„Digitale Transformation“ ist seit Jahren der am häufigsten gebrauchte, aber gleichzeitig auch am meisten missverstandene Begriff. Bricht man ihn auf seine beiden Bestandteile herunter, repräsentiert die „digitale Transformation“ sehr kraftvolle, ja sogar explosive Elemente, die sich grundlegend auf den Unternehmenserfolg auswirken und Impulsgeber für Unternehmen jeder Größe sein können. Es kommt nur darauf an, wie man diesen starken Einfluss erfasst, eingegrenzt und letzten Endes einsetzt.
Mit welchen Herausforderungen sehen Sie und Ihre Organisation sich aktuell besonders konfrontiert? Viel zu oft beginnen Unternehmen mit digitalen Initiativen, ohne ihre wichtigsten Herausforderungen, Probleme und Ziele wirklich im Detail zu verstehen. Sie handeln übereilt und müssen dann zurückschrauben und bewerten, ob ihre Bemühungen mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen und Compliance-Themen berücksichtigt wurden. Treten Sie stattdessen einen Schritt zurück und definieren Sie zunächst Ihre Herausforderungen.
Die drei Elemente der digitalen Transformation
Nachdem Sie Ihre Herausforderungen kennen und verstanden haben, lassen Sie uns nun die digitale Transformation genauer betrachten. Zur Verbildlichung lässt sich hier eine Kernreaktion heranziehen: Die drei im Reaktor kombinierten Elemente sind Analyse & Redesign, Workflow Automation und Robotic Process Automation (RPA). Analyse & Redesign beschreibt die Gestaltung eines besseren Prozesses und die Vergewisserung, dass das, was Sie tatsächlich umsetzen, die besten und qualitativ hochwertigsten Geschäftsprozesse sind. Als nächstes beschäftigt sich die Workflow Automation mit der Automatisierung kompletter Prozesse. Und schließlich erscheint ein neues Element auf der Bildfläche: die Robotic Process Automation. RPA lässt sich am besten als die Automatisierung von Aufgaben erklären. Es werden dabei eher banale Aufgaben durch Software-Bots ersetzt, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr Zeit für wertschöpfende Arbeiten zu ermöglichen. Gemeinsam sind diese Werkzeuge extrem leistungsfähig – und daraus folgt eine große Verantwortung.
Die Kraft der digitalen Transformation nutzen
Alle drei Elemente haben ihre Vor- und Nachteile. Doch jede der einzelnen Kategorien bietet Unternehmen einen Nutzen. Hinsichtlich Analyse & Redesign werden seit Jahren bereits großflächige Ansätze verfolgt. Während der Hochphase wurden oftmals Tausende Six-Sigma- und Lean-Fachleute auf Probleme angesetzt. Derartige Ansätze weisen jedoch stets Herausforderungen hinsichtlich des ROI auf. Wie können Sie sicherstellen, dass sich die wesentlichen finanziellen Investitionen auch in Form von verbesserter Qualität bezahlt machen? Es lässt sich oft schwer bemessen, wann einfach nur Prozesse neugestaltet werden.
Nimmt man die Workflow Automation hinzu, lässt sich oftmals ein deutlicher ROI beziffern. Enorme Vorteile sind normalerweise anhand der Aufstellung, Durchführung und Kontrolle effizienter Prozesse zu sehen. Die Herausforderung besteht hier üblicherweise in der Geschäfts- und IT-Koordination. Die IT wird häufig zu einem Engpass, der die Beweglichkeit der Unternehmensorganisation einschränkt, die in unserem neuen Zeitalter der digitalen Transformation wirkungsvolle Veränderungen umsetzen muss.
