Sowohl grosse Konzerne als auch KMUs sind auf sogenannte Managementsysteme angewiesen, die bei der erfolgreichen Umsetzung der gesteckten Unternehmensziele unterstützend mitwirken. Zu den Unternehmenszielen gehören unter anderem strategische Ziele, operative Ziele und Ziele, die einzelne Bereiche und deren Mitarbeiter betreffen. Die Ziele müssen spezifisch, messbar, angemessen, realistisch und terminierbar sein. Managementsysteme leisten einen wichtigen Beitrag auf diesem Weg und legen den Fokus jetzt und in Zukunft immer mehr in Richtung Nachhaltigkeit.
Was sind Managementsysteme?
Managementsysteme werden eingesetzt, um die Unternehmenspolitik umzusetzen. Die Managementsysteme unterstützen beim Planen und Umsetzen der Unternehmenspolitik und gehen bei der Planung gezielt und strukturiert vor. Vor allem zielen Managementsysteme auf die betrieblichen Prozesse ab. Sie steuern und strukturieren Unternehmensprozesse und helfen dabei, die bestehenden Prozesse zu verbessern.
Managementsysteme gibt es für die verschiedensten Branchen, wie beispielsweise im Pharmabereich, in der Automobilbranche, im Umwelt- sowie Energiebereich. Verschiedene Normen, welche für die unterschiedlichen Branchen und Bereiche gelten, geben vor, wie Prozesse ablaufen und gesteuert werden sollen. Zu diesen Normen zählen beispielsweise ISO 9001 im Qualitätsmanagement-Bereich oder ISO 50001 im Energiemanagement-
Bereich.
Managementsysteme setzen Vorgaben, auf welche Art und Weise Prozesse verbessert und umgesetzt werden können. Für die Erfüllung der Vorgaben muss eine Aufbau- und Ablauforganisation erfasst und beschrieben sowie für deren stetige Verbesserung durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) gesorgt werden.
Wozu werden Managementsysteme eingesetzt?
Moderne Managementsysteme haben vorrangig zum Ziel, das Unternehmen dabei zu unterstützen, dass die Interessen und Anforderungen des Unternehmens erfolgreich umgesetzt werden. Dabei gilt es, dass sich das Unternehmen Vorteile gegenüber der Konkurrenz verschafft. Das Unternehmen soll zudem ständig weiterentwickelt und verbessert werden. Hierzu zählen unter anderem die Steigerung der Kundenzufriedenheit und -bindung. Weiterhin gilt es, die Geschäftsprozesse dahingehend zu optimieren, dass Fehler reduziert, Kosten gesenkt und Ressourcen eingespart werden, was gleichzeitig die Nachhaltigkeit steigert.
Welche Anforderungen werden an ein Managementsystem gestellt?
Damit Managementsysteme die erwünschte Wirkung erzielen und auch für die Zukunft gerüstet sind, müssen
sie einige Anforderungen erfüllen. Zu diesen Anforderungen gehören unter anderem:
– Das Managementsystem muss auf die festgelegten Strategien, Ziele und Politik des Unternehmens ausgerichtet
sein.
– Die Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens muss Erwartungshaltung der Geschäftsleitung und deren Interessenspartnern erfüllen.
– Das Managementsystem muss festlegen, wer für was innerhalb des Unternehmens und den damit verbundenen Geschäftsprozessen verantwortlich ist.
– Die Informations- und Unternehmensstruktur muss im Managementsystem adaptiert und entsprechend erfolgreich umgesetzt werden.
– Abläufe und Vorgehensweisen müssen vom Managementsystem festgelegt werden.
– Realisierung des kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) in den Geschäftsabläufen.
Zudem sorgen der Klimawandel, die Knappheit von Ressourcen und Digitalisierung dafür, dass Managementsysteme
der Zukunft ökonomisch, ökologisch sowie nachhaltig aufgebaut sind. Die Managementsysteme der Zukunft spielen nicht mehr nur eine unterstützende Funktion für Unternehmen, sondern bilden vielmehr einen festen Bestandteil und sorgen für entscheidende Veränderungen in der Erreichung der Unternehmensziele. Dazu ist eine Weiterentwicklung der Managementsysteme notwendig, um den zukünftigen Herausforderungen gewachsen zu sein. Hierfür ist es notwendig, dass alle Interessengruppen, wie beispielsweise die Kunden, mit einbezogen und deren Wünsche in den Managementsystemen sowie den Geschäftsprozessen berücksichtigt werden.
Wie KVP und Kaizen mithilfe von Managementsystemen die Unternehmen (zukünftig) prägen
Wie bereits erwähnt, spielt der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) in Unternehmen – und somit beim Einsatz von Managementsystemen – eine entscheidende Rolle. Durch den KVP sollen die Geschäftsprozesse verbessert werden. Hierzu zählen die Service-, Produkt sowie Prozessqualität. Neben der Verbesserung der Qualität, steht beim KVP auch das Senken der Kosten im Vordergrund.
Dabei sind es die Mitarbeiter in den einzelnen Teams bzw. Abteilungen, die den KVP umsetzen. Voraussetzungen für
die Umsetzung des KVPs sind beispielsweise, dass den Mitarbeitern Massnahmen zur Weiterbildung zur Verfügung
stehen und dass die Mitarbeiter aktiv am KVP beteiligt sind.
Die Mitarbeiter müssen beim KVP täglich dafür sorgen, dass auftretende Probleme mit den vorhandenen Arbeitsabläufen verglichen und Lösungen geschaffen werden, um die Probleme zu beseitigen. Dabei gibt es drei Lösungsansätze, die die Mitarbeiter beim KVP anwenden:
– Intuitiver Ansatz: Probleme, die in der täglichen Arbeit anfallen, werden schriftlich festgehalten
– Beobachtungsansatz: Verschiedene Projektteams prüfen die Verschwendungen und Überlastungen in den unterschiedlichen Abteilungen.
– Ansatz des Analysierens: Arbeitsabläufe werden analysiert und die gesammelten Daten ausgewertet. Anhand der Auswertung wird erkannt, wo Probleme entstehen und wie diese gelöst werden können.
Häufig wird der KVP mit Kaizen gleichgesetzt. Kaizen ist aber mehr, als nur das Betrachten von betriebswirtschaftlichen und unternehmerischen Gesichtspunkten. Kaizen wurde aus Japan übernommen und bezieht sich auf ein ständiges Hinterfragen der eigenen Handlungen und integrierter Prozesse. Kaizen soll dabei nicht nur als Managementsystem, sondern als Lebenseinstellung angesehen und praktiziert werden. Durch den stetigen Wandel entwickeln sich somit KVP und Kaizen immer weiter und sind als Managementsysteme in der Gegenwart und Zukunft nicht mehr wegzudenken.
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