Die PICTURE-Methode dient zur Erfassung und transparenten Darstellung aller Verwaltungsprozesse einer öffentlichen Verwaltung mit leicht verständlichen, vorgefertigten fachlichen Prozessbausteinen. Die Auswertung der gesammelten Verwaltungsprozesse – der Prozesslandschaft – bietet eine fundierte Grundlage für Aufbau- und Ablauforganisationsgestaltung sowie die entsprechenden Stellenbemessungen.

Prozessgestaltung:

Als Modellierungs- und Analysemethode wurde PICTURE von der PICTURE GmbH speziell für die Domäne der öffentlichen Verwaltung entwickelt und adressiert verschiedene Fragestellungen rund um die Prozessgestaltung. Dazu gehören:

  • Schaffung von Transparenz
  • Realisierung einer prozessorientierten Organisationsstruktur
  • Identifikation von technischem und organisatorischem Reorganisationspotenzial
  • Erfolgsmessung von Reorganisationsmaßnahmen

Eigenschaften und Alleinstellungsmerkmale:

  • Spezialisierung auf öffentliche Verwaltung: Zur Prozessbeschreibung werden vordefinierte Prozessbausteine verwendet, welche direkt Begriffe aus dem Verwaltungsalltag verwenden und von den Mitarbeitern direkt verstanden werden können, wie z. B. „Formelle Prüfung“, „Vorgang weiterleiten“ oder „Rückfrage“. Mithilfe dieser Bausteine können die Verwaltungsprozesse nach dem „Lego-Prinzip“ zusammengesteckt werden. Die Modellerstellung wird hierdurch einfach und verständlich und kann ca. 5-6x schneller erfolgen, als mit klassischen Herangehensweisen.
  • Standardisierung der Prozessbeschreibung: Durch die Verwendung der Prozessbausteine und die Festlegung der Beschreibungsebenen „Produkt“, „Prozess“ und „Teilprozess“ wird die Prozessbeschreibung nicht nur formell, sondern auch inhaltlich standardisiert. Dies führt zu einer erhöhten Vergleichbarkeit und Analysierbarkeit der Prozessmodelle und somit zur Reduktion von Willkür.
  • Mitarbeiterintegration: Die einheitliche und einfache Beschreibung der Verwaltungsprozesse durch die Bausteine ermöglicht es, dass Leitungsstellen und Mitarbeiter schnell und mit wenig Aufwand mit der Methode vertraut gemacht werden können. Hierdurch wird die Integration der Mitarbeiter in Organisationsuntersuchungen direkt unterstützt und die Akzeptanz gefördert.
  • Wirtschaftliche Modellerstellung und -analyse: Durch die im Vorfeld vorgenommene Festlegung der Prozessbausteine werden genau die Informationen in den Prozessmodellen abgebildet, die für spätere Analysen benötigt werden. Dies führt dazu, dass der Aufwand für die Erstellung der Prozessmodelle möglichst geringgehalten wird und nicht „aus dem Ruder läuft“.
  • Transparente Prozesslandschaft: Durch die standardisierte Beschreibung und die arbeitsteilige Aufnahme der Prozesse können Abhängigkeiten und Gleichförmigkeit über den gesamten Untersuchungsbereich hinweg identifiziert sowie einheitlich und konsistent verbessert werden. Modernisierungsmaßnahmen greifen somit nicht nur lokal, sondern ämter- und verwaltungsübergreifend.
  • Kontrollierte Flexibilität der Prozessbeschreibung: Je nach Projektziel oder Rahmenbedingungen einer Verwaltung kann die PICTURE-Methode angepasst werden. So kann z. B. frei gewählt werden, ob Arbeits- und Durchlaufzeiten bei der Analyse relevant sind oder doch eher qualitative oder technische Aspekte in den Vordergrund gerückt werden sollen.
  • Handlungsanleitung zur Anwendung der Methode: Die PICTURE-Methode beinhaltet ebenfalls eine prozessorientierte Handlungsanleitung, die auf die öffentliche Verwaltung zugeschnitten ist. Diese kann zur konkreten Projektdefinition, Planung der Arbeitsschritte und der Rollenverteilung herangezogen und angepasst werden.

Siehe auch:


Dokumente und Downloads:

  • keine Dokumente zum Download verfügbar.

Literatur: 


Quellen und Einzelnachweise:


Weblinks:


Wissendatenbank-Partner und Autoren:

Partner: PICTURE GmbH (Website)

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