Für Jahrzehnte lagerten große Finanz-, Versicherungs- sowie IT-Unternehmen Teile ihrer in Near- bzw. Offshore Lösungen aus. Und während dieser Zeit hat sich dieses Vorgehen für die Unternehmen bezahlt gemacht. Dennoch steigen die Löhne in China und Indien pro Jahr zweistellig an. Könnte hier Robotic Process Automation (RPA) die Lösung sein?
Nachteile von Business Process Outsourcing
Das Outsourcing von bestimmten Aufgaben an externe Dienstleister kann zwar ein Unternehmen entlasten und gewisse Vorteile mit sich bringen. Doch ebenso gibt es einige Nachteile zu bedenken. Ein Auslagern von Aufgaben geht nämlich auch immer mit einem gewissen Kontrollverlust einher. Der externe Partner erhält praktisch die Hoheit über den Prozess und im schlimmsten Fall wird auf Fehler oder sich abzeichnende negative Trends zu spät oder falsch reagiert. Nutzt ein Unternehmen Outsourcing, macht es sich zudem vom Partner abhängig und riskiert außerdem Sicherheitsverstöße bei sensiblen Daten. Außerdem entsteht bei solchen Kooperationen immer ein großer Kommunikationsbedarf, der teilweise das Einsparpotential verringert und zunächst einmal zusätzlichen Aufwand bedeutet.
Die sechs größten Vorteile von Robotic Process Automation
Experten, wie z.B. KPMG oder Deloitte, belegen ca. 70 Prozent Kosteneinsparung durch RPA. Aber das ist noch längst nicht der einzige Vorteil den RPA gegenüber BPO hat. Das schrittweise Ersetzen von BPO durch RPA hat folgende sechs Vorteile:
- Bessere Kontrolle: Ihr Unternehmen regelt die Prozessautomation. Ihre Ziele werden also nicht von einem externen Dienstleister aus den Augen verloren. Der Aufwand für die Qualitätssicherung ist somit geringer.
- RPA Kosten: Konzeption und Implementierung von RPA verursacht einen Bruchteil der Kosten, die ein Outsourcing-Prozess mit sich bringt.
- Größere Vielseitigkeit: RPA lässt sich einfach auf unterschiedliche Prozesse anpassen. Wenn diese definierbar sind, lassen sie sich auch mit RPA umsetzen.
- Skalierbarkeit durch künstliche Intelligenz (KI): Der implementierte Bot kann schnell, je nach Auftragsvolumen, auf verschiedene Aufgaben hoch- oder herunterskaliert werden.
- Vereinfachte Kommunikation: Der digitale Helfer muss lediglich einmal programmiert werden und stört durch automatisierte Prozesse die Unternehmensprozesse nicht. Der Aufwand für die Kommunikation ist somit gering.
- Compliance: Der Bot arbeitet 365 Tage im Jahr 24 Stunden. Er erfüllt alle ihm übertragenen Compliance Anforderungen und arbeitet sehr präzise. Zudem lässt sich ein automatisiertes Prüfverfahren implementieren um allen Qualitätsansprüchen gerecht zu werden.
Folgende Business Process Outsourcing Beispiele sind jetzt schon besser mit RPA:
RPA in der Buchhaltung
Buchhaltungsprozesse gehören zu den Aufgaben, die gerne einmal auf einen externen Dienstleister abgewälzt werden. Die sich ständig wiederholenden Prozesse in der Zahlungsabwicklung, dem Kreditwesen und dem Forderungsmanagement brauchen allerdings in der Regel gar keine große Zahl an Mitarbeitern. Viele Prozesse in der Buchhaltung lassen sich relativ leicht mit einem Software-Roboter abarbeiten. Dieser kann selbständig Zahlungen anweisen, Mahnungen verschicken und Geldeingänge prüfen und mit anderen Daten abgleichen – ohne Fehler und sehr viel schneller als jeder noch so flinke Mitarbeiter.
RPA bei Personalprozessen
Das Recruiting und die Betreuung von Mitarbeitern ist ein weiteres Feld, das prädestiniert ist für die Optimierung mittels RPA. Auch hier gibt es eine Reihe von regelbasierten Prozessen, die aufgrund von rechtlichen Vorgaben und firmeninternen Regelungen in hohem Maße standardisiert ablaufen. So kann ein Roboter optimal Arbeits- und Fehlzeiten verwalten, die Personalvergütung prüfen und Gehälter anweisen sowie die Steuern und Abgaben auf der Grundlage der eingereichten Personalunterlagen berechnen und abführen.
Die Antwort: RPA ist Outsourcing!
Zu Beginn wurde gefragt, ob RPA das BPO abschafft: Grundsätzlich kann gesagt werde, RPA ist Outsourcing von Geschäftsprozessen. Jedoch an einen Roboter mit künstlicher Intelligenz, statt an einen externen Dienstleister. Und diese Art des Outsourcings wird nicht so schnell vergehen, denn Unternehmen erkennen, dass die Befreiung ihrer Mitarbeiter von wiederkehrenden Aufgaben zur Konzentration auf hochwertige Arbeit direkt zum Ergebnis beiträgt.
Die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale erfolgreicher Unternehmen sind Flexibilität, Agilität und die Fähigkeit, als Reaktion auf die Anforderungen der Kunden kostengünstig zu skalieren. RPA bietet diese Unterscheidungsmerkmale, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Effizienz und Produktivität zu steigern, Kosten zu senken und ihr Humankapital für strategische Aktivitäten zum Aufbau von Unternehmen zu verwenden.