DER PROZESSMANAGER:  Corona prägt die letzten Monate stark und bringt Geschäftsmodelle aller Branchen ins Schwanken. Wie ist es ConSense bis dato ergangen? Wie hat sich die Situation auf die Kundenbetreuung und das Tagesgeschäft der ConSense GmbH ausgewirkt? 

Dr. Iris Bruns: Unser branchenunabhängiges Geschäftsmodell hat sich als recht stabil bewiesen, auch dank unseres breiten Leistungsportfolios für verschiedenste Anforderungen. Besonders im Bereich der webbasierten sowie der gehosteten Managementlösungen sehen wir einen steigenden Bedarf, zum Beispiel von ConSense PORTAL, unserer endgeräteunabhängigen, webbasierten Lösung für Managementsysteme. 

Im Dienstleistungsbereich haben wir die Online-Kommunikation mit unseren Kunden, die teilweise bereits remote lief, weiter ausgebaut, ebenso die Schulungen unserer Kunden. 

Ebenfalls erweitert haben wir das Weiterbildungsangebot von ConSense Campus. Hier bieten wir ein breites Programm an Online-Seminaren, Webinaren und Video-Tutorials zu den ConSense Softwarelösungen sowie zu aktuellen Themen rund um Qualitätsmanagement und weiteren Managementbereichen. 

Durch die Pandemie-Situation beeinträchtigt wurden, wie in sämtlichen Branchen, unsere Messeaktivitäten. Hier konnten wir Kunden und Interessenten mit unserer virtuellen Messe ConSense EXPO eine adäquate Alternative bieten. 

DER PROZESSMANAGER: ConSense beschäftigt sich in den letzten Jahren insbesondere mit der Implementierung von IMS – Integrierten Managementsystemen. Nun kursieren verschiedene Definitionen des Begriffes Integriertes Managementsystem. Darüber hinaus gibt es viele individuelle Interpretationen. Wie definieren Sie denn IMS? Bzw. wie erklären Sie es einem Kunden?

Dr. Iris Bruns: Ein Integriertes Managementsystem ist ein ganzheitlicher Ansatz des Managements in einem Unternehmen. Verschiedene Managementbereiche bilden die einzelnen Bausteine des IMS. Das Integrierte Managementsystem unterstützt dabei, sämtliche Prozesse effizient und transparent abzubilden, zu planen, zu lenken und zu optimieren. Dabei ermöglicht es die zentrale Erfassung und Bearbeitung verschiedener paralleler Systeme im Unternehmen und die Abbildung mehrerer Normen, Gesetze und anderer Regelwerke unter einer einheitlichen Oberfläche. Einfach gesagt: Es verhindert doppelte Arbeit und schafft Synergien.

In der Praxis und nach gängiger Struktur ist das Managementsystem wie folgt aufgebaut: Ganz oben sind die Geschäftsprozesse positioniert, darunter die Prozesse und Teilprozesse, wiederum gestützt durch Verfahren, welche heruntergebrochen werden auf Arbeits- beziehungsweise Prüfanweisungen. In diese Struktur gliedern sich im Grunde alle Managementbereiche ein, unabhängig davon, ob es sich um Arbeitsschutz, Datenschutz, Energiemanagement, Auditmanagement, Qualitätsmanagement oder weitere Managementbereiche handelt. 

Intelligente digitale Lösungen bieten zusätzliche Funktionalitäten an, welche die Nutzung, Bearbeitung und Verwaltung der zugehörigen Dokumentation unterstützen. Mit solchen integrierten Komplettlösungen wird die Komplexität des Dokumentationssystems reduziert und beherrschbar gemacht. Heutzutage gehen integrierte Komplettlösungen noch einen Schritt weiter hinsichtlich der Vernetzung mit anderen Systemen: Integrierte und vernetzte Komplettlösungen stellen den aktuellen Stand der Technik dar. Diese Lösungen sind heute häufig webbasiert und werden zum Beispiel als Business Cloud Lösung umgesetzt, wobei der Grad der Vernetzung mit anderen Systemen, wie beispielsweise ERP, Kennzahlen, Workflows oder anderen technischen Lösungen, steigt.

Moderne elektronische Managementsysteme wie ConSense IMS ENTERPRISE unterstützen beim Aufbau eines wirklich lebendigen und genutzten Systems: Sie sind heutzutage nicht mehr zentralistisch und schwergängig, sondern agil und leben von der Beteiligung aller Mitarbeitenden. Das schafft Akzeptanz und motiviert zur Nutzung.

