Mit Blick auf unsere nun mehr als dreijährige Erfahrung in der Automatisierung von Prozessen mit Robotic Process Automation (RPA) werden wir häufig gefragt, welche Prozesse sich für eine Umsetzung eignen. Hier finden sich schnell „wissenschaftliche“ Kriterien, die eine Auswahl erleichtern. Darüber hinaus identifizieren wir in Projekten sehr erfolgreich Prozesse mit Automatisierungspotenzial in kurzen Workshops.

Warum RPA?

Im Zuge der Industrialisierung sind mit Hilfe von Maschinen und Robotik immer menschenwürdigere Arbeitsbedingungen geschaffen worden. Es entstand mehr und mehr ein Gleichgewicht zwischen Wertschöpfung und Wertschätzung. Im Zuge fortschreitender Digitalisierung steigt der Aufwand, Daten zu verarbeiten, exponentiell. Dazu gehören ein deutlich gestiegenes Datenvolumen, immer kosteneffizientere Rechenressourcen, neue Formen der Mensch-Maschinen-Interaktion sowie fortschrittliche Analysen, die die digitale Transformation vorantreiben.

Hierbei entstehen zunehmend monotone Arbeitsabläufe, die nur bedingt menschliche Fähigkeiten erfordern. An dieser Stelle kann ein Bot den Menschen von seinen stupiden Tätigkeiten entlasten und Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten schaffen.

Jetzt starten – aber wie?

Wir sind davon überzeugt, dass im Umgang mit einer neueren Technologie erlebbare Erfahrungen unverzichtbar sind. Über das Ausprobieren können Sie sich von dem Nutzen in Ihren Prozessen und Systemen zu überzeugen.

Profitieren Sie von unserer Erfahrung. Gerne begleiten wir Sie in einem Pilotprojekt in allen Projektphasen und übergeben Ihnen nach 2 – 3 Wochen den ersten produktiven Roboter.

Effizientere Kundenberatung durch autonomen Preisvergleich

Mit einem dieser Helfer können große Datenansammlungen abgearbeitet und überlastete Mitarbeiter in ihrem täglichen Geschäft unterstützt werden. Ein Prozessbeispiel ist der Vergleich von Preisen, der eine hohe Anzahl von plattformübergreifenden Eingaben und Klicks erfordert. Hierbei kann der von uns angebotene Bot wie ein Assistent in das System integriert werden und die Effektivität einer Beratung durch Bereitstellung von Echtzeit-Analysen steigern.

Sicherheit durch automatisiertes On- und Offboarding von Mitarbeitern

Eine weitere Herausforderung vieler Unternehmen ist die zunehmende Flut an unstrukturierten Daten. Ein Beispiel hierfür ist der On-/Offboardingprozess, welcher abteilungsübergreifende Handlungen und somit eine aufwendige interne Kommunikation erfordert. Hierbei muss nicht nur das aktive Tagesgeschäft Einzelner unterbrochen, sondern auch bei jedem Schritt Daten erneut erfasst und eingepflegt werden, was oftmals zu Eingabefehlern führt.

In der RPA-Lösung werden nach einem positiven Bewerbungsgespräch einmalig alle relevanten Personaldaten einer E-mail, die vom Personalbüro an den Roboter gesendet wird, entnommen. Diese Daten können nicht nur für das Onboarding, sondern beispielsweise auch für die anschließende Bestellung von Visitenkarten und der Einrichtung der Signatur verwendet werden.

Permanente Pflege von Kundendaten

Besonders in Branchen mit vielen Kundendaten (wie Energieversor- gungsunternehmen) ist der Datenabgleich und deren regelmäßige Aktualisierung ein enormer Aufwandstreiber. Hierzu bietet beispielsweise die cronos bereits automatisierte Lösungen an, die multiple Änderungen von Bankverbindungen und Tarifen systemübergreifend überprüfen und aktualisieren.

Abarbeitung unplausibler Zählerstände

Eine weitere Herausforderung in der Energieversorgungsbranche ist die Plausibilisierung von Messdaten unmittelbar nach ihrer Erfassung. Oft kommt es vor, dass beispielsweise ein Zählerstand nicht innerhalb des errechneten Toleranzbereichs liegt. Dafür kann es viele Gründe geben, die alle eine andere Handlungsweise erfordern. Die im Bot integrierten Logiken arbeiten wie ein Filter und werden von der cronos kontinuierlich verbessert.

