Seit 2006 führt die gesellschaft für organisation (gfo) den Process Solution Award (PSA) durch. Dieser Award wird an Unternehmen/Organisationen vergeben, die mit Unterstützung entsprechender IT Systeme innovative und mustergültige Lösungen für prozessorientierte Organisationsgestaltung und gelebte bzw. digitalisierte Prozesse erfolgreich umgesetzt haben.
In diesem Jahr geht der Preis in der Kategorie “Prozessmanagement” an das Stuttgarter Unternehmen intellior AG.
Im Gespräch erklären die beiden Verantwortlichen Armin Fiedler (Bayer AG), sowie Dr. Kai Krings (CEO, intellior AG), welche strategischen Ziele es gab und wie die Software bei der Umsetzung half.
Herr Fiedler, was war die Ausgangssituation bei Bayer? Welches strategische Ziel sollte erreicht werden?
Armin Fiedler: 2012 haben wir begonnen, das Thema Prozessmanagement systematisch zu bearbeiten. Zuvor gab es bereits viele Einzelinitiativen – bereichsspezifische sowie IT-systemspezifische Projekte im SAP-Umfeld. Die Ziele waren initial eine durchgängige Prozesslandkarte und klare Governance. Mir ist dabei besonders wichtig, dass wir Global Process Owner haben, die auch ein Mandat besitzen und das Vorhaben steuern, ebenso wie strategische Ziele. Das erkennt man an unserem Gremium, das sehr hochrangig mit Bereichsleitern oder direkten Vertretern besetzt ist. Das Prozessmanagement ist in das integrierte Managementsystem von Bayer voll integriert und dadurch zu einem Teil der Konzernsteuerung geworden.
Was ist Ihnen in der Umsetzung besonders gut gelungen?
Armin Fiedler: Bayer ermuntert seine Mitarbeiter, Dinge auszuprobieren und nicht auf Vorgaben von oben zu warten. Dadurch sind in der Community viele innovative Ideen entstanden und auch ausprobiert worden. Wie z.B. ein neues Modell von Rollen einschließlich Rolleneigentümern oder neue Diagrammtypen für Informationsflüsse. Umgekehrt bedeutet das aber auch: Ideen werden beerdigt, wenn sie nicht gut funktionieren.
Entscheidend ist, bei der Umsetzung Akzeptanz zu schaffen. Das bedeutet jenen einen Nutzen zu bringen, die neue Prozesse letztendlich nutzen. Ziele zu setzen, die erreicht werden können bzw. die Mitarbeiter zu befähigen, ihre Ziele zu erreichen. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Ziele intrinsisch motiviert sind oder von oben vorgegeben werden. Wir achten auf die Ziele von Anwendern, Bereichen und Process Ownern, die die Plattform nutzen, und helfen ihnen, ihre Ziele zu erreichen. So schaffen wir Akzeptanz – das ist ein wesentlicher Baustein des Erfolgs.
Welches Vorgehen können Sie Unternehmen in einer ähnlichen Situation empfehlen?
Armin Fiedler: Die Kultur des Unternehmens spielt eine wichtige Rolle und diese ist natürlich immer einzigartig. Deswegen kann unser Vorgehen nicht eins zu übertragen werden. Ein wichtiger Eckpunkt für Veränderungsprojekte ist, im ersten Schritt Freiwillige bzw. Verbündete zu finden. Denn interne Referenzen sind wichtig, um das Thema weiterzuverbreiten. In einem zweiten Schritt ist ein Mandat gefragt – möglichst vom Vorstand – um dann Top-down weiterzuarbeiten. Der eigentliche Nutzen nimmt dabei eine zentrale Bedeutung ein: Jenen, die schon ganz früh an dem Vorhaben teilgenommen haben, immer wieder neue Nutzenaspekte anbieten zu können. Damit wird ein Einmal-Aufwand verhindert, um Prozesse zu dokumentieren, die dann tot liegen. Vielmehr sollen immer wieder neue Aspekte einfließen, die permanent weiterentwickelt werden.
Was waren wesentliche Gründe für die Wahl Ihres Lösungspartners?
Armin Fiedler: Meist stehen funktionale Kriterien in Diskussion. Wir haben uns viele Lösungen angesehen, deren Kernfunktionalitäten alle sehr ähnlich waren. Das kommt dadurch, dass manche Aspekte, wie z.B. die BPMN-Beschreibungssprache, schon standardisiert sind und Microsoft-Produkte wie VISIO bestimmte technische Features wie „drag & drop“ mehr oder weniger vorgeben bzw. von den Anwendern auch erwartet werden.
Deswegen sind für mich zwei ganz andere Aspekte wichtig:
1. Anpassbarkeit: Anforderungen an ein System können noch so sorgsam vorbereitet werden und trotzdem kann nicht vorhergesehen werden, was nächstes Jahr verlangt wird. Anpassbarkeit bedeutet für mich, dass eine Lösung schnell läuft und die aktuellen Anforderungen erfüllt. Bei Bedarf aber leicht anpassbar ist – sprich ohne Programmierung in neuen Strukturen implementiert werden kann. Das kann entweder die Aufbauorganisation oder Prozesslandschaft betreffen. Diese Kernfunktionalität wird von unserer Lösung ganz besonders gut unterstützt.
2. Partnerschaft: Wichtig ist, einen Partner für eine dauerhaft erfolgreiche Zusammenarbeit zu finden. Kennt man einander noch nicht so gut, ist das mehr oder weniger eine Frage des Gefühls. Unseren Lösungspartner fanden wir mithilfe einer Beratungsfirma, die auf Prozessmanagement spezialisiert ist, aber auch auf die Auswahl von Prozessmanagement-Tools. Wir luden mehrere Anbieter ein, ihre Lösung zu präsentieren und haben dabei unseren Partner kennengelernt.