Die RPA ist das dritte Schlüsselelement. Sie ermöglicht die Konzentration auf kleinere Aufgaben innerhalb eines durchgehenden Arbeitsablaufs. Somit wird ein Unterfangen deutlich umsetzbarer, kosteneffizienter und kann schneller Ergebnisse erzielen. Herausforderungen gibt es jedoch auch hier: Beispielsweise das „Roboterchaos“. In vielen größeren Unternehmen werden sehr schnell Bots integriert, die oftmals von zahlreichen unterschiedlichen Händlern stammen und in mehreren Abteilungen landen. Wie lässt sich kontrollieren, wo sich diese Bots befinden, was sie tun und, noch wichtiger, ob sie mit den Unternehmenszielen und regulatorischen Anforderungen übereinstimmen?
Auswirkungen auf die digitale Transformation
Es gibt verschiedene zusätzliche Faktoren, die bei dieser „Reaktion“ der digitalen Transformation schwer ins Gewicht fallen. Der offensichtlichste Faktor ist die finanzielle Seite: Kostenreduktion. Kosten zu senken, ist eine Priorität, von der wir immer wieder hören. Viele unserer Kunden erzählen uns von Einsparungen in Millionenhöhe durch optimierte Prozesse. Die Kostenreduktion ist ein riesiger Vorteil der digitalen Transformation.
Hinzu kommt das Wettbewerbselement. Sie müssen sich ihre Wertschöpfungsketten ganz genau ansehen und sicherstellen, dass das, was Sie als Unternehmen entwickeln, unverkennbar ist. Machen Sie es besser, oder im Falle digitaler Disruptoren: machen Sie es komplett anders, und setzen Sie sich mit Ihrem Unternehmen von der Masse ab. Sie müssen es Ihrer Zielgruppe leicht machen, mit Ihnen zu interagieren – das ist von entscheidender Bedeutung. Verfeinern Sie also die Customer Journey, verbessern Sie die Customer Experience und steigern Sie so Ihren Ruf.
Selbstverständlich bleibt dann noch die Agilität. Stärken Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Wissen, Kommunikation und Produktivität. Das steigert ihren Appetit auf Veränderung und Ihr Unternehmen wird in der Lage sein, neue Prozesse und Technologien schneller einzuführen. Das Ziel vor Augen sind dabei stets bessere Produkte und zufriedenere Kunden.
Ein weiteres Schlüsselelement ist die Strategieausführung. Ihre Transformationsinitiativen effektiv und wirksam umzusetzen, ist für den erfolgreichen Betrieb Ihres Business absolut entscheidend. Sie können unzählige Strategien aufstellen, ohne positiv wirkende Begleitprozesse werden Sie diese Strategieziele nie erreichen.
Der letzte Faktor ist die Compliance. Viele (heutzutage fast alle) Unternehmen bewegen sich in hochgradig regulierten Branchen. Sie müssen Angaben zu ihren Handlungen machen und beweisen, dass sie diese tatsächlich ausführen. Das Risikomanagement ist dabei besonders wichtig. Es ist von enormer Bedeutung, dass die Handlungen des Unternehmens mit den Risikoelementen übereinstimmen und entsprechende Kontrollen implementiert werden. In einer Welt voller behördlicher Geldbußen versteht sich all dies unter dem Thema der Kostenvermeidung.
Mit der digitalen Transformation auf Nummer sicher gehen
All diese Komponenten zu ignorieren, käme einer defekten Reaktionskammer gleich: das Ergebnis ist eine Kernschmelze. Die Frage ist also: Wie lässt sich die Unternehmenstätigkeit so beeinflussen, dass Strategieziele erreicht und gleichzeitig die erforderliche Governance sichergestellt wird – ohne Transformationsbemühungen im Keim zu ersticken? Dies ist heute die fundamentale Herausforderung aller Center of Excellence. Es ist schwierig, Strategie und Compliance mit den Geschäftsprozessen in Einklang zu bringen, und zu messen, ob die Bemühungen rund um die digitale Transformation auch die gewünschten Auswirkungen erzielen.
Zum Autor:
| Ed Maddock ist CTO bei iGrafx und in dieser Position die treibende Kraft in der Entwicklung von Prozesslösungen des Unternehmens. Mit mehr als 25 Jahren BPM-Erfahrung ist er für Design, Entwicklung und Bereitstellung sämtlicher iGrafx-Produkte zuständig. |