Als Diplom-Ingenieur im Maschinenwesen stiegen Sie vor mehr als 20 Jahren in die PROTEMA Unternehmensberatung GmbH ein. Ihre Unternehmensberatung beschäftigt sich vor allem mit dem Prozessmanagement. Was begeistert Sie besonders am Thema?
Aus der Sicht des Beraters begeistert mich vor allem das vielfältige Betätigungs- und Gestaltungsfeld – von der Existenz der Prozesse über deren Zusammenhang bis hin zum Qualitätsmanagement. Im Prozessmanagement werden alle Fachdisziplinen und Funktionsbereiche, z.B. Lieferkette, Produktionsprozess oder Entstehungsprozess, sowohl ganzheitlich als auch einzeln betrachtet.
Was hat sich in den letzten 20 Jahren im Prozessmanagement verändert?
Wie hat sich Ihre Tätigkeit als Berater verändert?
Vor 20 Jahren stellte man sich die Frage „Was ist eigentlich ein Prozess im Vergleich zu einer Funktion oder einer Abteilung?“. Deshalb mussten wir erst einmal die Basisarbeit bzw. die Entwicklungsarbeit leisten. Es war zum Teil einfacher, da weniger Vorwissen sowie Definitionen bestanden. Etwa 10-15 Jahre später war das Prozessmanagement sehr IT bzw. SAP getrieben, sodass die Prozesse nach den Modulen in SAP benannt wurden. Es war extrem schwer andere Begrifflichkeiten sowie andere Ansätze in Unternehmen zu bringen. Begriffe wie „Process Owner“ waren stark mit IT Projekten verknüpft. Bisher war Prozessmanagement sehr an die IT behaftet. Deshalb war es eine Herausforderung neue Definitionen, die eher aus der Sicht Performance Verbesserung sowie Management System für das Tagesgeschäft zu sehen sind, zu finden.
Die Erfahrung ist natürlich gewachsen, doch die Arbeit selbst in den Unternehmen hat sich nicht verändert. Prozessmanagement ist heute etabliertet, deshalb besteht weniger Erklärungsbedarf in den Begrifflichkeiten. IT-Lösungen schaffen heute bessere Voraussetzungen für das Prozessmanagement.
Wie groß ist die Rolle externer Beratungen bei der Einführung von Prozessmanagement? Welche Vor- und Nachteile sehen Sie bei Unternehmensberatungen im Vergleich zu den Projekten in Eigendurchführung?
Durch externe Berater sind verschiedene Interaktionsformen möglich: Coach, Sparringspartner, Moderator für Workshops um Konflikte zu vermeiden, Teamunterstützung für 3-5 Leute aller möglichen Prozesse bei der Prozessmodellierung etc.
Dabei ist es wichtig die Menschen aus den Unternehmen von Beginn an einzubeziehen und die Prozesse selbst erarbeiten zu lassen. Wir arbeiten dabei nur als Übermittler, Moderator oder Mediator. Der Berater darf die Lösung für das Unternehmen nicht allein ausarbeiten. So werden Prozesse eingehalten.
Wenn Unternehmen das Prozessmanagement ohne die Hilfe externer Beratungen einführen, wird es methodisch meist spannend. Am Ende findet man dabei oft nur die Arbeitsbeschreibung einer Abteilung vor. Das End-2-End bringt erfahrungsgemäß den meisten Mehrwert. Deshalb ist die ganzheitliche Betrachtung mit externen Beratern leichter.
Was würden Sie als externer Berater bei der Einführung von Prozessmanagement heute anders machen?
In den Jahren und in den verschiedenen Projekten habe ich diverse Fehler sowie Erfahrungen gesammelt. Heute kann ich daraus folgende Empfehlungen geben:
- Dokumentation mit Kennzahlen: Der Ist-Zustand sollte anfangs dokumentiert werden um den Reifegrad Richtung Zielerreichung zu analysieren.
- Vorgehensweise agiler gestalten: Von der Gesamtübersicht sollte in wichtige Prozesse eingestiegen werden. Entweder in die Prozesse mit dem größten Verbesserungspotential oder mit der größten Hebelwirkung bzgl. Kundenzufriedenheit oder Wettbewerbsvorteil.
- Der Prozess sollte direkt mit einem neuen Prozessmanagement Tool begleitet und dokumentiert werden
Warum spielt Prozessmanagement eine so entscheidende Rolle? Welche Chancen und Tipps können Sie Unternehmen geben, welche bisher kein Prozessmanagement eingeführt haben?
Viele denken das Prozessmanagement sei nicht wichtig, doch dieses schafft klare Spielregeln sowie Abgrenzungen bzgl. Verantwortungsbereich, Erwartungen und schafft zusätzlich Transparenz.
Um den Erfolgsfaktor zu steigern, ist zum einen der Detaillierungsgrad entscheidend, damit Freiheiten für Ideen und Kreativität gegeben sind. Zum anderen sollte das Prozessmanagement fest als Disziplin im Unternehmen verankert werden.
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PROTEMA steht bereits seit über 20 Jahren für die PROzessorientierte Verbindung von TEchnik und MitArbeitern in einer leistungsfähigen Organisation. Als Beratung unterstützen wir Unternehmen weltweit in den Themen Strategie- und Prozessberatung, Fabrik- und Logistikplanung sowie Simulation.