Vielen Unternehmen fehlt es am nötigen Know-how, um sich von der altbekannten Papiervariante der Personalakten zu trennen. Dabei hat die elektronische Form der Aktenverwaltung einige Vorzüge, die sich vor allem durch eine verbesserte Effizienz und große Kostenersparnis auszeichnen. Zudem wird es auch möglich, die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich zu steigern, um somit Mitarbeiter langfristig an ein Unternehmen binden zu können. Die Arbeitserleichterung in der Personalabteilung ermöglicht es, Kapazitäten zu sparen und an anderer Stelle einzusetzen.
Wie lässt der Umstieg auf eine digitale Personalakte bewältigen?
Die Digitalisierung der Personalakte geht mit vorheriger Analyse der technischen Anforderungen und rechtlichen Bedingungen einher. Hier erhalten Unternehmen die Software dafür in der Regel von externen Anbietern, um digitale Personalakte schnell und einfach umsetzen zu können. Als entscheidende Kriterien bei der Auswahl sollten die Integrationsfähigkeit in bereits vorhandene Systeme sowie die Bedienbarkeit und Datenschutz dienen. Denn die Digitalisierung von einer Vielzahl von analogen Personalakten kann eine Menge Arbeit verursachen, so dass auch automatische Kategorisierung der Dokumente durch eine Software erfolgen sollte. Durch All-In-One-Tools können Unternehmen eine ganze Personalabteilung in kurzer Zeit vollständig auf digitale Prozesslösungen umstellen. Zudem sollte mindestens ein Projektverantwortlicher aus der Personalabteilung diese Umstellung betreuen, um ein Dokumentenchaos zu verhindern.
Datenschutz von digitalen Personaldokumenten hat oberste Priorität
Die Personaldokumente von Mitarbeiter enthalten einige sehr vertrauliche und sensible Informationen. Der Schutz vor Datenverlust ist bei der Digitalisierung von Personalakten ebenfalls nicht zu vernachlässigen. Denn Personalakten enthalten viele wichtigen Daten wie Schul- und Universitätszeugnisse, Gehaltsentwicklungen, Mitarbeiterbeurteilungen, Vertragsunterlagen und den gesammelten Schriftverkehr mit einem Mitarbeiter. Digitale Personalakten sind cloudbasiert und können standortunabhängig abgerufen werden, so dass die Datensicherheit eine große Rolle spielt.
Welche Vorteile erhalten Unternehmen durch eine digitale Personalabteilung?
Vorgesetzte können an jedem Ort auf der Welt auf digitale Personaldokumente zugreifen, wodurch sich maximale Flexibilität beim Einsatz von Fachkräften ergibt. Neben der cloudbasierten Version gibt es auch noch die Möglichkeit eine Software auf einem Firmenserver zu installieren. Beide Technologien bieten Unternehmen ihre Vor- und Nachteile, so dass die Wahl immer nach den individuellen Anforderungen fallen sollte. Die Vielzahl von Unternehmen setzt mittlerweile vermehrt auf das Cloud-Computing. Die Speicherung auf externen Servern gehört demnach für viele Personalabteilungen schon zum Alltag.
Fazit: Der Digitalisierungsprozess der Personalakte lässt sich einfach umsetzen!
Durch eine entsprechende Software, welche sich vollständig auf die individuellen Ansprüche von Unternehmen einstellen lässt, können Personalakten in sehr kurzer Zeit digitalisiert werden. Arbeitskräfte in der Personalabteilung können so deutlich entlastet werden, was Unternehmen wiederum eine Menge Zeit und Geld einspart. Umso zielgerichtet die Anforderungen an ein digitales System zur Verwaltung der Personaldokumente analysiert werden können, desto praktischer lässt sich diese Tool in ein Unternehmen integrieren.