DER PROZESSMANAGER: Gut implementierte Managementsysteme erhöhen die Kundenzufriedenheit, machen Prozesse effizienter und sparen Kosten ein. Warum ist ein Integriertes Managementsystem besser ist als viele separate?

Dr. Iris Bruns: Bereits wenn in einem Unternehmen nur zwei Regelwerke abgebildet werden müssen, also zum Beispiel neben dem Arbeitsschutz- auch das Qualitätsmanagement implementiert wird, macht ein Integriertes Managementsystem Sinn. Und umso mehr natürlich, je mehr Regelwerke zu berücksichtigen sind. Gerade harmonisierte Normen oder Regelwerke mit großen Überschneidungen wie die DS-GVO und die ISO 9001:2015 erbringen als zwei Bausteine eines Integrierten Managementsystems sehr viele Vorteile und Synergien. Bei Insellösungen und Parallelsystemen besteht hingegen die Gefahr von Redundanzen oder sogar widersprüchlichen Vorgaben. Ein IMS benötigt deutlich weniger Pflegeaufwand und sorgt für mehr Transparenz, sodass dadurch deutlich mehr Ressourcen für die eigentlichen Aufgaben wie KVP zur Verfügung stehen. 

Ein IMS erleichtert Unternehmen, sich an die sich schnell verändernden Anforderungen von Kunden oder Märkten, Gesetzen oder Normrevisionen anzupassen. Bei neu zu implementierenden Regelwerken bzw. Managementbereichen ist das IMS, verglichen mit einem autarken System, ebenfalls die zukunftsträchtigere Lösung. In diesem Fall kann auf bereits Bestehendem aufgebaut werden, zum Beispiel auf Inhalten und Methoden. Somit lassen sich neue Bereiche schneller und mit weniger Aufwand implementieren. Sollen voneinander unabhängig gewachsene Parallelsysteme später zusammengeführt werden, ist in der Regel ein behutsames und sukzessives, und damit eher langfristiges Vorgehen zur Systemharmonisierung notwendig, um erfolgreich unternehmensweit einheitliche Standards schaffen zu können. Lösungen wie ConSense PORTAL sind auch darauf ausgerichtet, solche schrittweisen Harmonisierungen optimal zu unterstützen.

Unter dem Strich „schlägt“ ein Integriertes Managementsystem separate Parallelsysteme hinsichtlich der Akzeptanz der Mitarbeiter, der Effizienz und der Wirtschaftlichkeit, die wiederum eng mit der Kundenzufriedenheit in Relation steht.

“Integrierte Managementsysteme bieten für alle Mitarbeitergruppen gleichermaßen einen Mehrwert !”

DER PROZESSMANAGER: Die Einführung eines Integrierten Managementsystems und das damit verbundene Heben von Erfolgspotenzialen dauert teilweise sehr lange. Was kann man tun, um bei den Mitarbeitern für Interesse und Akzeptanz für das System zu werben? 

Dr. Iris Bruns: Ein spürbarer Mehrwert des Systems zeigt sich für die verschiedenen Unternehmensebenen und Personengruppen unterschiedlich schnell, daher sollte man diesen Punkt etwas differenzierter betrachten. Es ist wichtig, von Anfang an den verschiedenen Personengruppen im Unternehmen die jeweiligen Mehrwerte eines softwaregestützten Managementsystems darzulegen. Auf Ebene der Geschäftsführung können dies unter anderem aktuelle Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung sein, die übersichtlich auf einem Dashboard dargestellt werden. Auf Führungsebene kann dies die Möglichkeit der Maßnahmenlenkung sein, die die Prozessoptimierung im Sinne des KVP voranbringt und somit zu einer Effizienzsteigerung beiträgt. Die Effizienz lässt sich auch allein schon oft durch Automatisierung von Routineaufgaben in kurzer Zeit deutlich steigern. Für die Mitarbeitenden ist entscheidend, dass sie schnell einen spürbaren Nutzen und Erleichterung in ihrem Arbeitsalltag erfahren. Alltägliche Aufgaben sollen durch das IMS unterstützt und vereinfacht werden. Auch dies sollte schon sehr zeitnah nach Einführung des Systems der Fall sein – und ist somit ein wichtiges erstes erreichtes Ziel und ein sehr direkter Erfolg, 

