Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse mit nur 20% des Aufwands erzielt werden können. Es wurde nach Vilfredo Pareto benannt.

Pareto Prinzip Definition

Die Pareto-Methode stellt die Beziehung zwischen Aufwand und Ergebnis bzw. zwischen Einsatz und Ertrag dar. Es besagt, dass 80% der Wirkung durch 20% der beteiligten Faktoren erreicht werden können. 

Anders ausgedrückt sind 20 Prozent des Aufwands für 80 Prozent des angepeilten Ergebnisses verantwortlich (80 20 Regel). Daraus ergibt sich wiederum, die verbleibenden 20% der Ergebnisse 80% des Aufwands verantworten.

Zwar trifft dieses Zahlenverhältnis nicht immer und überall exakt zu, aber die darin ausgedrückte Gesetzmäßigkeit kann bei der Festlegung, Dokumentation und Darstellung von Prioritäten nützlich sein. Der Nutzen des Pareto-Prinzips besteht darin, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Einfluss haben. Hierdurch können Produktivität und Effizienz gesteigert werden.

Im Projektmanagement verringert diese Methode zum Selbstmanagement die Komplexität. Da Aufgaben priorisiert werden, die nur 20% der Zeit in Anspruch nehmen, aber 80% der Ergebnisse liefern, ist die Arbeit konzentrierter. Bei dem Ziel, 100% aller Aufgaben erfüllen zu wollen, besteht die Gefahr, dass der Fokus verloren geht.

Vilfredo Pareto und sein Prinzip

Das nach ihm benannte Prinzip geht auf den italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto zurück. 1906 untersuchte der Italiener die Verteilung von Grundbesitz in Italien. Der Ökonom ermittelte, dass 20 Prozent der italienischen Bevölkerung rund 80 Prozent des Staatsvermögens besaßen. Umgekehrt mussten 80 Prozent der Bevölkerung mit nur 20 Prozent des Reichtums auskommen.

Daraus leitet sich das 80 20 Prinzip ab. Es besagt, dass sich die meisten Aufgaben mit 20 Prozent Einsatz erledigen lassen, während gleichzeitig 80 Prozent der Probleme gelöst werden.

Die Berücksichtigung des sogenannten Pareto-Prinzips ist empfehlenswert, sofern die Ursachen einer Wirkung messbar bzw. quantifizierbar sind. Reflektieren Sie darüber, welche Prozesse welchen Aufwand benötigen! In der Regel gibt es hier großes Potenzial für Optimierung!

Zeitmanagement-Methode mit Pareto

Das 80/20-Prinzip lässt sich hervorragend auch im Privatleben anwenden – egal, ob im Studium oder im Beruf! Dementsprechend ist die Pareto-Regel eine Zeitmanagement-Methode, mit welcher man die Priorität auf die wichtigsten Teile eines Projektes priorisieren kann.

Gemäß des Pareto-Prinzips werden 80 Prozent der Ergebnisse durch 20% des Gesamtaufwandes erreicht (bzw. 20 Prozent der Zeit). Bei mehreren gleichzeitig zu erledigenden Aufgaben ist es wichtig, eine Prioritätenliste zu erstellen, um sicherzustellen, dass die meiste Arbeit auch den wichtigsten Aufgaben zukommt. 

Gerade für Absolventen und Berufseinsteiger ist das Zeitmanagement eine wichtige Herausforderung. Umfragen haben ergeben, dass rund die Hälfte der Personalverantwortlichen erwartet, dass Bachelor-Absolventen neben einer selbstständigen Arbeitsweise auch über ein gutes Zeitmanagement verfügen.

Vorteile des Pareto-Prinzips

Der größte Vorteil vom Pareto-Prinzip besteht darin, dass Sie mit dem geringsten Arbeitsaufwand ein Maximum an Wirkung erzielen können. Dadurch kann Ihr Team effizienter arbeiten und sich auf bestimmte Maßnahmen konzentrieren. 

Die 80/20-Regel kann Ihnen helfen, Ihre Kennzahlen in kürzerer Zeit zu verbessern, indem Sie einfach die richtige Reihenfolge der Maßnahmen festlegen.

