Das Dokumentenmanagementsystem – was ist das und was hat es den Unternehmern zu bieten?
Das Document Management System (kurz DMS), also das Dokumentenverwaltungssystem, ist eine Klasse dedizierter IT-Tools, deren Hauptaufgabe darin besteht, eine effiziente Verwaltung aller im Besitz einer Firma befindlichen Dokumente zu ermöglichen. Das DMS optimiert und erleichtert die Speicherung und Verarbeitung von Dokumenten, die von Firmen und Unternehmen erstellt und empfangen werden. Zu seinen Aufgaben gehört es auch, den Umlauf von Dokumenten und Informationen im Unternehmen zu optimieren und deren effektive Verarbeitung zu vereinfachen.
Das Dokumentenmanagementsystem gestattet u. a., Dokumente zu registrieren, zu ordnen, zu klassifizieren, freizugeben, zu archivieren und zu scannen. Sämtliche Firmenunterlagen können bequem an einem leicht zugänglichen Ort gesammelt und nach bestimmten Regeln systematisiert werden. Den berechtigten Benutzern wird so ein schneller und bequemer Zugriff auf die gesammelten Ressourcen garantiert.
Das DMS wird noch funktionaler und nützlicher, wenn es in ein Workflow-System zur Automatisierung von Geschäftsprozessen integriert wird. Demzufolge wird der Zugriff auf einzelne Dateien anhand der Konfiguration der im Workflow-System definierten Szenarien, Berechtigungen und Geschäftsregeln gewährt. Auf diese Weise kann die Ausführung einzelner Aufgaben in der Firma vereinfacht und optimiert, ihre Umsetzung beschleunigt und die Gesamtqualität, Effizienz und Effektivität der Arbeitsabläufe gesteigert werden, was jedes Unternehmen heutzutage zu schätzen wissen wird.
Warum sollten heutige Unternehmen Gebrauch von Dokumentenmanagementsystemen machen?
Ein qualitativ hochwertiges Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es, die Gesamteffizienz und Produktivität einer Firma zu steigern, die Ausgaben besser zu kontrollieren und die interne Kommunikation zu verbessern. Die Geschäftsführung wird es dafür schätzen, dass es die termingerechte Erledigung von Aufgaben durch die Mitarbeiter fördert und den Informationsfluss und den Zugriff auf einzelne Daten besser steuert. Das Dokumentenmanagementsystem bietet auch zahlreiche Vorteile für Mitarbeiter, für die die Automatisierung der täglichen, einfachen Abläufe den Zeitaufwand für die Ausführung von Aufgaben reduziert und das Fehlerrisiko minimiert.
Das klassische Modell der Dokumentenverwaltung und des Dokumentenumlaufs in einer Firma ist mit einem hohen Risiko verbunden und ist die Ursache für unnötige Kosten, die durch die Implementierung des elektronischen Dokumentenumlaufs und des ihn unterstützenden DMS-Systems leicht vermieden werden können. Es kann damit eine digitale Kopie jedes Dokuments erstellt werden, die Navigation in den Dokumentenspeichern der Firma wird vereinfacht und der angemessene Schutz vertraulicher Daten, auf die nur berechtigte Benutzer zugreifen können, wird gewährleistet. Das Dokumentenmanagementsystem spart außerdem Zeit beim Durchsuchen der Unternehmensressourcen und senkt die Kosten für das Aufbewahren der Papierdokumentation.
Neue Trends in der Entwicklung von Dokumentenmanagementsystemen
In Zeiten, in denen Bestrebungen von Firmen, die Ansätze der digitalen Transformation und des maximalen Einsatzes moderner IT-Technologien für die Unternehmensunterstützung umzusetzen, weit verbreitet sind, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die Implementierung fortschrittlicher Dokumentenmanagementsysteme und Geschäftsprozesse. Diejenigen Systeme, die am umfassendsten und entwicklungsorientiertesten sind, stützen sich nicht nur auf Digitalisierung, sondern auch auf Mechanismen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und Workflows. BPMS-Lösungen (Business Process Management System) ermöglichen die wirksamste und effizienteste Implementierung der digitalen Unternehmensstrategie.
Die digitale Transformation ist mit einem weiteren wichtigen Entwicklungstrend der Dokumentenmanagementsysteme verbunden. Es wird im Voraus davon ausgegangen, dass die implementierten Lösungen häufigen Änderungen unterliegen, deren Umsetzung durch ausgewählte Software eigentlich möglich gemacht werden sollte. Als Reaktion auf diesen Bedarf vereinfachen Hersteller führender Business-Lösungen die Erstellung von Prozessanwendungen erheblich, indem sie ihren Kunden Low-to-no-Code-Plattformen anbieten. Sie ermöglichen die Automatisierung von Geschäftsprozessen ohne Codierung (oder mit ihrer minimalen Verwendung, die sich auf besonders komplexe Szenarien beschränkt, zum Beispiel eine umfassende Integration mit anderen umfangreichen Drittanbieter-Systeme) durch Benutzer, die den Prozess und die Mechanismen des Workflows verstehen, selbst aber über keine Programmierkenntnisse verfügen.
Die Hauptfunktionen eines hochwertigen Dokumentenmanagementsystems
Um den hohen Anforderungen moderner Unternehmen gerecht zu werden, sollte das zukunftsorientierte Dokumentationsmanagementsystem ein Werkzeug sein, das auf modernen Technologien und den besten Standards für die Erstellung von betriebsorientierten IT-Lösungen basiert. Sein Vorteil sollte in einer erweiterten Funktionalität, den höchsten Sicherheitsstandards und der Steuerung des Dokumentationsflusses (sog. Auditierbarkeit) bestehen. Das DMS-System sollte die schnelle Erstellung und Abwicklung sowohl einfacher als auch komplexer Prozessszenarien, eine effiziente und sofort wirksame Einführung der zu einem bestimmten Zeitpunkt erforderlichen Änderungen ermöglichen und insgesamt ein intuitives und benutzerfreundliches Tool sein.
Vor der Auswahl einer bestimmten Lösung, sollte man ebenfalls prüfen, ob sie über eine standardisierte Web-, Mobil- oder Intranetschnittstelle einen leicht zu verwaltenden Zugriff auf gesammelte Ressourcen und Formulare verfügt. Ein weiterer Vorteil ist die einfache Skalierbarkeit und Integration in andere, bereits in der Firma implementierte Systeme, Funktionen zur Berichterstattung und zum Hinzufügen von Anhängen und Anweisungen für Benutzer, die Wiederverwendbarkeit von Mechanismen, die Selbstdokumentation sowie die Prüfung und das Anzeigen der Änderungshistorie.
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