Vor einigen Wochen berichteten wir hier an dieser Stelle über das Projekt Charlie.
Charlie ist ein internes Projekt der Biral AG, das sich mit den Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen beschäftigt. Mit der Unterstützung der PMMG Group GmbH und unter Verwendung des Prozessmodellierungstools viflow sollen die Arbeitsabläufe einfach und effizient so gestaltet werden, dass sie in der täglichen Praxis auch gelebt werden können. Fixpunkte und Orientierung bilden hierbei die Markenwerte der Biral AG: Kompetenz, Zuverlässigkeit und Kundennähe.
Wie steigert das Projekt Charlie die Kompetenzen der Mitarbeiter?
Ganz einfach – Charlie bringt die handelnden Personen zusammen, um eine nachhaltige Verbesserungen zu erzielen. Erst mit dem Verständnis für Auswirkungen oder Abhängigkeiten Ihres Handelns können nachhaltige Verbesserungen erzielt werden.
Grundlage dafür ist die Verdeutlichung der bestehenden Arbeitsabläufe. Charlie nutzt Prozess- und Ablaufbeschreibungen, um den Mitarbeitenden Aktivitäten, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen aufzuzeigen. Hier kommt die Software viflow zum Einsatz. Das Tool ist sehr flexibel hinsichtlich der Darstellung von Prozessen – Swimlane, BPMN, EPK, Flowchart oder Turtle. Im Projekt Charlie hat man sich für eine Prozessbeschreibung als Turtle-Diagramm sowie in der Swimlane-Darstellung entschieden.
Beispiel: Turtle-Grafik
Beispiel: Swimlane
Mit Hilfe des Turtle-Diagramms wird der wichtigste Inhalt eines Prozesses zusammengefasst und über den In- und Output werden Prozessketten für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gebildet. Mit den Flowcharts in der Swimlane-Darstellung wird der konkrete Arbeitsablauf beschrieben, um die Zusammenarbeit mit den handelnden Personen zu definieren und abzustimmen.
Wie verbessert das Projekt Charlie durch Digitalisierung die Arbeitsabläufe?
IT-Systeme helfen, Geschäftsprozesse weniger anfällig für Fehler zu machen. Sie bieten Mess- und Auswertungsmöglichkeiten und können uns manche Aktivitäten sogar ganz abnehmen. In der Theorie geht das alles immer ganz leicht. In der Realität zeigt sich oft, wie viel Feinarbeit notwendig ist, damit IT-Systeme unsere tägliche Arbeit wirklich erleichtern.
Prozessbeschreibungen können helfen, die IT-Nutzung zu verbessern. Mit Hilfe der Visualisierung können auch die technischen Schnittstellen und Abhängigkeiten von IT-Systemen einfacher und besser aufgezeigt und abgeschätzt werden.
Im Projekt Charlie wurde mithilfe des viflow-Prozessmodells ein Überblick über bestehenden IT-Einsatz in Geschäftsprozessen geschaffen. Mit diesen Erkenntnissen wurden Digitalisierungspotenziale in Prozessen sichtbar gemacht. So wurde die Prozessdokumentation genutzt, um eine gemeinsame Basis für die Kommunikation zwischen Anwendern und Entwicklern von IT-Systemen zu schaffen.
Wie verbessert das Projekt Charlie die Kommunikation zwischen den Handelnden?
Die mit viflow erstellten Prozessbeschreibungen und -diagramme werden im Projekt Charlie als Kommunikationsinstrument zwischen unterschiedlichen Abteilungen sowie über Hierarchie-Ebenen hinweg genutzt. Hier stellt sich jedoch die Frage: Welche dieser Informationen bleiben in den Köpfen der handelnden Personen, sodass sie diese nutzen können?
Wichtig ist dabei die Ansprache der unterschiedlichen Zielgruppen. Alle wichtigen Interessendgruppen müssen in das Projekt eingebunden werden. Das waren im Projekt Charlie einerseits die Experten, deren Fachwissen für die Definition der Abläufe gebraucht wird, andererseits sollten Multiplikatoren und Meinungsbildner mit eingebunden werden.
Ohne eine Zusammenarbeit über alle Abteilungen und alle Hierarchie-Ebenen hinweg, kann keine Verbesserung in den Arbeitsabläufen erreicht werden. Schlussendlich arbeiten alle Mitarbeitenden eines Unternehmens auf dasselbe Ziel hin und jeder leistet dabei seinen Beitrag. Nur wenn das auch bei der Erarbeitung und Verbesserung von Geschäftsprozessen gemacht wird, gibt es die Chance auf einen nachhaltigen Erfolg.
Zum Projekt Charlie hat die ViCon GmbH, Hersteller des Prozessmodellierungstools viflow, einen Praxisbericht veröffentlicht, der mit fünf Kapiteln das Projekt aus unterschiedlichen Sichten beleuchtet. Auf der Website zum Praxisbericht sind die ersten vier Kapitel bereits veröffentlicht – im fünften Kapitel, welches bis Mitte Oktober online geht, kommen Beteiligte des Projekts zu Wort. Also – nicht verpassen!
www.charlie-macht-kurzen-prozess.com