In der ConSense GmbH vertreten wir die Ansicht, dass das Integrierte Managementsystem für alle Mitarbeitergruppen gleichermaßen einen Mehrwert bieten und alle Beschäftigten zur Mitwirkung animieren soll. Das System soll Führungskräfte und Qualitätsmanager ebenso erreichen wie Beschäftigte im Büro oder der Produktion. Jeder sollte die Möglichkeit haben, sich am System zu beteiligen und sein Feedback abzugeben. Dazu ist es notwendig, die Prozesse so realitätsnah wie möglich abzubilden, damit sich jeder einzelne Mitarbeiter mit seiner Tätigkeit wiederfindet. Das trägt erheblich zur Akzeptanz des Managementsystems bei. Zugleich sorgt das Integrierte Managementsystem für mehr Transparenz, unter anderem hinsichtlich anderer Abteilungen und insbesondere der Schnittstellen zwischen den Abteilungen. Dies verhilft zu mehr Verständnis untereinander. 

Darüber hinaus lässt sich durch gezieltes internes Qualitätsmanagement-Marketing die Akzeptanz im Unternehmen weiter steigern. Wir verfolgen bei Einführungsprojekten einen ganzheitlichen Ansatz, bestehend aus Technik, Organisation und Mensch. Das heißt, wir unterstützen unsere Kunden nicht nur softwaretechnisch, sondern auch praxisnah beratend auf Basis des QM-Lifecycles. So haben wir zum Beispiel die unsere QM-Marketing-Initiative gegründet und geben unseren Kunden verschiedenste interne Marketingmaßnahmen an die Hand, die dabei unterstützen, mehr Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu schaffen und Begeisterung für das Managementsystem zu wecken. Diese Maßnahmen umfassen Angebote, die gezielt die unterschiedlichen Nutzergruppen ansprechen. Sie reichen von individuell zusammenstellbaren Dashboards für die wichtigsten Kennzahlen über Lesezeichen für oft genutzte Prozesse und Dokumente, Themen-Abonnements für WIKI-Artikel bis hin zu originellen Anreizen zur Nutzung des Systems, die auf den ersten Blick nichts mit Qualitätsmanagement zu tun haben müssen, beispielsweise das Bereitstellen von unternehmensinternen Tippspielen zu aktuellen Sportereignissen oder einem Adventskalender zur Vorweihnachtszeit. Diese Maßnahmen sind wirkungsvolle kleine Türöffner, um die Aufmerksamkeit spielerisch auf das Managementsystem zu lenken. Beteiligung, Akzeptanz und Transparenz sind der Schlüssel zum Aufbau eines wirklich lebendigen Managementsystems.

DER PROZESSMANAGER: Abschließend noch eine Einschätzung: Zunehmende Digitalisierung wird durch die aktuelle Situation extrem beschleunigt. Wie können Integrierte Managementsysteme insbesondere dem deutschen Mittelstand dabei helfen, konsequenter bei der Umstellung zu agieren und aus der Krise als Gewinner hervorzugehen?

Dr. Iris Bruns: Die Digitalisierung eines Managementsystems ist der Grundstein für mehr Effizienz: Die Komplexität eines Managementsystems und der zugehörige Dokumentationsbedarf wachsen sehr schnell an. Unternehmen müssten große personelle Ressourcen zur Verfügung stellen, um ein aktuelles und der Realität entsprechendes System in Papierform aufrechtzuerhalten. Gleichzeitig verlieren papierbasierte Dokumentationen immer weiter an Bedeutung. Ein digitales IMS ermöglichst eine umgehende Reaktion auf sich verändernde Gegebenheiten und erreicht alle Mitarbeitenden schnell mit aktuellen und gültigen Informationen und Änderungen, sofern Informationsverwaltung und Pflege so dezentral wie möglich erfolgen und die Inhalte fortlaufend agil an die sich verändernde Realität angepasst werden.

Der globalisierte Wettbewerb mit steigendem Kostendruck stellt Unternehmen vor besondere Herausforderungen. Sie müssen immer flexibler und schneller auf Kunden und Märkte reagieren. Ein agiles Qualitätsmanagement soll proaktives Handeln ermöglichen und alle Unternehmensbereiche unterstützen. Wer Kundenerfahrungen verbessern, bestehende Services optimieren und neue Serviceleistungen anbieten möchte, benötigt einen exzellenten Kundenservice und ein funktionierendes und modernes Management- und QM-System, das mit der Entwicklung des Unternehmens Schritt hält. Das können auf lange Sicht nur integrierte und vernetzte Komplettlösungen leisten.

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