Mit der Hilfe von Process Mining können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, indem intelligente Systeme sämtliche Informationen zu einzelnen Schritten eines Ablaufs zusammenfügen und den Prozess in seiner Gesamtheit visualisieren. So gelingt die Modellierung von Prozesswissen, welches in Daten enthalten ist, bisher aber nicht erkennbar war. Dazu nutzt Process Mining Informationen, die aus digitalen Geschäftsabläufen generiert und in Event Logs festgehalten werden. Von der Dauer der einzelnen Aktivitäten über die Durchlaufzeit bis hin zum genauen Pfad, den ein Anwender im Prozess durchläuft, gewährt die Analyse einen transparenten Einblick in zahlreiche spannende Aspekte – und das in Echtzeit. Damit können Finanzdienstleister ihre Compliance intern wie extern optimieren und auf mögliche Fehler oder verdächtige Transaktionen umgehend reagieren. Process Mining kann zudem Kaufprozesse detailliert abbilden und so einen Beitrag zur Kundenzufriedenheit leisten. Reibungspunkte und Verbesserungspotenzial wird durch die Abbildung des Prozesses sofort sichtbar und die Verantwortlichen können umgehend daran arbeiten, die Customer Experience Schritt für Schritt auf das nächste Level zu heben.
Während Veränderungsprozessen kann Process Mining dabei helfen, eine solide Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Datenbasierte, in Simulationen erprobte Anpassungen lassen sich nicht nur gegenüber dem Management besser durchsetzen, sondern wirken auch auf die betroffenen Teams nachvollziehbar. Die Umsetzung von Veränderungen gelingt mit weniger Widerstand und Reibungsverlusten, wenn alle Beteiligten die Notwendigkeit zur Anpassung sowie den angestrebten Zielprozess vorab transparent einsehen können. Mit diesem Ansatz lassen sich auch Innovationen leichter und risikoärmer angehen.
Ohne digitale Prozesse kein Process Mining
Process Mining verspricht Prozessoptimierung 4.0 und steht daher bei vielen Finanzdienstleistungsunternehmen ganz oben auf der Agenda. Allerdings handelt es sich hier nicht um eine Methode, die die Verantwortlichen einfach lernen und anwenden können. Vielmehr gibt es einige grundlegende Themen, die bedacht und erfolgreich umgesetzt sein müssen, bevor Banken, Versicherungen und andere Organisationen von den Vorteilen von Process Mining profitieren können. Denn dieser Ansatz gelingt nur mit digitalen Prozessen. Manuelle Abläufe produzieren keine nützlichen Informationen im großen Stil, die anschließend ausgewertet und auf Optimierungspotenziale hin geprüft werden könnten. Der erste Schritt hin zur Prozessoptimierung 4.0 ist also die Digitalisierung sämtlicher relevanten Abläufe, um diese anschließend analysieren zu können. Denkt man an die meterhohen Papierstapel im Posteingang, die unzähligen verstaubten Aktenordner im Keller oder die mit Dokumenten vollgeladenen Schränke in einigen Büros, scheint der Weg hin zu digitalen Prozessen unendlich lang zu sein. Doch sie gelingen nur, wenn Organisationen sich auf eine intelligente Datenverarbeitung einlassen, Altlasten loswerden und Systeme etablieren, die von Anfang an brauchbare Informationen liefern.
Saubere Daten von Anfang an
Der Aufbau digitaler Prozesse beginnt mit der Erfassung von Daten aus allen Input-Kanälen. Intelligente Capture-Lösungen können Dokumente, egal aus welcher Quelle sie kommen oder welches Format sie haben, automatisch einlesen – vom Papierdokument über E-Mails bis hin zu Informationen aus Drittsystemen. Durch Supervised Machine Learning identifizieren sie die verwertbaren Inhalte in Dokumenten, indem ein Algorithmus erkennt, welche Daten welcher Kategorie angehören und sie dementsprechend zuordnet. Dabei lernen smarte Systeme immer weiter hinzu. Auf diese Weise werden unstrukturierte Daten aus unterschiedlichsten Quellen strukturiert, erkannt, analysiert und archiviert.
In der intelligenten Dokumentenverarbeitung kommt es außerdem darauf an, die gewonnen Informationen mit dem richtigen Kontext anzureichern, um sie künftig sinnvoll nutzen zu können. Durch die smarte Verknüpfung sämtlicher Daten eines Unternehmens ist es möglich, eine eingehende Rechnung direkt dem zugehörigen Lieferanten zuzuordnen, die Angaben auf dem Beleg mit dem bereits gespeicherten Auftrag abzugleichen, eine erste Plausibilitätsprüfung anhand der Rechnungsdaten durchzuführen und dann die Rechnung entweder freizugeben oder einem Mitarbeiter zur genaueren Prüfung vorzulegen. All das geschieht mit der richtigen Lösung automatisch, sodass sich die Mitarbeiter wertvolle Zeit und Nerven sparen. Angereicherte Daten ermöglichen einen 360-Grad-Blick auf sämtliche vorhandene Details. Neben den einzelnen Werten ist auch der dazugehörige Kontext nutzbar und in einer modernen semantischen Architektur gespeichert. So gelingt die unbegrenzte Anreicherung von internen wie externen Knowledge Bases. Verknüpfungen, intelligente Dashboards und der Einsatz von maschinellem Lernen helfen dabei, dieses Wissen in den Teams zu verbreiten, der Produktivität neuen Schub zu verleihen und die Basis für erfolgreiches Process Mining zu legen.
So klappt’s auch mit dem Process Mining
Finanzdienstleister sollten die Vorteile der Prozessoptimierung 4.0 in jedem Fall für sich nutzen. Doch bevor sie in teure Software investieren, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf die aktuelle Prozesslandschaft und eine realistische Einschätzung der Ausgangslage. Sind noch nicht alle relevanten Abläufe digitalisiert und wird noch viel manuell gearbeitet, sollten die Verantwortlichen zuerst eine solide Basis schaffen, indem sie ihre Prozesse digital und smart gestalten. Der erste Schritt dorthin ist die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten, um Teams zu entlasten, Durchlaufzeiten zu beschleunigen und Fehler zu minimieren. Ist dieses Fundament gelegt, steht dem Projekt Process Mining nichts mehr im Wege.
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