Abfolge von Schritten. Um die Verfügbarkeit aller bestellten Artikel zu prüfen, kommen beispielsweise parallel ablaufende Teilprozesse zum Einsatz, die wichtig sind, um den Bestellprozess zu beschleunigen. Trotzdem soll, wenn nötig, eine korrekte Stornierung durch Nachrichtenkorrelation möglich sein. Auch die zeitbasierte Eskalation nach der Rechnungsstellung, die nach einem festgelegten Zeitraum ohne Zahlungseingang eine Erinnerung sendet, ist ein Beispiel für typische Anforderungen in Prozessen.

Die visuelle Modellierung von Geschäftsprozessen bringt viele Vorteile mit sich: Wenn Fachabteilungen und Entwickler den Prozess gemeinsam modellieren, profitieren beide Seiten davon. Der Prozess wird nicht nur besser, weil die Sichtweisen und das Wissen aller Stakeholder mit einfließen können. Alle am Prozess und der Automatisierung beteiligten Gruppen wissen auch, wie der Prozess genau abläuft und welche Tools zum Einsatz kommen. Sie sprechen mit BPMN eine gemeinsame, visuelle Sprache. Zudem ebnet die Modellierung den Weg zur Orchestrierung der Prozesse in einer Workflow Engine.

Die Pain Points der Automatisierung: Prozesskomplexität und Vielfalt der Endpunkte

Je komplexer ein Geschäftsprozess ist, desto mehr profitieren Unternehmen von einer Software zur Prozessorchestrierung, die die Abläufe nicht nur übersichtlich darstellt, sondern auch innerhalb der Prozesslogik automatisiert. Diese Orchestrierungsplattform steuert sowohl Legacy Systeme als auch APIs, Microservices und SaaS-Anwendungen. Durch explizite Orchestrierungslogik wird ein Prozess deutlich sicherer und zuverlässiger ausgeführt, als es durch die reine Verknüpfung der Endpunkte über APIs möglich wäre.

Eine solche Orchestrierungsplattform hilft also, eine der größten Hürden auf dem Weg zur End-to-End-Automatisierung zu überwinden: die Vielfalt der Endpunkte. Arbeitet die Plattform zudem mit BPMN, können die so modellierten Prozesse leicht im Nachhinein bearbeitet werden. Änderungen sind beispielsweise nötig, wenn neue Datenquellen genutzt werden sollen oder aufgrund rechtlicher Vorgaben eine zusätzliche Freigabe erforderlich ist.

Workflow Engines, die ein Bestandteil der Orchestrierungsplattform sind, verfügen über sogenannte Konnektoren, die verschiedene Endpunkte in den Prozess integrieren. Mit ihnen lassen sich die Eingaben und Ausgaben von Tasks direkt im Prozessmodell festlegen. Im obigen Beispiel ist die Aufgabe „Rechnung zustellen“ ein klassisches Einsatzgebiet für einen Konnektor – der Mailserver kümmert sich automatisch um die Einzelheiten des E-Mail-Versandes und wird hierfür vom Process Orchestrator angesteuert.

Unternehmen können mit der Prozessorchestrierung also komplexe Prozesse koordinieren und hierbei auch vielfältige Endpunkte einbeziehen. Durch leicht zu lesende BPMN-Flussdiagramme ist die Ansicht so übersichtlich und verständlich, dass nicht nur Experten, sondern Vertreter aller Abteilungen des Unternehmens in die Automatisierung der Prozesse eingebunden werden können.

Optimierung durch Orchestrierung

Darüber hinaus lassen sich Geschäftsprozesse in der Orchestrierungs-Software mit Mitteln wie Heatmaps analysieren und optimieren, um beispielsweise Engpässe und andere Ineffizienzen zu identifizieren. Auf der kleinen Skala sind die Auswirkungen einer Engstelle vielleicht nicht so groß. Steigt aber die Anzahl der Prozessinstanzen, kann ein Problem an einer Stelle im Prozess den entscheidenden Unterschied machen. Daher ist es wichtig, zu wissen, welche Prozesse am häufigsten aufgerufen werden, wo die meisten und größten Verzögerungen entstehen oder wann und wo die Fehlerraten steigen.

Die meisten automatisierten Geschäftsprozesse sind von der Zusammenarbeit mehrerer unterschiedlicher Endpunkte abhängig und müssen trotz wachsender Komplexität dynamisch bleiben. Einzelne Aufgaben zu automatisieren ist nur der Anfang – um das Potenzial der digitalen Transformation voll und ganz auszuschöpfen, müssen diese Endpunkte auch automatisch koordiniert werden. Mit Prozessorchestrierung als Dirigent der Prozess-Solisten wird diese Aufgabe machbar – und bleibt zudem übersichtlich.

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