Process Owner ist ein Begriff aus dem Prozessmanagement. Er beschreibt eine Person, die für mindestens einen Prozess oder Teilprozess im Unternehmen verantwortlich ist. Der Prozesseigner oder Prozessverantwortliche trägt zu einem reibungslosen Ablauf bei. Dazu gehören Steuerung, Planung, Ausgestaltung und kontinuierliche Prozessoptimierung.

Process Owner Definition

Die Rolle des Prozesseigners ist strategisch geprägt und umfasst die zielorientierte strategische Steuerung des verantworteten Geschäftsprozesses. Die Optimierung und kontinuierlich Weiterentwickelung von Prozessen setzt klare Zuständigkeiten und Aufgaben voraus:

  • Fachliche Führung: Schulung und Training der Prozessanwender (Mitarbeiter und Führungskräfte).
  • Dokumentation, Überwachung und Auditierung des Prozesses.
  • Veränderungen des (Prozess-)Umfelds erkennen.
  • Planung und Beantragung der zur Prozess-/ Aufgabenerfüllung notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen.
  • Definition der Maßnahmen steuern und Umsetzung leiten: Projektteams zur Optimierung der Prozesse bilden und koordinieren.
  • Prozesscontrolling aufbauen: Prozessziele auf Basis der Kundenanforderungen festlegen und Erreichung bzw. Erfüllung der Prozessziele überwachen.
  • Geschäftsprozess gegenüber Dritten (Kunden und Lieferanten) vertreten

In seltenen Fällen wird der Process Owner noch einmal genauer spezifiziert. Dabei wird zwischen dem Business Process Owner, dem Global Process Owner und dem Local Process Owner unterschieden.

Process Owner Aufgaben

Der Prozessverantwortliche kann für einen oder mehrere ausgewählte Geschäftsprozesse des Unternehmens verantwortlich sein. Somit können sich die jeweiligen Anforderungen und Ziele mitunter stark unterscheiden. Die Verantwortung liegt in der Zielausrichtung und Zielerreichung:

  • Festlegung der Prozessziele.
  • Planung und Maßnahmen zu Erreichung der Prozessziele (insb. Koordination der Kompetenz- und Ressourcenplanung)
  • Erfüllung der Prozessziele unter Einhaltung der Normen, Richtlinien etc.
  • Zusammenarbeit mit den Prozesseignern von Schnittstellenprozessen.
  • Sicherstellung der kontinuierlichen Prozessverbesserung.

Process Owner Fähigkeiten

Der Prozesseigner hat eine große Verantwortung. Er ist verantwortlich für viele Herausforderungen. Beispiele für die entsprechenden Fähigkeiten eines Managers sind:

  • Beziehungen zu Mitarbeitern und anderen Process Ownern formen, stärken und im Bedarfsfall reparieren können. Die meisten Mitarbeiter im Prozess sind dem Prozesseigner direkt unterstellt.
  • Fördern und fordern können. Für neue Herausforderungen motivieren und das Gefühl vermitteln auch anspruchsvolle Aufgaben meistern zu können. (insb. nach einer Phase des Ausprobierens und der Fehlschläge)
  • Positive Grundhaltung vermitteln können. Dem Team die gesteckten Ziele als erreichbar aufzeigen.
  • Konstruktives Klima schaffen können. Eine Atmosphäre für die Mitarbeiter des Einbringens und Weiterentwickelns schaffen
  • Zufriedenheit am Arbeitsplatz erlebbar machen können. Persönliches Wohlbefinden reflektieren und die dafür notwendige Einstellung auch anderen vermitteln.
  • Zielsetzung und gemeinsame Richtung vorgeben können. (hat der Prozess funktioniert?)
  • Verantwortung tragen können. Sich an den tatsächlich erreichten Ergebnissen des Teams messen lassen.

Welche Schulungen und Qualifizierungsmöglichkeiten gibt es für Process Owner?

Die Schulungen und Qualifizierungsmöglichkeiten sind vorrangig an den strategischen Fragestellungen und Aufgaben der Process Owner ausgerichtet. Die folgenden kostenpflichtigen Weiterbildungsmöglichkeiten externer Bildungseinrichtungen hat sich DER PROZESSMANAGER näher angeschaut:

E-Learning und Webinare (CAMPUS):

  • BEGINNER:
  • Business Process Management: Einführung in Process Thinking
  • Business Process Management – Online Weiterbildung
  • Essentials of Business Process Management
  • ADVANCED:
  • Business Process Management: Digitize core business processes
  • Business Improvement Profits with Lean Techniques
  • Prozess- und Projektmanagement
  • EXPERT:
  • Advanced Process Strategy & Practices
  • Process Capability Analysis

Seminare, Kurse und Präsenzschulungen:

  • BPM&O Akademie: Weiterbildung und Beratung durch die BPM&O GmbH.
  • Operatives Prozessmanagement
  • Strategie über Prozesse umsetzen
  • Prozesse strategisch analysieren

Welche Literatur gibt es für Process Owner?

  • Literatur Radar 2018
  • Prozessmanagement für Experten, ISBN 978-3-642-36994-0, Herausgeber Franz Bayer Harald Kühn BOC Information Technologies Consulting AG Wien, Österreich

Welche weiteren Rollen gibt es im Prozessmanagement?

Weblinks, Quellen und Einzelnachweise:

  • Wikipedia: Prozesseigner
  • Grundkurs Geschäftsprozessmanagement, Gadatsch (2012), S. 5
  • Pocket Power Prozessmangement, Füermann/Dammasch (2008), S. 31

Partner und Autoren:

Michael Durst (Xing, LinkedIn)