Unter dem englischen Begriff Key Performance Indicator (KPI) werden Leistungsindikatoren verstanden, die den Fortschritt wichtiger Zielsetzungen von Unternehmen hinsichtlich Erfolg und Leistung abbilden.

Was sind KPIs eigentlich? KPI Bedeutung

Definition KPI: Mit dem englischen Begriff Key Performance Indicators (deutsch – KPI) sind Leistungsindikatoren gemeint, die den Fortschritt wichtiger Zielsetzungen von Unternehmen hinsichtlich Erfolg und Leistung abbilden. Aufgabe des Top-Managements ist es, das gesamte Unternehmen im Blick zu behalten.

Prozesse müssen funktionieren und die Zufriedenheit der Kunden steht im Vordergrund. Um dies zu überwachen, bedarf es weniger, einfacher Kennzahlen, die vermitteln ob das Unternehmen gute oder schlechte Arbeit verrichtet.

KPIs haben in den meisten Fällen einen direkten Bezug zu Prozessen. Die Kennzahl wird so ausgewählt, dass sichtbar wird, inwiefern der Leistungsgrad bzw. Erfüllungsgrad des Prozesses den ursprünglichen Anforderungen entspricht.

Messen und Kontrollieren

Sind die richtigen KPIs unter Berücksichtigung der folgenden Faktoren ausgewählt, vereinfachen sich Auswertung und Kontrollprozess. Es herrscht zudem Klarheit sowohl über die Unternehmensziele als auch darüber, wie einzelne Mitarbeiter diese beeinflussen können.

KPIs sollten folgende charakteristische Eigenschaften haben:

Strategisch: Sie müssen mit dem Ziel und der Vision des Unternehmens übereinstimmen.

Einfach: KPIs sollten sowohl einfach messbar als auch leicht verständlich sein. Die Mitarbeiter müssen wissen, wie die KPIs gemessen und berechnet werden. Dadurch können sie eigene Ideen und Innovationen einfließen lassen.

Kaskadierend: Kaskadierende KPIs durchlaufen von der höchsten Ebene sämtliche Abteilungen bis hinunter zum einzelnen Mitarbeiter. Die strategischen Unternehmensziele sind dadurch über das gesamte Unternehmen verteilt. Das ermöglicht eine klare Abgrenzung von Aufgaben, lässt Synergien zwischen den Instanzen entstehen und führt zu effektiver Kommunikation auf allen Ebenen.

Umsetzbar: Mitarbeiter müssen wissen, wie sie Kennzahlen beeinflussen können.

Messbar: Kennzahlen müssen messbar sein. Das bedeutet aber nicht, dass sie unbedingt mengenbezogen sein müssen (wie z. B. Anzahl von Produkten, die innerhalb eines Monats verkauft wurden). Qualitative KPIs wie Kundenzufriedenheit oder Engagement der Mitarbeiter werden ebenfalls in Umfragen ausgewertet.

Wichtig ist, dass den KPIs immer solide Ziele zugrunde liegen, basierend auf der Vision des Unternehmens.

Fristgerecht: Die Ergebnisse der KPIs werden in Berichten dargestellt. Hier gilt es, die richtige Frequenz zu finden. Wird zu häufig berichtet, könnte man überwältigt sein von der Datenflut. Passiert es zu selten, besteht die Gefahr, dass das Unternehmen Trends verpasst oder erheblich von seinem Kurs abkommt.

Sichtbar: Die Sichtbarkeit im gesamten Unternehmen ist ebenfalls ein essenzieller Bestandteil effektiver KPIs. Das globale Bewusstsein über Ziele und Kennzahlen sorgt genauso wie bei den kaskadierenden KPIs dafür, dass Mitarbeiter engagierter arbeiten.

Monitoring und Darstellung der KPIs

Für eine aussagekräftige Erfolgsmessung mit KPIs sind die definierten Kennzahlen kontinuierlich zu prüfen und den Verantwortlichen in geeigneter Weise zu präsentieren. Hierfür lassen sich verschiedene Darstellungsformen wie Diagramme oder Ampeldarstellungen verwenden. Diese können elektronisch oder in Papierform regelmäßig beispielsweise der Unternehmensführung vorgelegt oder öffentlich für die komplette Belegschaft sichtbar ausgehängt werden.

