Viele Unternehmen in der DACH-Region haben das Potenzial von Robotic Process Automation erkannt: Mehr als die Hälfte setzt Software-Roboter („Bots“) inzwischen zur Prozess-Automatisierung ein. Aufgrund von Wissensdefiziten bleibt jedoch viel Potenzial ungenutzt. Zu diesen Ergebnissen kommt die Studie „Robotic Process Automation in der DACH-Region – Analyse mit Blick auf Finance & Accounting“ der Beratungsgesellschaft PwC.
Für die Studie hat PwC 141 Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz aus dem verarbeitenden Gewerbe, dem Handel und dem Dienstleistungssektor befragt. Die Fragestellung war dabei, wie weit der Einsatz der Technologie gediehen ist und wofür RPA eingesetzt wird. Der Großteil der befragten Unternehmen erwirtschaftete 2019 einen Umsatz zwischen 100 und 500 Millionen Euro (61 Unternehmen) bzw. mehr als 500 Millionen Euro (54 Unternehmen).
Robotic Process Automation: Aufwand und Komplexität unterschätzt
Bei den befragten Unternehmen sind Software-Roboter zur Prozessautomatisierung recht verbreitet: Im Schnitt setzen 54 Prozent die Technologie ein. Etwas höher ist der Durchschnittswert bei Unternehmen in der Schweiz (63 Prozent), in Österreich (57 Prozent) sowie bei mittelgroßen Unternehmen (57 Prozent).
Unternehmen, die noch keine Bots zur Automatisierung einsetzen, haben sich mehrheitlich noch nicht mit der Technologie befasst (57 Prozent). Vor allem mittelgroße Unternehmen begründen so ihren Verzicht auf RPA (81 Prozent). Allerdings beabsichtigen 34 Prozent der Befragten, mit dem RPA-Einsatz bald nachziehen zu wollen. 44 Prozent sorgen sich vor einem eventuell zu hohen Implementierungs-Aufwand.
Loitz: „Viele befassen sich noch zu wenig mit RPA“
„RPA gehört weit nach oben auf die strategischen Digitalisierungsagenden von Entscheidern“, sagt Rüdiger Loitz, Leiter des Bereichs Capital Markets & Accounting Advisory Services von PwC Deutschland. „Wir wissen aus der Projektarbeit, dass viele sich noch zu wenig damit befassen, weshalb sie den Implementierungs-Aufwand, die Komplexität und die Kosten für RPA oft überschätzen.“ Die Folge: Unternehmen ließen viel Potenzial zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung liegen.
Im Controlling wird RPA am häufigsten eingesetzt
Die häufigsten Einsatzbereiche für Bots sind das Controlling (63 Prozent), das Berichtswesen (61 Prozent), die Qualitätssicherung (41 Prozent) und die Validierung von Daten (ebenfalls 41 Prozent).
„Die Studie bringt vieles hoch, was wir erwartet haben, aber nicht nur in der Qualitätssicherung und für Datenübertragungen und -validierungen wird RPA noch deutlich zu wenig genutzt“, sagt Andrea Bardens, Partnerin bei PwC Deutschland.
Bardens weist darauf hin, dass es „in jedem Unternehmen Bereiche mit einfach strukturierten, wiederkehrenden, manuellen Prozessen [gibt] – das Automatisierungs- und Effizienzpotenzial ist hoch.“ Die fortschrittlichsten Firmen nutzen Robotic Process Automation bereits zu Preisverhandlungen im Einkauf oder, kombiniert mit Chatbots, im Kundenkontakt.
Und Bardens führt noch weitere Möglichkeiten auf: „Bots können zum Beispiel auch kurzfristig eingesetzt werden, um Daten aus Systemen zusammenzutragen, die bisher nicht verbunden sind, um in Situationen wie der Krise schnell auf Knopfdruck und nach Bedarf Analysen zu ermöglichen.“
Bots können menschliche Mitarbeiter entlasten
Die häufig geäußerte Sorge, dass die Software-Roboter viele menschliche Mitarbeiter ersetzen könnten, bestätigt die Studie nicht. Im Gegenteil: Rund sieben von zehn Unternehmen (72 Prozent), die RPA einsetzen, verzichten zugunsten der Bots nicht auf Angestellte. Nur 18 Prozent sehen ein direktes Reduktionspotenzial. Von ihnen wollen die meisten höchstens zwei Vollzeitkräfte weniger beschäftigen.
„Im Vordergrund beim RPA-Einsatz steht, Effizienzpotenziale zu nutzen und menschliche Mitarbeiter zu entlasten. Denn diese arbeiten wegen zunehmender Regelungen, neuen Steuergesetzen und wegen des Fachkräftemangels unter hohem Druck. Gleichzeitig steigen die Qualitätsanforderungen“, kommentiert Rüdiger Loitz.
RPA könne helfen, diese Herausforderung zu bewältigen.
Bots übernehmen häufig Buchungen und Berichterstellungen
Das Rechnungswesen gehört der Studie zufolge zu den Unternehmensabteilungen, in denen RPA besonders häufig zum Einsatz kommt. Hier haben Unternehmen ihre Bots bisher insbesondere auf Buchungen (75 Prozent) und Berichterstellungen (70 Prozent) programmiert.
Mehr als 72 Prozent nutzen die Technologie in der Kreditorenbuchhaltung. Am zweithäufigsten nannten die Befragten die Debitorenbuchhaltung als RPA-Einsatzbereich (51 Prozent). „Dass Unternehmen die Bots in der Kreditorenbuchhaltung einsetzen, sehen wir in Digitalisierungsprojekten häufig. Diese Aufgaben sind belegintensiv und erfordern viele repetitive Tätigkeiten“, stellt Andrea Bardens fest.
Hinzu komme, dass solche Aufgaben vorher häufig in Shared Service Center ausgelagert wurden. Die Prozesse wurden dafür bereits in einem gewissen Umfang harmonisiert. Dieses Vorgehen erleichtere die Automatisierung mit RPA.
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