Wollen Verantwortliche Hyperautomation implementieren und sinnvoll nutzen, müssen sie darauf achten, dass es unternehmensweit nicht nur zum unabhängigen Einsatz verschiedener Automatisierungstechnologien kommt; denn das lässt viel Potenzial ungenutzt. Der Fokus muss auf der sinnvollen Kombination verschiedener Technologien liegen sowie darauf, mit Hilfe einer Automatisierungsplattform als Drehscheibe – ähnlich wie der Dirigent eines Orchesters – ein harmonisches Zusammenspiel zu erzeugen.
Bisher geht die Digitalisierung in Deutschland nur schleppend voran. Unternehmen digitalisieren nur zögerlich einzelne Abläufe, obwohl immer wieder betont wird, hier weitere Anstrengungen unternehmen zu wollen. Einen Schub gab die Coronakrise, digitale Lösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit wurden geschaffen sowie neue Software eingekauft und etabliert.
Dennoch kommt es nach wie vor zu Insellösungen ohne zugrundeliegendes Gesamtkonzept. Dadurch können Firmen zwar kurzfristige Erfolge erzielen – ohne umfassende Strategie sind die ausgeschöpften Möglichkeiten und Vorteile der Digitalisierung jedoch limitiert.
Digitalisierung einzelner Abläufe ist (nur) der erste Schritt
Zweifellos ist der erste Schritt hin zur digitalen Transformation von Unternehmen, Aufgaben und Prozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Doch damit darf es nicht enden. Im Anschluss daran muss der Fokus darauf liegen, im Zuge der Automatisierung Prozesse schlank und effizient zu gestalten und mittels kontinuierlicher Anpassungen weiter zu verbessern.
Monotone, sich ständig wiederholende Aufgaben lassen sich computergesteuert, also durch Software und zunehmend durch Software-Bots sowie Künstliche Intelligenz, erledigen. So sind Bots beispielsweise in der Lage, Dokumente selbstständig zu lesen, Informationen abzugleichen und weitere Schritte wie eine Produktbestellung oder eine Rechnungsstellung, einzuleiten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird dadurch mehr Zeit und Raum gegeben, sich auf ihre Kompetenzen und das Kerngeschäft zu konzentrieren. Das Ergebnis: effizientere und fehlerfreie Prozessabläufe sowie die Steigerung von Produktivität und Qualität.
Das gesamte Konstrukt im Blick
Wer die Automatisierung von Prozessen jedoch ohne Strategie und umfassendes Gesamtkonzept in Angriff nimmt, wird auf lange Sicht gesehen keinen Erfolg haben. Unternehmen sollten nicht blindlings alles automatisieren, was automatisiert werden kann. Genauso genügt es nicht, für jeden Bereich den Best-of-Breed-Ansatz auszuwählen oder überstürzt Einzellösungen zu schaffen, nur weil Anbieter beispielsweise mit einer massiven Verkürzung der Prozessdurchlaufzeit locken.
Das langfristige Ziel der digitalen Transformation muss für Unternehmen die Skalierung des Automatisierungsgrades von Geschäftsprozessen sein, indem verschiedene Tools intelligent miteinander verbunden und kombiniert sowie ideal aufeinander abgestimmt werden. Dabei kommen Robotic Process Automation (RPA), Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML), Intellligent Document Processing (IDP), Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), Task Mining, Process Discovery sowie Process Analytics zum Einsatz.
Um Hyperautomation zu realisieren, bedarf es zudem einer Digital Process Automation Plattform, die es ermöglicht, bestehende IT-Systeme und Automatisierungslösungen zu kombinieren und aufeinander abzustimmen. Die Plattform verbindet die unterschiedlichen Tools nahtlos und ohne Medienbrüche. Sie orchestriert Prozesse und Abläufe innerhalb eines Unternehmens und sorgt für ein optimales Zusammenspiel von Benutzern, Systemen und Technologien. Unternehmen gelingt dadurch die digitale Transformation und sie können nicht nur mit dem beständig voranschreitenden digitalen Wandel Schritt halten, sondern sich auch zukünftig wertvolle Marktvorteile sichern.
Hyperautomation braut sich zusammen
Ein ausgezeichnetes Fundament für die Hyperautomatisierung legte eine führende Privatbrauerei durch die Automatisierung ihrer Vertriebsprozesse. Durch den Einsatz und die optimale Orchestrierung verschiedener Technologien hob sie die Bereiche Vertrieb und Controlling auf die nächste Digitalisierungsstufe.
Was bisher mittels komplexer Excel-Dokumente und Workflows mit vielen Medienbrüchen bearbeitet wurde, läuft heute über eine zentrale Automatisierungsplattform. Auf dieser sind Produktkonditionen, Kosten, Verträge und Dokumente zusammengeführt.
Mit der Plattform als Drehscheibe funktionieren Abfolge und Zusammenspiel einzelner Prozessschritte einwandfrei. Dank der automatisierten Datenaufbereitung hat sich unter anderem der Zeitaufwand für die Erstellung der Vertriebskundenübersicht, die bisher bis zu vier Tage in Anspruch nehmen konnte, auf 30 Sekunden verkürzt.
Auf Basis der Historie der vergangenen zwölf Monate können nun neue Kalkulationen per Knopfdruck vorbereitet werden. Für deren Freigabe kommen 21 Prüfkriterien zum Einsatz und je nach Deckungsbeitrag des Kunden durchlaufen sie dynamisch bis zu sechs Freigabelevel. Zudem wird durch klar definierte Abläufe der Komplexität in der Finanzplanung begegnet. Daten von Drittsysteme wie Microsoft können nahtlos in die Prozesse integriert werden.
Die fehlenden Zutaten
Mit diesen Automatisierungsschritten kann bei der Privatbrauerei noch keineswegs von Hyperautomation gesprochen werden. Doch es ist ein Anfang, auf den optimal aufgebaut werden kann. Ziel ist es, langfristig die Geschäftsprozesse „End-to-End“ zu digitalisieren und zu automatisieren.
Im Mittelpunkt stehen hier nicht nur Kernprozesse oder solche, die Schnittstellen zu Kunden, Partnern oder Lieferanten haben, sondern auch Backoffice- und Support-Prozesse. So kann das gesamte Potenzial des Zusammenspiels der verschiedenen Automatisierungstechnologien optimal ausgeschöpft werden.
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