Sie haben an der Fachhochschule Würzburg-Schweinfurt Wirtschaftsinformatik studiert und sind seit 2011 für die LEONI Bordnetz-Systeme GmbH, einem globalen Anbieter von Produkten und Dienstleistungen für das Energie- und Datenmanagement in der Automobilbranche, tätig. Warum wurden Sie Business Process Consultant und Prozessberaterin für das BPM-Software-Projekt?
Nadja Möller: „Für mich war es schon immer spannend, an der Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine zu arbeiten. Entsprechend habe ich mich nach meinem Abitur dazu entschieden Wirtschaftsinformatik zu studieren. In den Vorlesungen und während meines Praktikums hatte ich dann auch die ersten Berührungspunkte zum Prozessmanagement.
Nach meinem Studium habe ich mehrere Jahre das ERP System bei LEONI betreut und konnte dadurch die Prozesse im Automotive Umfeld, speziell im Bereich Sales and Distribution, kennenlernen. Auch wenn diese Tätigkeit nicht im direkten Zusammenhang mit Prozessmanagement steht, ist das Prozesswissen aus dieser Zeit für mich in meiner neuen Funktion als Business Process Consultant sehr wertvoll. Den eigentlichen Schritt ins Prozessmanagement habe ich 2016 gemacht, als eine Initiative zu diesem Thema in der Wiring Systems Division gestartet wurde. Für mich hat sich dadurch die große Chance ergeben, aktiv mitzugestalten, wie wir zukünftig bei LEONI unsere Prozesse leben werden.
Welche Gestaltungsmöglichkeiten im Rahmen dieser Prozess-Initiative wurden Ihnen übertragen und haben Sie sich für diese Aufgabe intern und extern gezielt qualifizieren müssen?
Nadja Möller: „Ich gestalte zusammen mit meinen Kolleginnen und Kollegen den Aufbau des Prozessmanagement Frameworks – konzernweit. Das Prozessmanagement bei LEONI ist inzwischen nicht mehr getrennt nach einzelnen Unternehmensbereichen organisiert, sondern wir verfolgen einen gesamtheitlichen Ansatz. Das macht dieses Projekt zwar noch herausfordernder, aber auch extrem spannend.
Wir hatten als Team die Möglichkeit „on the job“ durch die Unterstützung von sehr erfahrenen Beratern viel über die Konzipierung und Einführung von Prozessmanagement zu lernen. Außerdem haben wir unser Wissen in verschiedenen Seminaren speziell in den Bereichen operatives und strategisches Prozessmanagement weiter vertieft.
Bei unserem Kennenlernen auf der GBTEC Roadshow in München stand das Thema Software bzw. die BIC Cloud natürlich im Zentrum. Wie und warum wurde bei LEONI der Bedarf nach einer konzernweiten IT-Systemlösung für Prozessmanagement erkannt?
Nadja Möller: „Durch die Initiative und die Aufgabe, ein Prozessmanagement Framework aufzubauen, kam auch der Bedarf nach einer einheitlichen und systemgestützten Dokumentation unserer Prozesse. Eines der Hauptziele ist es, die Prozesse und Verantwortlichkeiten für alle Mitarbeiter noch transparenter zu gestalten und über eine unternehmensweit einheitliche Plattform zugänglich zu machen.
Wie sind Sie bei der Recherche für die passende IT-Lösung vorgegangen?
Nadja Möller: „Wir hatten bei der Toolauswahl Unterstützung durch externe Berater mit sehr viel Erfahrung in diesem Bereich. Gemeinsam mit verschiedenen internen Stakeholdern wurden unsere Anforderungen in Workshops erarbeitet und gewichtet. Mehr als 100 Anforderungen haben wir aufgenommen und mit dem „Software Radar“ unseres externen Partners abgeglichen. Auf dieser Basis sind wir dann mit ca. 15 Anbietern in die Angebotsphase gestartet.
Welche Anforderungen und Prämissen waren LEONI-spezifisch?
Nadja Möller: „Wir haben uns bewusst nicht für eine LEONI spezifische Lösung, sondern für eine Standard Software entschieden. Für uns war es sehr wichtig, dass das Tool intuitiv bedienbar ist – nicht nur was die Modellierung angeht, sondern speziell auch das Portal für die End-User.
Die neue Lösung von GBTEC basierend auf einer Cloud Technologie (BIC Cloud) hat uns sowohl bzgl. unserer fachlichen Anforderungen als auch bzgl. der Usability wirklich überzeugt. Neben den „hard facts“ war für uns auch die sehr gute Zusammenarbeit während der Angebotsphase ein ausschlaggebender Punkt. Wir schätzen diese partnerschaftliche Zusammenarbeit bis heute und freuen uns die jahrzehntelange Erfahrung von GBTEC in unser Prozessmanagement Framework mit einfließen lassen zu können.
Gerade bei Großunternehmen besteht eine gewachsene IT-Struktur. Es gibt fordernde Nutzer und Widerstandsnester in verschiedensten Fachbereichen. Wie haben Sie die Integration und die IT-Schnittstellen gemanagt?
Nadja Möller: „Wir managen noch…. Der Go-Live der BIC Cloud ist für das erste Quartal 2019 geplant. Allerdings haben wir bereits sehr viel positives Feedback bei der Aufnahme der ersten Pilotprozesse bekommen. Wir haben bzgl. der IT Schnittstellen eine Anbindung an unser User Management System geschaffen und prüfen aktuell weitere Integrationsmöglichkeiten speziell in Richtung SAP SolMan und Process Mining Tools.“
Das hört sich nach viel Veränderungen in der Organisation an. Wie haben und werden Sie die Ausrollung mit Change Management Maßnahmen begleitet?
Nadja Möller: „Der Roll-Out umfasst das gesamte Prozessmanagement Framework, d.h. eine Kombination aus vielen Einzelthemen – die BIC Cloud ist ein wichtiger Teil davon. Das Thema Change ist für uns sehr wichtig, weswegen wir ein eigenes Team dafür aufgestellt haben. Das Team kümmert sich darum, die richtigen Kommunikations- und Informationswege zu finden und erarbeitet zum Beispiel Erklärvideos oder auch rollenbasierte Trainings.
Welches Zwischenfazit würden Sie bzgl. BIC @ LEONI ziehen? Welche Empfehlung würden Sie anderen Prozess-/Projektmanagern mitgeben?
Nadja Möller: „Ich freue mich, wenn wir der gesamten Organisation die ersten Inhalte in der BIC Cloud zur Verfügung stellen können – ein wichtiger Schritt zu mehr Prozesstransparenz bei uns im Unternehmen.
Jedes Unternehmen hat natürlich eigene Anforderungen an ein BPM Tool. Da für uns neben der Funktionalität die Bedienbarkeit des Tools im Fokus stand, hat es uns sehr weitergeholfen, unsere „TOP 3“ selbst zu testen, ohne vorherige Schulung. Wir hatten zunächst die Anbieter für eine Präsentation des Tools zu uns eingeladen und haben uns dann jeweils einen Testzugang freischalten lassen, um unsere Use Cases direkt im Tool nachstellen zu können. Das Ergebnis war für uns absolut überraschend: obwohl alle relevanten Funktionalitäten vorher in den Tools gezeigt wurden, sind wir bei der Umsetzung unserer Use Cases in den Tools teils grandios gescheitert. Das einzige Tool, in dem wir alle Use Cases in angemessener Zeit und ohne den Support durch den Anbieter nachstellen konnten, war in unserem Fall die BIC Cloud.
Vielen Dank Frau Möller diesen Rat und die Einblicke in die Prozess-Initiative bei LEONI. Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg im dynamischen Prozess-Umfeld!