Viele können sich unter dem Begriff der Intelligenten Prozessautomation noch nicht wirklich etwas vorstellen. Dabei handelt es sich um eine Reihe von Technologien, die für die Optimierung von Geschäftsprozessen seit den 2000 verwendet werden. Hierzu zählen u.a. robotische PA, maschinelles Lernen durch künstliche Intelligenz KI, aber auch die kognitive Automatisierung.
Durch die Einbindung von KI sind komplexere Arbeitsprozesse, wie z.B. die Verarbeitung von Sprachdateien oder das Auslesen von Dokumenten möglich. Denn diese verarbeitet die unstrukturierten Daten auf Basis von lernbasierten Methoden, um in ihnen Muster zu erkennen.
So kann die KI anhand der Daten eine passende Aussage treffen. Oftmals ist diese Aussage bereits das Ergebnis des Prozesses. Natürlich ist es auch möglich dieses Ergebnis in weitere Prozesse einzuspeisen und weiter zu verarbeiten.
Bei der Intelligenten Prozessautomation gibt es grundsätzlich 3 Varianten, welche mit Hilfe von KI möglich sind.
Verstehen, Erzeugen und Entscheiden; d.h. Informationen können aus Dokumenten extrahiert und zusammengefasst werden. Es können Antworten auf Anfragen formuliert und verschickt, aber auch Klassifizierungen der Absicht von Anfragen durchgeführt werden.
Was macht intelligente Prozessautomation besonders?
In unserem Alltag stehen wir dauernd mit intelligenter Automatisierung in Kontakt. Zum Beispiel, wenn wir ein Bankkonto eröffnen, in einem OnlineShop mit ChatBots chatten; Dokumente auf Websites hochladen und Genehmigungen erhalten.
Die IPA basiert auf einem Algorithmus, der alle wichtigen und tatsächlichen Daten und Elemente erfasst. Diese prüft und sie dann entweder genehmigt oder ablehnt. Das bedeutet, weniger Aufwand sowohl für den Kunden und eine höhere Effizienz für den Mitarbeiter und das Unternehmen.
Bisher klingt das alles toll. Es vereinfacht Arbeitsabläufe, macht Kunden zufriedener und steigert die Effizienz des Unternehmens. Aber IPA kann noch mehr.
Intelligente Prozessautomation automatisiert langwierige, sich wiederholende, replizierbare und nicht spezifische Aufgaben. Nimmt dem Mitarbeiter diese Arbeit ab und gibt ihm die Möglichkeit seine Energie in andere Tätigkeiten zu stecken.
Durch das Automatisieren dieser monotonen Tätigkeiten, werden zudem Fehlerquellen minimiert und Interaktionen vereinfacht. Dadurch entsteht eine hohe Zeitersparnis, indem Routineprozesse schnell abgewickelt werden können.
Die 3 wichtigen Bausteine der intelligenten Prozessautomatisierung
Digitale Prozessautomation
Der erste Baustein der Intelligenten PA ist die digitale Prozessautomation. Diese entstand, da man die Technologie so nutzen wollte, um das bestmögliche Ergebnis aus dem Prozessmanagements herauszuholen.
Sodass, das Unternehmen vom verbesserten Datenmanagement, einem verbesserten Datenfluss und einer generell verbesserten Zugänglichkeit profitiert.
Der größte Pluspunkt der digitalen PA ist wohl die daraus resultierende Agilität.
Diese verdankt sie dem Einsatz verschiedenster intelligenter Prozesse. Mit deren Hilfe die automatisch generierten Daten durchsucht und geordnet werden können. Aber auch Trends und Erkenntnisse können identifiziert werden, auf deren Basis das Unternehmen weitere strategische Entscheidungen treffen kann.
Robotische Prozessautomation
Der zweite Baustein ist die robotische Prozessautomation. Diese verwendet künstliche Intelligenz KI und Roboter zur Ausführung der anfallenden Aufgaben.
Die robotische PA übernimmt hier die mühsamen, aufwändigen, mechanischen und “sinnlosen” Aufgaben. So werden die Kapazitäten von Mitarbeitern frei für andere Tätigkeiten. Sie können sich z.B. auf Bereiche wie das Wachstum des Unternehmens fokussieren.
