DER PROZESSMANAGER: Herr Fiedler, seit 2006 sind Sie dem Bayer Konzern treu. Seit knapp 3 Jahren sind Sie in der Funktion des Prozessmanagers für Prozessmanagement tätig. Erläutern Sie doch zu Beginn in aller Kürze für welche Tätigkeiten Sie hier konkret zuständig sind und wie wir uns Ihren Arbeitsalltag vorstellen können?
Armin Fiedler: Das Team kümmert sich um folgende Aufgaben:
- Governance (Regeln für das Prozessmanagement aufstellen)
- Schulungen für die dezentralen Prozesseigentümer und Modellierer und
- das Prüfen von Regeln im Rahmen der Prozessfreigabe.
Darüber hinaus versuchen wir, wo immer zeitlich möglich, für die Moderation von Prozess-Workshops oder beratend in strategischen Geschäftsprojekten zur Verfügung zu stehen.
DER PROZESSMANAGER: In Ihrem Vortrag auf dem Prozessmanagement-Kongress des Business Circle in Wien sind Sie auf den Zusammenhang von Konzernstrategie und dem Prozessmanagement eingegangen. Geben Sie uns doch einen kurzen Einblick, welche Schwierigkeiten gerade bei dieser Verknüpfung üblicherweise entstehen?
Armin Fiedler: Der Abstand zwischen Konzernstrategie und Prozessen ist zunächst recht weit. Die Schwierigkeiten fangen damit an, dass viele Strategien Freitext in Power-Point sind, d.h. dass strategische Ziele erst mal identifiziert werden müssen. Von unten nach oben betrachtet fällt es vielen Prozesseignern schwer, den Zweck des Prozesses zu benennen. Wir haben in Pilot-Projekten gezeigt, dass die Verbindung mit einigem Aufwand herstellbar ist. Ich bin aber selber noch unsicher, zu welchem Teil das eine intellektuelle Übung ist uns zu welchem es den Prozessbeteiligten hilft.
Der Wunsch, Prozessmanagement auch Nicht-IT-Menschen näher zu bringen, ist groß.
DER PROZESSMANAGER: Auch die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiter durch gutes Management profitieren. Durch welche Managementmethode(n) unterstützen Sie aktiv das Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen?
Ein Kern vieler Probleme ist aus meiner Sicht die in der Frage angelegte Annahme, die leider auch häufig zutrifft. Nämlich dass es sich überhaupt um eine IT Disziplin handelt. Ich halte das für falsch. Wenn z.B. ein Fachbereich auf die Frage nach dem Zweck eines Prozesses antwortet “das machen die in der IT, um SAP auszurollen“ ist alles schief gelaufen. Die ideale Antwort ist z.B. “das brauchen wir (der Fachbereich), um den Prozess weltweit zu standardisieren. Das soll Einsparungen von x bringen. Die IT hilft uns bei der Standardisierung, indem sie für möglichst viele Aufgaben im Prozess eine geeigneten Software bereitstellt“.
Allgemeiner gesagt: der erste Schritt besteht darin, die Bereiche in die Rolle eines aktiven Eigentümers zu bringen. Dabei sind Governance (top-down) und persönliche Überzeugung (Change Management, bottom-up) komplementäre Elemente. Es ist wichtig, dass Prozessmanagement einfach und für jedermann verständlich ist.
“RPA ist […] das “ausfüllen“ von IT Anwendungsbildschirmen durch den Computer, um die Eingaben durch Mitarbeiter zu sparen.”
DER PROZESSMANAGER: Als die zentrale Servicegesellschaft der Bayer AG steuert die Bayer Business Services auch das Business Process Outsourcing. Im Zuge der digitalen Transformation wird immer häufiger darüber diskutiert, dass Robotic Process Automation das BPO ersetzen wird. Wie stehen Sie zu dem Thema?
Armin Fiedler: Das Business Process Outsourcing (BPO) ist einer von mehreren Ansätzen, die Prozessziele zu erreichen. Pro forma heißt das ja nur, dass definierte Teile von end-to-end Prozessen von anderen erledigt werden, die es „besser“ können. Insofern gab es das schon immer, Stichwort Lieferkette. Bayer nutzt das klassische BPO nur in bestimmten IT Prozessen. Viel umfangreicher kommen Shared Service Center zum Einsatz. Das sind aber 100%ige Bayer Töchter, die Mitarbeiter dort sind also Bayer-Kollegen.
Robotic Process Automation (RPA) ist ein Teilaspekt von IT basierter Prozessverbesserung, nämlich das “ausfüllen“ von IT Anwendungsbildschirmen durch den Computer, um die Eingaben durch Mitarbeiter zu sparen. Im Einzelfall ist zu prüfen, worin der Sinn einer Eingabesimulation bestehen soll. Denn dass zwei Programme über eine Schnittstelle Daten austauschen ist ja auch nicht gerade neu.
Offensichtlich richtig an dem Zusammenhang ist, dass ich nicht einen Outsourcing-Partner für Eingaben bezahlen werde die so „einfach“ sind, dass sie auch der Computer machen kann. Es steht auch außer Zweifel, dass sich die Grenze des „einfachen“ ständig verschiebt. Es wäre dennoch falsch, das Thema BPO auf Dateneingaben zu verkürzen. Wenn sich z.B. ein Pharma-Unternehmen aus strategischen Gründen entscheidet, das Durchführen von klinische Studien mit BPO zu sourcen, hat das mit RPA auch langfristig gar nichts zu tun.
DER PROZESSMANAGER: Wie planen Sie diesen Trends zu folgen und sie in einem weltweit agierenden Konzern umzusetzen?
Hier müssen wir eine gute Balance zwischen zentralen Experimenten und Pilot-Projekten einerseits und der breiten Nutzung andererseits finden. Wir als zentrales BPM Team führen auch selber Pilot-Projekte durch. Aber kein zentrales Team hat quantitativ und fachlich jemals genug Ressourcen um alle Potential in der Breite zu nutzen. Der Ansatz ist, dass wir gute Ideen an die Prozesseigentümer kommunizieren und diese für Verbesserungen verantwortlich sind. Ich werde in meinem Vortrag Beispiele sowohl für traditionelle wie auch für digitale Ansätze berichten.
DER PROZESSMANAGER: Vielen Dank für die Einblicke Herr Fiedler. Wir sehen uns beim Kongress in Wien, wenn Sie noch mehr zum Thema “Wertbeitrag des Prozessmanagements bei Bayer” erzählen.
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