Wie haben Sie zum Erfolg beigetragen, Herr Krings?
Dr. Kai Krings: Wir konnten die teils sehr individuellen Anforderungen der Bayer AG absolut flexibel umsetzen. Das wird durch unser offenes Meta-Modell der Software ermöglicht, in dem zusätzliche Kategorien, Attribute und Verknüpfungen einfach erweitert werden können. Genauso wie es Bayer für die Zertifizierung oder Verfahrensanweisungen braucht – in unterschiedlichen Formaten und in der gewünschten Darstellungsform.
Für Bayer war auch ausschlaggebend, dass unser System validierungsfähig ist und damit Bayer die Anforderungen der FDA-Regulation 100%ig erfüllen kann.
Warum entscheiden sich Anwender für Ihre Lösung (Aeneis)?
Dr. Kai Krings: Ich war die letzten Jahre vor meiner Entscheidung für intellior auch als BPM Toolanalyst unterwegs und weiß, dass unsere Software Aeneis viele Alleinstellungsmerkmale hat: Zum einen die umfassende Funktionalität. Dabei ist wichtig, dass diese modular erweitert werden kann, so wie der Kunde es braucht. Anfangs wird Modellieren verlangt, dann Compliance und Risikomanagement, die Unterstützung verschiedener Regelwerks- / Normanforderungen oder ein integratives Management-System. Dann benötigt der Kunde Audits, um nachzuweisen, dass die Systeme funktionieren. Oder Lean-Management zur Steuerung und Verbesserung der Prozesse, Prozessharmonisierung sowie Variantenmanagement und weitere Bausteine, um die Unternehmensstrategie über Prozesse umzusetzen. Für jeden Reifegrad bietet Aeneis entsprechende Module an.
Der Kunde kann klein beginnen und mit seinen Anforderungen wachsen. Das ist ein wesentlicher Unterschied zu anderen Systemen. Wir bieten sehr viele Schnittstellen – Stichwort Digitalisierung. Wichtig ist, Systeme über Standards verbinden und synchronisieren zu können. Unsere neueste Schnittstelle ist eine native Synchronisation mit SAP Solman 7.2 für erfolgskritische Anwendungsszenarien bei der SAP-Migration oder Einführung. Damit heben wir uns deutlich von anderen Anbietern ab.
Wir haben auch stärker als bisher Good Practices integriert. Der Kunde startet mit einem vorkonfigurierten System, in dem er direkt arbeiten kann. Ein anpassbares und erweiterbares Onboarding unterstützt die schnelle Einführung neuer Mitarbeiter in das System. Wir haben pfiffige Kollaborationsfunktionen, z.B. die Review Funktion. Konkrete Fragestellungen werden an das Team gegeben, um Prozesse zu verbessern oder abzustimmen. Was muss noch geklärt werden? Welche Dokumente müssen noch ergänzt werden?
Einzigartig ist auch unser Smart-Modelling mit Autolayouting. Der Anwender modelliert, Aeneis kümmert sich um den Rest. Der Vorteil ist Produktivität: Jeder kann sich auf das Wesentliche konzentrieren – der Mensch um den Inhalt, das System um die Darstellung. Als Nebeneffekt kann einfach zwischen unterschiedlichen Darstellungsarten oder horizontaler / vertikaler Darstellung umgeschaltet werden.
Was die Erweiterbarkeit im Inneren betrifft – also Kategorien und Attribute – geht das bei uns sehr einfach. Möchte der Kunde z. B. Rollen im Prozess mit Gremien verknüpfen, die Besprechungen mit festgelegten Personen und definierten Vorlagen und Ablageorten im Dokumentenmanagement durchführen, kann das ruckzuck in das Schema eingebaut werden. Die Gremien können in Swimlanes verwendet werden und „meine Besprechungen“ können als nutzerspezifische Sicht angezeigt werden.
Wir bieten flexible Workflows, mit denen wir Prozesse auch steuern können und adressatengerechte dynamische Visualisierungsfunktionen. Damit werden Organigramme oder Obashi-Diagramme automatisch aufgebaut und machen Zusammenhänge sichtbar. Das ist für Informationszwecke oder Entscheidungen sehr hilfreich.
Last but not least, sind wir klassisch „on premise“ verfügbar – aber auch über die Cloud. Wir bieten gerade für dezentrale Modellierer Concurrent Lizenzen und ein generell sehr attraktives Preismodell an, bis hin zu einer echten BPM | free. Das bedeutet, Unternehmen können auch mit geringem Budget schon mit einer echten, dauerhaft freien Version arbeiten und konkrete Herausforderungen lösen, um gegebenenfalls später auf die kostenpflichtige Variante mit mehr Funktionen umzusteigen.
Aeneis ist seit 25 Jahren am Markt und wir haben mehr als tausend Kunden aller Branchen und Größen – von Kleinbetrieben bis hin zu DAX-Konzernen wie Bayer. Wir sind nahe am Kunden und versuchen, die Dinge täglich besser zu machen. Wie z. B. die Software so zu gestalten, dass sie einfach und intuitiv bedienbar ist. Wichtig für die Kunden ist auch unser großes Partnernetzwerk. So können wir genau das Knowhow in die Projekte integrieren, was gerade benötigt wird. Unser Motto „Prozesse – einfach – besser“ setzen wir partnerschaftlich um, gerne auch mit Ihnen!
Jetzt die komplette Präsentation der intellior AG und Bayer AG erleben!
Als besonderen Ausgleich haben wir die vorgesehene Projekt-Präsentation aufgezeichnet. Schauen Sie sich jetzt das komplette Projekt exklusiv bei uns an: