Seit 2006 führt die gesellschaft für organisation (gfo) den Process Solution Award (PSA) durch. Dieser Award wird an Unternehmen/Organisationen vergeben, die mit Unterstützung entsprechender IT Systeme innovative und mustergültige Lösungen für prozessorientierte Organisationsgestaltung und gelebte bzw. digitalisierte Prozesse erfolgreich umgesetzt haben.

In diesem Jahr geht der Preis in der Kategorie “Workflow Management” an das Münchner Unternehmen TIM Solutions.

Im Gespräch erklären die beiden Verantwortlichen Jean-Christoph Duell (Deutsche Bahn AG), sowie Martin Oehm (TIM Solutions), welche strategischen Ziele es gab und wie die Software bei der Umsetzung half.

Herr Duell, Was war die Ausgangssituation? Welches strategische Ziel sollte erreicht werden?

Jean-Christoph Duell: Bei der Deutschen Bahn war die Buchhaltung dezentral organisiert. Das heißt, es gab rund 350 Buchhaltungs-Standorte auf der ganzen Welt verteilt; 70 davon in Deutschland. In den einzelnen Gesellschaften waren die Prozesse sehr unterschiedlich organisiert ohne standardisierte Lösung. Aus diesem Set-up heraus fiel die Entscheidung, die Buchhaltung zentral organisieren zu wollen und drei Service Center aufzubauen – je eines für Deutschland, den europäischen Raum sowie den Asien- und Pazifikraum.

Was ist Ihnen in der Umsetzung besonders gut gelungen?

Jean-Christoph Duell: Wir hatten eine Reihe von speziellen Anforderungen, die wir an das Tool stellten. Worauf alle stolz sind, ist der von uns gewählte simple, generische Ansatz. Wir versuchen dabei, nicht zu viele detaillierte Vorgaben zu machen. So arbeiten wir mit einem elektronischen Formular – Smartform genannt – mit möglichst wenigen Feldern und in welchem Anlagen bzw. Dokumente angehängt werden können. Der generische Ansatz hat sich gut bewährt, gerade weil die Einfachheit sehr geschätzt wird.

In den lokalen Gesellschaften arbeiten viele Personen, die von Buchhaltung wenig bis gar keine Ahnung haben. Für sie ist es einfacher, wenn sie nicht mit allzu vielen technischen bzw. buchhalterischen Begriffen bombardiert werden. Trotzdem können sie das System für ihre Anliegen nutzen – was eine wichtige Säule darstellt.

Ein weiterer Punkt ist, dass wir kein eigenes Passwort für die Anwendung benötigen. Bei der Deutschen Bahn arbeiten wir mit dem Single Sign On (SSO) Verfahren. Für die Leute wäre es lästig, wenn sie für jede Applikation eigene Passwörter benutzen und sich merken müssten.

Was uns außerdem sehr gut gelungen ist – wir haben ein automatisiertes Routing: Der Prozess ist so aufgesetzt, dass ein Auftrag gespeichert wird und dann über die Genehmigungsschleifen im SSC (Shared Service Center) landet – und genau dieser Schritt wird durch ein automatisiertes Routing vollzogen. In jedem SSC sind die Teams zwar individuell anders aufgebaut, aber das braucht die User nicht zu kümmern. Sie füllen einfach ihr Formular aus und dann landet dieses durch ausgeklügelte und konfigurierbare Business Rules an der richtigen Stelle.

Durch den digitalen Workflow herrscht eine große Transparenz: Der User ist immer über den aktuellen Status quo informiert; zudem gibt es eine Übersicht bzw. Historie über laufende oder bereits fertig gestellte Aufträge. Das sogenannte Dashboard wird für Reportings genutzt – hier können spezielle Auswertungen bzw. Berichte abgerufen werden.

Welches Vorgehen können Sie Unternehmen in einer ähnlichen Situation empfehlen?

Jean-Christoph Duell: Im Gegensatz zu früher, wo man klassisch alles nach Wasserfall entwickelte, haben wir die Entwicklung agil nach Scrum durchgeführt. Wir haben die Fachleute aus dem SSC zu Product Ownern gemacht, damit diese auf den Ablauf der digitalen Prozesse direkt einwirken können. Dabei gab es kein Dokument mit hunderten Seiten, das die korrekte Umsetzung beschrieb. Vielmehr gab es regelmäßige Meetings mit den entsprechenden Fachabteilungen, die immer zwei Wochen im Voraus definierten, was als Nächstes gemacht werden sollte (Zwei-Wochen-Sprints). Währenddessen zeigte sich, wie die bisher entwickelten Workflows funktionieren und so konnte der nächste Umsetzungsschritt priorisiert werden.

Außerdem wird in vielen Unternehmen noch immer ausschließlich über E-Mail kommuniziert, was oft einen Rattenschwanz an unnötigen E-Mails (z. B. durch CC) erzeugt. Schwierig ist dies vor allem bei Vertretungen oder im Krankheitsfall, wenn die betroffene Person die E-Mail-Flut bewältigen muss. Bei SeMa sind alle wichtigen Informationen konzentriert und für alle Berechtigten in der Smartform ersichtlich – das ermöglicht eine effizientere Arbeitsweise und gewährleistet eine zentrale Informationshaltung.

Was waren wesentliche Gründe für die Wahl Ihres Lösungspartners?