Die erfassten unplausiblen Zählerstände werden anschließend durch einen aktiven Eingriff in die Datenbank bereinigt oder für eine manuelle Nachbearbeitung bereitgestellt.

Datenabgleich zwischen Marktstammregister und SAP

Eine gesetzliche Vorgabe verpflichtet Anlagenbetreiber und Einspeiser, alle ihre betriebenen Anlagen im Marktstammdatenregister (MaStR) zu registrieren. Die Netzbetreiber sind daraufhin verpflichtet, diese Angaben mit den Daten in ihrem System abzugleichen. Der Roboter liest hierzu alle abzugleichenden Informationen aus den Plattformen MaStR und SAP aus. Fehlende oder ab- weichende Angaben werden in einem Korrekturvorschlag an den Betreiber/Einspeiser zurückgesendet.

Im SAP fehlende Daten wie die MaStR-Nummer werden ergänzt. Zusätzlich wird der technische Platz im MaStR geprüft, zugeordnet und ggf. angelegt. Gibt es keine notwendigen Korrekturen, wird der Antrag akzeptiert. Auch bereits vollständig akzeptierte Korrekturvorschläge werden vom Roboter automatisch akzeptiert. Stimmen die hinterlegten Daten der Betreiber/Einspeiser nach dem Korrekturvorschlag immer noch nicht überein, wird ein Ticket für einen Sachbearbeiter angelegt.

Passives Einkommen durch automatisierte Antragsbearbeitung

Alle Bots können entweder ohne menschlichen Eingriff (unattended) oder durch aktive Ansteuerung (attended) ausgeführt werden. Der unattended Bot eignet sich besonders, wenn Daten in unregelmäßigen Abständen erfasst und unmittelbar weiterverarbeitet werden sollen. Ein Beispiel ist die automatisierte Forderungsanmeldung, die von der cronos in Zusammenarbeit mit einer Anwaltskanzlei entwickelt wurde. In diesem Fall interagiert der Roboter mit der OCR-Datenerfassung eines externen Servers, wodurch eine präzisere Auslesung händisch ausgefüllter Anträge möglich ist.

Im zweiten Schritt greift der Bot auf ein System zu und kann bis zu 90 % der Fälle mithilfe von Buchungsregeln verarbeiten.

Durch die automatisierte Abarbeitung von Anträgen entsteht ein vertrieblicher Vorteil, da die Einreichung meist auch eine direkte Umsetzung bedeutet.

Aussicht

Wir beobachten, dass immer mehr Unternehmen datenaufwendige Prozesse outsourcen, weil sie zu wenig personelle Ressourcen besitzen, um diese selbst zu bearbeiten. Hierbei entstehen oft unnötig hohe Kosten und eine Abhängigkeit, die kontinuierlich steigen kann. Deswegen bietet die cronos die Integration einer RPA-Lösung in Kombination mit Schulungen an, sodass sich eine nachhaltige Unabhängigkeit realisieren lässt. Mit dem vermittelten Wissen können Wartungsarbeiten im Betrieb durchgeführt und weitere potenzielle Automatisierungen realisiert werden.

Einer Studie zur Folge steigen die Investitionen in RPA-Know-how in den nächsten Jahren enorm. Über die Hälfte aller Betriebe, in denen bereits RPA-Lösungen umgesetzt wurden, gaben an, dass sich die Investitionen bereits innerhalb eines Jahres vollständig rentiert haben. Mit den vielen plattformübergreifenden Schnittstellen lassen sich zu- künftig weitere Technologien wie KI, Chatbots oder Process Analytics vergleichsweise einfach integrieren.

Somit bietet RPA einen guten Einstieg in den Prozess der digitalen Transformation. Auch in diesen spannenden Erweiterungen der Prozess- strecken arbeiten wir bereits an ersten Pilotprojekten.

Über den Autor

Ingmar Helmers trägt seit 2016 als Bereichsleiter die Verantwortung über das Thema Automatisierung mit RPA in der cronos Unternehmensberatung. Er ist seit 2020 Geschäftsführer der cronos automation GmbH. Tätigkeitsschwerpunkte: Prozesse und Prozessmanagement Prozesseffizienz und Automatisierung
Beratung entlang gesamter Wertschöpfungsketten
Erste RPA Projekte Anfang 2017 Heute ~ 100 RPA-Projekte bei über 60 Kunden

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