Weitere Beispiele für Vorteile vom Pareto-Effekt:

  • Klare Prioritäten für Sie und Ihr Team
  • Erhöhte tägliche Produktivität
  • Möglichkeit, Ihre Arbeit in überschaubare Abschnitte zu unterteilen
  • Gutes Zeitmanagement
  • Stärker fokussierte Strategie

Nachteile Paretoprinzip

Das Pareto-Prinzip besagt, dass man mit wenig Aufwand viel erreichen kann, nämlich 20 % für 80 % Ergebnisse. Das ist nicht unbedingt der Fall. Die Zahlen 20 und 80 beziehen sich nicht auf den Aufwand, den man betreibt, sondern auf die Ursachen und Folgen, an denen man arbeitet.

Das Ziel ist nicht weniger Aufwand zu haben. Das Ziel ist sich auf einen Teil der Arbeit zu fokussieren. Das Ziel ist mehr Erfolg zu haben. Um 80 % der Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie immer noch 100 % Ihres Einsatzes in diese 20 % der Arbeit stecken.

Ein Nachteil des Pareto-Prinzips ist, dass Teammitglieder manchmal zu sehr fokussieren und andere Aufgaben vergessen können. Wenn man sich nur auf wichtige Aufgaben fokussiert, kann man etwas vergessen. Unwichtigere Aufgaben wie E-Mails und Korrespondenz sollten ignoriert werden.

Die Herausforderung besteht darin, das richtige Gleichgewicht zwischen der Anwendung der 80/20-Regel und der Erledigung der übrigen Aufgaben zu finden – auch wenn diese nicht zu 80 % der Ergebnisse führen. Schlussendlich sind auch die anderen 80% der Arbeit wichtig, sie tragen schließlich zum großen Ganzen bei.

Schlussendlich hält sie das Pareto Prinzip 80 20 Methode aber davon ab, sich Ihrem Perfektionismus hinzugeben. Sie müssen nicht alle Aufgaben selber erledigen, sondern können diese auch delegieren. Solange Sie sich voll und ganz auf die wichtigsten 20% konzentrieren und dafür sorgen, dass auch die anderen 80% erledigt werden, sind Sie hier auf einem guten Weg.

Weitere Beispiele für Einsatzmöglichkeiten des Pareto-Prinzips

  • Analyse von Prozessen in der Produktion (z.B. Pareto Formel: 20% der Prozesse führen zu 80% des Ausschusses)
  • Analyse von Fehlerstatistiken.
  • Auswertung von Daten aus Kunden- und Mitarbeiterbefragungen.
  • Priorisierung von Arbeitspaketen und Projekte zur kontinuierlichen Verbesserung.

Gängige Missverständnisse

Auch das Pareto-Prinzip ist nicht vor Fehlern gefeiht und so treten gibt es 3 Missverständnisse, die verhältnismäßig oft vorkommen:

Auf 20% ausruhen: Das Pareto-Prinzip besagt lediglich, dass man mit 20 Prozent des Aufwands 80 Prozent erreichen kann. Will man 100 Prozent erreichen, muss man auch 100 Prozent Einsatz aufwenden.

Alle Aufgaben auf 20 Prozent runter zu brechen: Bei der 80/20 Regel geht es darum, die 20 effizientesten Prozente zu nutzen. Dennoch gibt es auch Aufgaben, die erledigt werden müssen, jedoch nicht zu den effektivsten Einsätzen gehören, wie zum Beispiel das Pflegen der eigenen Emails.

Außerdem sollte das Pareto 80/20 Prinzip keine Ausrede für mangelnde Gewissenhaftigkeit sein. Damit aus 20 Prozent der Arbeit 80 Prozent Leistung werden, muss man in dieser Zeit konzentriert und planvoll an die Sache rangehen.

Mit dem Pareto 80 20 Prinzip (oder auch 80 20 Pareto Methode) lernt man also, kein absoluter Perfektionist zu sein. Es hält einen dazu an, einige eher unwichtige Aufgaben zu delegieren oder nach hinten zu verschieben. Außerdem muss man nicht in Panik verfallen, wenn es zeitlich mal eng wird. Es auch darum, für sich selbst zu strukturieren: welche Dinge haben Priorität und welche nehmen zu viel Aufmerksamkeit für zu wenige Relevanz ein?

Siehe auch:

Dokumente und Downloads:

  • keine Dokumente zum Download verfügbar.

Literatur: 

  • Literatur Radar 2018

Quellen und Einzelnachweise

Weblinks:

Wissendatenbank-Partner und Autoren:

Autoren:

  • Michael Durst
  • Sascha Hertkorn
  • Christopher Eischer
  • Nico Schweisser