Bernd Ruffing: Geschäftsprozesse bedeuten Ordnung im Unternehmen!

Bernd Ruffing ist Inhaber von prozesspunktnull – Die Praxis für Geschäftsprozesse. Der Stratege mit Blick fürs Ganze und einem guten Schuss Humor beschäftigt sich seit über 15 Jahren mit Geschäftsprozessen. Im Gespräch erzählt er von Chancen und Risiken im Geschäftsprozessmanagement und welche Eigenschaften einen guten Prozessmanager ausmachen.

Sie sind bereits seit 15 Jahren im Geschäftsprozessmanagement tätig. Was begeistert Sie besonders an diesem Thema?

Unser ganzes Leben besteht aus Abläufen: das fängt morgens mit dem Zähneputzen an, geht über „Auto fahren“ und „Essen kochen“ bis zu der „Zu-Bett-geh“-Routine. Wenn man genau hinsieht, findet man überall Prozesse und Prozessmanagement. Das allein begeistert mich schon. Allerdings erzählen meine Eltern immer wieder Geschichten, dass ich schon als kleiner Junge sehr an allem interessiert war, was mit methodischer Lösungsfindung und strategischen Ansätzen zu tun hatte. Nach Ihrer Aussage war ich schwer von Puzzle-Spielen zu trennen und habe auch recht gerne Mühle, Dame und ähnliche Gesellschaftsspiele gespielt. Also steckt vielleicht auch ein Stückchen Veranlagung hinter der Begeisterung.

Was sind die Chancen und Grenzen des Geschäftsprozessmanagements?

Um mal hinten anzufangen: ich glaube nicht, dass es Grenzen gibt. Wie schon erwähnt, wird unser ganzes Leben von Abläufen bestimmt. Alles, was ich im Unternehmen mache, jede Veränderung, alles hat immer mit den Geschäftsprozessen zu tun. Ich wüsste nicht, wie oder wann sich das ändern sollte. Das scheint mir unmöglich.

Die Chancen dagegen sind vielfältig, das kommt immer zuerst auf die Unternehmensstrategie und die Ziele an. Da kommen natürlich dann die Klassiker wie Effizienz steigern und dadurch den Gewinn erhöhen und die Kosten senken. Durch Geschäftsprozesse bringt man Ordnung und Struktur ins Unternehmen, kann Chaos bekämpfen und verhindern. Und natürlich hat man auch große Kontrolle, ist fit und flexibel für Veränderungen. Das gibt die Sicherheit, nicht den Anschluss im Wettbewerb zu verlieren.

Zu Ihren Top-Fähigkeiten zählt das Dolmetschen für IT und Fachbereiche. Gerade mit der zunehmenden Digitalisierung wächst hier der Anforderungsbereich. Welche Chancen und Gefahren sehen Sie durch den verstärkten Einsatz von IT Systemen innerhalb des Geschäftsprozessmanagements für Unternehmen?

Generell ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen ja eine der Kernaufgaben des Prozessmanagements. Wenn ich über optimale Effektivität und Effizienz spreche, komme ich an dem Thema nicht vorbei. Daher ist die Digitalisierung ja nichts Neues und bringt, richtig eingesetzt, nur Vorteile. Die Kehrseite ist, dass immer schneller neue und andere Lösungen den Markt überfluten. Da ist es vor allem für kleine Unternehmen schwer, wirklich zu wissen, was richtig und was wichtig ist. Zudem geht der Trend ja deutlich von vollständigen Lösungen, z.B. ganze Warenwirtschaftssysteme, zu einzelnen „as a Service“ Produkten. Das erfordert bei der Integration viel mehr Aufwand und Abstimmung. Das größte Problem hat aber eigentlich nichts mit der Digitalisierung zu tun. Viele versuchen immer noch, Lösungen zu integrieren, die nicht zu ihren Prozessen passen. Das geht selten gut. Immer zuerst der Ablauf, dann die IT.

Sie sind „immer auf der Suche nach pfiffigen Leuten, die anders sind und in unser Team passen“. Welche fachlichen und persönlichen Fähigkeiten sollte ein Prozessmanager besitzen, der für Sie (oder generell als solcher) arbeiten will?

Die drei wichtigsten Fähigkeiten eines Prozessmanagers sind für mich:

1. Fragen stellen: ein Prozessmanager muss nicht alles wissen. Er muss nur die richtigen Fragen stellen können und wissen, wann und wo man die stellt.
2. Neugierde: man muss bereit sein, Neues zu entdecken und Gewohntes zu hinterfragen
3. Methodisch und analytisch: ein Prozessmanager sollte Spaß dabei haben, Probleme zu zerlegen und ihnen so auf den Grund zu gehen. Dazu gibt es viele Methoden.

Wer bei uns arbeiten will, darf gerne der Normalo sein. Wir arbeiten gerne in Jeans. Wir sind sehr teamorientiert. Wir haben alle viel Spaß, zeigen das und leben es aus. Und wir stehen auf einfach und pragmatisch. Theorie ist schön, aber wir bevorzugen schnelle machbare Lösungen vor hochkomplizierten Konzepten mit vielen Fachbegriffen.

Neben „prozesspunktnull“ sind Sie als Blogger bzw. Podcaster „Prozessmaler“ aktiv. Wie kam es zur Idee für den eigenen Blog zum Thema Prozessmanagement?

Zu allererst ist der Prozessmaler ja nur eine andere Form meiner Beratung. Dort vermittele ich auch mein Wissen und meine Erfahrung. Und auch dort ist es eines meiner Ziele, die Menschen für Prozessmanagement zu begeistern und sie selbst fit für Prozessarbeiten zu machen. Denn ein Blog und Podcast zu starten war ja nur ein logischer Schritt. Grad vor kurzem haben wir auch unseren YouTube Kanal gestartet. Damit haben wir sozusagen auch das visuelle Medium in Angriff genommen. Hintergrund des Ganzen ist: viele denken immer noch, dass Prozessmanagement etwas sehr Kompliziertes ist. Und das sowas nur für große Konzerne wichtig ist. Oft, vor allem zu meiner Startzeit, gab es auch nur Blogs und Podcasts, die genau das bestätigten: toll für Experten, aber nicht verständlich für die „Masse“. Das wollte ich ändern.

Über die Prozessmanagement Beratung prozesspunktnull:

prozesspunktnull – Die Praxis für Geschäftsprozesse – ist eine Managementberatung mit Sitz in Bexbach, Saarland. Unsere Vision ist es, mit einfachen und pragmatischen Prozessmanagement-Maßnahmen die Unternehmen fit für Veränderungen und Herausforderungen zu machen.

prozesspunktnull unterstützt Unternehmer und Entscheider kleiner und mittelständischer Unternehmer bei den ersten richtigen Schritten in die Welt der Geschäftsprozesse und allen Veränderungen, die diese betreffen: von konkreten Erste-Hilfe-Maßnahmen bis einer nachhaltigen Vorsorge.

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