Künstliche Intelligenz
Der letzte Baustein ist die Künstliche Intelligenz. Der Grundgedanke hier ist es, dass diese sich selbstständig aufbaut und stetig in ihrem Aufgabengebiet intelligenter wird. Artificial Intelligence AI kombiniert die durch die digitale PA und der robotischen PA entstandenen Datenmengen miteinander.
In diesen Datenmengen kann AI komplizierte Muster erkennen. Sie kann aber auch erweiterte Analysen der Daten durch führen und daraus Erkenntnisse ziehen. Somit ist sie dem menschlichen Intelligenz weit voraus.
Ein weiterer Bonus von KI ist, dass sie sich mit vergangenen aber auch mit aktuellen Trends befassen und diese kombinieren kann. So kann sie immer “intelligenter” werden, um bessere und genauere Ergebnisse zu erzielen.
Wie kann das volle Potenzial von intelligenter Prozessautomation zur digitalen Transformation eingesetzt werden?
Bisher haben wir festgestellt, dass sich die intelligente Prozessautomation aus drei wichtigen Bausteinen zusammensetzt. Jeder dieser Bausteine an sich ist super interessant und trägt sein Teil zum Funktionieren der Automation bei.
Die automatisierten Prozesse können Daten aus verschiedensten Quellen und Schnittstellen verarbeiten. Hierzu können auch Chatbots, Zahlungs Gateways, Microservices, sensorische Tools und Analyseberichte zählen.
Zu den wohl bekanntesten Anwendungsbeispielen aus unserem Alltag zählen die Chatbots der Einzelhandels- oder E-Commerce Websites. Diese werden hier oftmals für den Support, für das Beantworten von Fragen zu Lieferung und Rückversand eingesetzt.
Aber auch um, basierend auf dem Algorithmus, Produkt- oder Kaufempfehlungen auszuspielen. Diese können Sie nicht nur ausspielen, sondern auch dazu nutzen, neue Empfehlungen für Neukunden zu erstellen. Hier wird besonder die KI zur Umsatzsteigerung und für die Kundenzufriedenheit eingesetzt.
Viele kennen wahrscheinlich bereits Smart Mirrors. Auch hier versteckt sich intelligente Prozessautomation.
Smart Mirrors zeigen dem Kunden in OnlineShops Produkte in der heimischen Umgebung. Wie z.B. Möbel im Raum oder die Brille auf der Nase, die man bequem vom Sofa aus anprobieren kann. Auch hier versteckt sich intelligente Prozessautomation.
Supermärkte, Baumärkte, aber auch der Einzelhandel nutzen vermehrt intelligente PA. Hier finden wir sie an den Selbstbedinungskassen. Mit der Hilfe von PA kann das System Verkaufstrends erkennen. So können Mitarbeiter die Regale dementsprechend befüllen.
Während der Pandemie wurde in Florida von der Mayo Clinic das autonome Fahren und Transportieren von Patientenproben und medizinischer Versorgung getestet. Hier versteckt sich sicherlich noch ein großes Feld und viel Potenzial um die intelligente Prozessautomation auszubauen.
Wir sehen, dass wir eigentlich schon von intelligenter Prozessautomation in unserem Alltag umgeben sind. Ohne es so richtig wahrzunehmen. Nun ist es daran, die intelligente PA auch in unseren Arbeitsalltag perfekt zu integrieren, um von ihren Vorteilen profitieren zu können.
Was sind die Vorteile intelligenter PA in unserem Arbeitsalltag?
- Dadurch, dass sie dem Mitarbeiter monotone, langweilige und wiederkehrende Aufgaben abnimmt; kann sich dieser anderen Aufgaben widmen die sich positiv auf seine Arbeitseinstellung auswirken. Durch die Automatisierung der Prozesse kann das Unternehmen eine Zeitersparnis erzielen, welche zu mehr Agilität führt.