Jean-Christoph Duell: 2014 hat die Deutsche Bahn eine Ausschreibung durchgeführt und das globale Workflow-Tool für den Konzern gesucht: Ein Tool, das für alle Workflows im Unternehmen eingesetzt werden sollte – nicht nur für die Buchhaltung, sondern auch für Bereiche wie HR, IT, usw. TIM Solutions konnte als Unternehmen sowie durch ihr Produkt überzeugen und gewann die Ausschreibung und war somit bei der Deutschen Bahn bzw. DB System – der IT-Tochter der Deutschen Bahn – gelistet. Damit konnten die verschiedenen Bereiche unternehmensweit ganz einfach das Workflow-Tool einsetzen und mussten nicht nochmals neu ausschreiben. Dieser Umstand sowie die Erfüllung aller fachlichen und technischen Anforderungen hatten zur Folge, dass für unser Projekt die TIM BPM Suite ausgewählt wurde.

Bei einem großen Konzern wie der Deutschen Bahn gibt es nicht nur die DB Konzerngesellschaften in Deutschland, sondern auch DB Cargo, Schenker oder Arriva. All diese Tochterunternehmen sind irgendwie miteinander vernetzt und dieses Irgendwie ist nicht immer einfach zu steuern. Und selbst hier konnte die Software von TIM Solutions problemlos in die IT-Landschaft eingebettet werden. So ist das Workflow-Tool nicht nur für Belange der Buchhaltung bereits in anderen Konzerneinheiten erfolgreich im Einsatz.

Weitere Vorteile: Das System konnte nach einer kurzen Beschaffungszeit schnell eingesetzt werden und selbst die Entwicklungszeiten waren kurz. Egal, ob Customizing oder Produktänderungen gefragt sind – all das kann komplikationslos und sehr schnell entwickelt werden. Außerdem ist die Zusammenarbeit mit dem Hersteller partnerschaftlich und die Reaktionszeiten sehr kurz. Wir können das Tool – wie gewünscht – global und dadurch 24/7 einsetzen. Alles ist webbasiert – ein weiteres großes Plus. Es ist keine lokale Software-Installation auf dem PC notwendig, was bei den meisten großen Unternehmen problematisch wäre. Last but not least, war die TIM BPM Suite in Hinblick auf die Beschaffungspreise überaus konkurrenzfähig.

Herr Oehm, wie haben Sie zum Erfolg beigetragen?

Martin Oehm: Ausschlaggebend ist natürlich, dass das Tool – die TIM BPM Suite –alle Erwartungen und Anforderungen erfüllt hat. So konnten wir Workflows entwickeln, mit denen die Anwender sehr zufrieden sind und diese merklich entlasten.

Dieses agile Vorgehen nach Scrum hat sicherlich zum Erfolg des Projektes beigetragen. Dabei wurden Anwender und Entscheider regelmäßig abgeholt und alle zwei Wochen neue Prioritäten gesetzt, wodurch Zwischenstände sichtbar waren.

Grundsätzlich ist es entscheidend, dass jedes System stabil läuft. Schließlich arbeiten inzwischen knapp 20.000 User damit. Hier zeigt sich, wie skalierbar die TIM BPM Suite ist – wir haben auch Kunden mit weniger als 50 Usern. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Kontinuität und somit ein gleichbleibendes Projektteam von Beginn an. Damit wird nicht nur der gleiche Ansprechpartner gewährleistet – auch das Knowhow bleibt erhalten und muss nicht in kurzen Abständen wieder neu erarbeitet werden, wodurch viel Effizienz verloren ginge. Durch einen kontinuierlichen und kompetenten Ansprechpartner können Dinge schneller abgearbeitet werden, wodurch letztlich die User und das Budget profitieren.

Warum entscheiden sich Anwender für Ihre Lösung?

Martin Oehm: Mit unserem Tool können Projekte schnell und flexibel umgesetzt werden, weil viele Funktionalitäten schon standardmäßig vorhanden sind und ganz einfach in den Workflows eingesetzt werden können. Hier profitieren alle Kunden von den hunderten Projekten, die wir bereits umgesetzt haben und die in unzähligen neuen Features resultierten.

Die Handhabung durch die User ist sehr einfach und intuitiv – es braucht kaum Schulung, um damit arbeiten zu können. Die Kundenorientierung des gesamten Unternehmens wird bei Problemen spürbar: Unser Support ist schnell per Telefon (keine Hotline) oder E-Mail erreichbar; der Kontakt zum Kunden ist persönlich und die Kollegen sind wirklich sehr engagiert und lösungsorientiert.

Im Falle von Änderungswünschen setzen wir diese ebenfalls sehr schnell um. Meist kommen diese von den Usern selbst, die mit ihrer Idee das Tool und damit ihren Arbeitsalltag verbessern wollen. Dadurch gelingt es uns, noch mehr Akzeptanz bei den Usern zu schaffen. Ist eine Abteilung mit ihren digitalen Prozessen zufrieden, spricht sich das schnell im Unternehmen herum und führt wiederum zu Folgeprojekten.

Stichwort Digitalisierung: Wir sind seit elf Jahren am Markt und sind somit längst kein Start-up mehr, sondern verlässlicher Partner. Seit Anfang an war die Digitalisierung von Geschäftsprozessen unsere Leidenschaft. Jetzt, wo das Thema in aller Munde ist, spüren wir das natürlich und können mit unserer jahrelangen Erfahrung punkten.

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Als besonderen Ausgleich haben wir die vorgesehene Projekt-Präsentation aufgezeichnet. Schauen Sie sich jetzt das komplette Projekt exklusiv bei uns an:

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