Oft kommen für das gleichzeitige Monitoring und die parallele Darstellung vieler verschiedener KPIs sogenannte Dashboards zum Einsatz. Diese Dashboards bestimmen KPIs automatisiert und bieten eine übersichtliche elektronische Darstellung in aggregierter Form.

Für den Unternehmenserfolg relevante KPIs werden visuell leicht verständlich aufbereitet und häufig in Echtzeit aktualisiert. Dies bietet die Möglichkeit, schnell auf Veränderungen im Zielerreichungsgrad bestimmter Bereiche zu reagieren. Auf dem Markt existieren zahlreiche Softwarelösungen zur Visualisierung von KPIs mit Dashboards.

KPIs in der Leistungsbeurteilung

Mit den Kennzahlen kann unter anderem bestimmt werden, wie erfolgreich die Abläufe innerhalb eines Unternehmens sind. Hieraus ergibt sich eine datenbasierte Kontrollmöglichkeit für die jeweiligen Geschäftsprozesse.

KPIs helfen sowohl dem Controlling als auch dem Management bei der Analyse des Unternehmens. Auffälligkeiten können so effizient ausfindig gemacht und eine ggf. notwendige Anpassung schnellstmöglich vorgenommen werden.

Tatsächlich gibt es jede Menge verschiedener KPIs, die je nach Branche, Unternehmen und Abteilung von größerer oder geringerer Bedeutung sind. Für den Einkauf sind andere Zahlen wichtiger als für den Verkauf, die Buchhaltung beschäftigt sich mit anderen KPIs als das Marketing. Welche Indikatoren im Fokus stehen (sollten), muss individuell festgelegt werden. Hierfür ist insbesondere wichtig, welche Ziele verfolgt werden.

Prozesskennzahlen

Auch im Prozessmanagement, beziehungsweise in der Bewertung von Geschäftsprozessen, werden KPIs verwendet. Kennzahlen für Prozesse leiten sich in der Regel von den einzelnen Prozesszielen ab; sie stellen die Bemessungsbasis. Ohne ein vorher definiertes Ziel gibt es keine Grundlage zur Bewertung der KPIs, was sie de facto überflüssig macht.

Ist ein Ziel, oder mehrere definiert, muss infolgedessen ausgewählt werde, welche die richtigen Kennzahlen zur Überprüfung sind. Zuallererst sollte sichergestellt werden, dass die Prozesskennzahlen den Verantwortlichen bzw. dem Management auch sinnvoll dienen, das Erreichen der Ziele zu überprüfen. Es muss also eine direkte Korrelation gegeben sein.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Übersichtlichkeit. Ein großer Wust an hochkomplexen Kennzahlen lähmt den Controllingprozess und senkt so die Effizienz des ganzen Projekts. Des Weiteren sollte darauf geachtet werden, dass die KPIs in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen. Liegt der Fokus beispielsweise nur auf dem Sparen von Kosten, während gleichzeitig die Performance leidet, bringt dies das Unternehmen auch nicht weiter.

Dafür müssen die Kennzahlen in ihrer Anzahl überschaubar und ausgewogen sein sowie möglichst real die Geschäftsinhalte abbilden. Mit dem von der BPM&O entwickelten Prozesskennzahlen-Kompass ist eine Struktur verfügbar, wie die richtigen Kennzahlen systematisch ausgewählt werden können.

Siehe auch:

Dokumente und Downloads:

  • keine Dokumente zum Download verfügbar.

Literatur: 

  • Literatur Radar 2018 (zum Beitrag)
  • Balanced Scorecard für KMU

Quellen und Einzelnachweise

Weblinks:

Wissendatenbank-Partner und Autoren:

Autoren:

  • Michael Durst (Xing-Profil)
  • Sascha Hertkorn
  • Christopher Eischer
  • Nico Schweisser