- Durch die Übernahme der monotonen Arbeitsaufgaben von KI, werden menschliche Achtsamkeitsfehler vermieden, aber auch Risiken- und Fehlerquoten reduziert.
- Ein weiterer Vorteil von Intelligenter Prozessautomation ist die Qualitätssicherung. Durch die Automatisierung können gesetzliche Vorschriften von Abläufen und Prozessen eingehalten werden. Wichtige Standards können ohne Abweichungen und Verlust von Datenmengen von einem Mitarbeiter zum anderen weitergegeben werden.
- Durch die Vorbereitungen zur Prozessautomatisierung erhält das Unternehmen einen besseren Überblick und kann Bereiche lokalisieren, die optimiert werden sollten. Hier kann die intelligente Prozessautomation Probleme aufzeigen, die sonst unter den Tisch gefallen wären und zu deren Lösung beitragen.
- Die intelligente Prozessautomatisierung kann dabei helfen, Berührungspunkte entlang der Customer Journey zu identifizieren. So kann sie Möglichkeiten aufzeigen, dass Einkaufserlebnis zu verbessern und somit die Kundenzufriedenheit steigern. Im selben Zug kann so auch die Kundenbindung gestärkt und die Abwanderung reduziert werden.
Wie kann ein Unternehmen intelligente Prozessautomatisierung für sich nutzen?
Unternehmen sollten sich zeitnah mit Prozessautomatisierung beschäftigen, um sich bereits weit vor der Konkurrenz zu platzieren. Im Gegensatz zu vielen Vorstellungen, ist die Implementierung von intelligenter Prozessautomation nicht an hohe Ausgaben gekoppelt. Sondern kann auf bereits bestehende System aufgebaut werden.
Dies ist sogar die günstigere Variante, da es sich hier um einen ganzheitlichen Ansatz handelt. Dieser führt am Ende zu besseren Ergebnissen. Denn. . . eine gründliche Bewertung aller Prozesse sollte vor Beginn durchgeführt werden.
So können alle Bereiche identifiziert werden, bei denen die IPA am wahrscheinlichsten Wachstum und Ergebnisse liefern kann.
Damit der neue Prozess effektiv arbeiten kann, muss diesem ein tiefes Verständnis der Strategie, der Ziele und deren Abläufe zugrunde liegen. Für den Prozess muss das Ziel seiner Anwendung klar definiert sein und sichtbar im Betriebsmodell abgegrenzt werden.
Am bestem lassen sich Erfolge erzielen, indem man einen bereits bestehenden Prozess, beschleunigt und verbessert. Nachdem dieser Schritt abgeschlossen ist, sollte der Prozess beobachtet und analysiert werden. So kann man feststellen, ob er die gewünschten Erfolge erzielt und welche Komponenten man verbessern sollte.
Jede Prozessautomatisierung sollte mit dem Raum für Wachstum und Integration von neuen Technologien geplant werden. Ebenso wichtig ist ein gut kommunizierendes Netzwerk, für einen reibungslosen Arbeitsablauf des Prozesses.
Fazit zur Intelligenten Prozessautomatisierung
Unternehmen, die heute schon intelligente Prozessautomatisierung in ihre Prozesse integriert haben, sind auf der Erfolgsspur!
Das heißt, dass viele Unternehmen an der Schwelle zu einem völlig neuen Kapitel in ihrer Unternehmensleistung stehen. Und das Ganze wird durch die intelligente Prozessautomatisierung immer weiter vorangetrieben.
Das moderne Arbeiten wird durch die Intelligente Prozessautomatisierung unterstützt. Sie unterstreicht die Metapher des KI-getriebenen Arbeiters, der einen virtuellen Arbeitsplatz zugewiesen bekommt. Er steuert mit Hilfe von elektronischen Signalen seine Maus und seinen virtuellen Bildschirm.
Und trägt so zu einer verbesserten Genauigkeit und Produktivität des Unternehmens bei. Aber auch zur Kontinuität des Servicebereichs, der Skalierbarkeit und der Agilität des Unternehmens. So kann der strategischer Fokus besser verfolgt werden kann, um am Ende eine Kostenersparnis zu erzielen.
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