M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, berichtet gemeinsam mit dem langjährigen Schweizer Partner Graphax AG über die erfolgreiche Einführung von M-Files als zentrale Plattform für Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung bei der Rieker Gruppe.
Mit mehr als 20.000 Angestellten produziert das internationale Familienunternehmen Rieker hochwertige Schuhe und Accessoires und beliefert damit etwa 9000 unabhängige Einzelhändler. Neben dem hohen Qualitätsanspruch an seine Produkte setzt Rieker den Fokus auf modernstes IT- und Prozessmanagement. Für Rieker sind digitale Prozesse der Schlüssel zu mehr Effizienz und Transparenz, bilden die Basis für Optimierung und Automatisierung und das Management des internationalen Wachstums.
Die vorhandene Archivsoftware, individuelle Papier- und Dokumentenablagen und vorwiegend manuelle Prozesse konnten den wachsenden Anforderungen des Unternehmens nicht mehr standhalten. Vor diesem Hintergrund entschied sich Rieker für eine grundlegende Neugestaltung des Informationsmanagements auf Basis von M-Files. Mit Hilfe der Dokumentenmanagementexperten von Graphax wurde damit eine unternehmensweit genutzte Grundlage geschaffen, um zahlreiche Prozesse in unterschiedlichen Unternehmensbereichen zu digitalisieren. Ergänzt wurde M-Files um das Produkt smart FIX von Insiders Technologies für die automatische Beleglesung mit modernsten KI-Verfahren wie Machine Learning.
Die neue Basis wird für die effiziente Digitalisierung und Optimierung zahlreicher Prozesse bei Rieker eingesetzt. Dazu zählt beispielsweise die Verwaltung der gesamten Kommunikation mit den rund 35.000 Kunden in digitalen Kundenmappen. Besonders hoch ist der Nutzen auch beim Handling der mehr als 100.000 Zolldokumente im international produzierenden Unternehmen. In einem digitalen Workflow werden Zollbelege nun zunächst mit smart FIX ausgelesen und dann nach Dokumentklassen in Zollmappen sicher und transparent abgelegt.
Auch der Purchase-2-Pay-Prozess wurde erfolgreich digitalisiert und ermöglicht nun durch schnellere und effizientere Abwicklung lukrative Möglichkeiten zum Skonto-Abzug. Beim Retourenmanagement können jetzt zwischen 200 und 300 Belege täglich mittels Barcode automatisch erfasst und verarbeitet werden. Schließlich unterstützt M-Files auch das internationale Vertragsmanagement mit mehr als 2000 Verträgen. Alle Verträge könnten nun nach einheitlichen Regeln effizient verarbeitet sowie sicher und rechtskonform archiviert werden.
Die Kombination von M-Files als einfach zu nutzender Plattform und Graphax als erfahrenem Partner erlaubt es Rieker, viele Vorhaben auch eigenständig umzusetzen. Das IT-Team bei Rieker schätzt dabei die universellen Einsatzmöglichkeiten von M-Files, die es für alle Unternehmensteile zu einem Gewinn machen.
„Wir finden M-Files rundum sehr gelungen. Da die Nutzung so einfach ist und die angebotenen Funktionen kaum Wünsche offenlassen, können wir Ideen schnell umsetzen. Oft ist der angedachte Prototyp schon gleich die fertige Lösung und im Fall der Fälle bieten Graphax und M-Files einen hervorragenden Support“, sagt Uwe Beyer, Senior Software Architekt bei der Rieker Gruppe.
Die neue Lösung sorgt bei Rieker länderübergreifend für Effizienz und Transparenz in den Prozessen und sichert die Compliance mit rechtlichen Anforderungen an Verarbeitung und Archivierung von Daten. M-Files hat die unternehmensweite Digitalisierung bei Rieker beflügelt und auf ein verlässliches Fundament gesetzt.
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