Bevor Unternehmen ihre administrativen Prozesse digitalisieren, sollten sie diese sorgfältig optimieren, um die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Nur so können sie Ressourcen optimal nutzen und ihren Kund:innen ein hohes Maß an Servicequalität bieten.
Die Digitalisierung ist zweifellos eines der größten Themen unserer Zeit und betrifft nahezu alle Bereiche des Lebens. Insbesondere im Geschäftsbereich bietet sie jedoch immense Vorteile, indem sie Prozesse effizienter gestaltet, Kosten senkt und Zeit spart. Viele Unternehmen sind daher bestrebt, ihre bestehenden administrativen Prozesse zu digitalisieren. Doch bevor sie diesen Schritt wagen, sollten sie ihre bisherigen Prozesse sorgfältig analysieren und optimieren, um sicherzustellen, dass sie die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen können.
Urs Affolter ist seit über 40 Jahren auf die Verbesserung administrativer Prozesse spezialisiert und berät Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren möchten, um sich für die Zukunft besser aufzustellen. Seiner Ansicht nach ist eine gründliche Prozessoptimierung vor der Digitalisierung von entscheidender Bedeutung, da sie sicherstellt, dass die Digitalisierung optimal genutzt werden kann. Wenn Unternehmen ihre bestehenden Prozesse nicht verbessern, riskieren sie, ineffektive Abläufe einfach in die digitale Welt zu übertragen und dadurch das volle Potenzial der Digitalisierung nicht ausschöpfen zu können. In einem exklusiven Gastbeitrag berichtet der Digitalisierungsexperte darüber, was es hierbei zu beachten gilt.
Warum ist eine Prozessoptimierung die Basis?
Für Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren wollen, ist es von entscheidender Bedeutung, eine Prozessoptimierung durchzuführen, bevor sie diesen Schritt wagen. Eine digitale Transformation bietet viele Vorteile, wie höhere Effizienz, geringere Kosten und schnellere Bearbeitungszeiten. Allerdings kann die Digitalisierung allein nicht ausreichen, um ineffiziente Vorgänge zu verbessern oder diese überhaupt aufzudecken. Stattdessen müssen Unternehmen ihre bereits bestehenden Prozesse erst optimieren und sicherstellen, dass diese sich optimal für die Digitalisierung eignen.
Doch eine Prozessoptimierung ist nicht nur ein notwendiger Schritt vor der Digitalisierung, sondern auch eine Chance, um das eigene Unternehmen weiter zu verbessern. Durch eine gründliche Analyse der bestehenden Abläufe können Unternehmen Schwachstellen und Engpässe identifizieren, die zuvor unbemerkt geblieben sind. Indem sie diese Schwachstellen beheben und das gesamte Handlungsschema optimieren, können sie nicht nur alle Vorteile der Digitalisierung ausschöpfen, sondern auch ihre Abläufe insgesamt verbessern.
Hierbei ist eine gezielte Einbindung der Mitarbeiter:innen in den Prozessoptimierungsprozess von entscheidender Bedeutung. Menschen, die Teil der verschiedenen Abläufe innerhalb des Unternehmens sind, verfügen über wertvolles Wissen und Erfahrungen im Umgang mit den einzelnen Schritten und können daher wertvolle Einsichten in die Optimierung bieten. Indem Unternehmen ihre Mitarbeiter:innen einbeziehen und deren Know-how nutzen, können sie sicherstellen, dass die Optimierung auf realen Erfahrungen und Bedürfnissen basiert und somit in die Praxis übernommen werden kann.
Der optimale Prozess
In einem modernen Wettbewerbsumfeld ist es für Unternehmen entscheidend, effektive und effiziente Prozesse zu integrieren, um erfolgreich handeln zu können. Ein guter Prozess zeichnet sich dadurch aus, dass er in Zusammenarbeit mit den betroffenen Personen erarbeitet wird und eine klare und deutliche Zielsetzung aufweist. Er sollte einfach und verständlich sein und unnötige Schleifen vermeiden. Brüche oder Unterbrechungen sollten daher eliminiert werden, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren. Außerdem ist eine klare und durchgehende Struktur von entscheidender Bedeutung.
Ein wichtiger Punkt für effektive Prozesse ist ein klar definiertes Stammdatenmanagement, das die Basis für alle Einzelprozesse bildet. Eine zentrale Datenablage, die alle Umsysteme miteinander verbindet und einen 360° Datenzugriff ermöglicht, trägt dazu bei, dass Prozesse effektiver und effizienter gestaltet werden können.
Um einen maximalen Nutzen aus den Abläufen zu ziehen, ist es auch wichtig, eine Standardisierung der Prozesse voranzutreiben. Die Einbindung von „Nice-to-have“-Funktionen sollte dabei nur dann erfolgen, wenn diese einen realen Beitrag zur Verbesserung leisten.
Eine weitere Möglichkeit, die Effizienz und Effektivität der Prozesse zu steigern, besteht im Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Besonders in Verarbeitungsprozessen wie der Auftragsbearbeitung, der Debitoren- und Kreditorenrechnungsstellung sowie der Lieferantenbestellung und -zahlung kann die KI dazu beitragen, die Abläufe zu automatisieren und zu beschleunigen.
Fazit: Ja zur Digitalisierung – aber nur mit Prozessoptimierung
Die Digitalisierung bietet Unternehmen immense Vorteile, wie höhere Effizienz, geringere Kosten und schnellere Bearbeitungszeiten. Doch bevor Unternehmen ihre bestehenden administrativen Prozesse digitalisieren, ist es notwendig, diese sorgfältig zu analysieren und zu optimieren, um sicherzustellen, dass sie die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen können. Urs Affolter betont, dass eine gründliche Prozessoptimierung vor der Digitalisierung von entscheidender Bedeutung ist, da sie sicherstellt, dass die digitalisierten Abläufe effektiv und effizient sind. Eine gezielte Einbindung der Mitarbeiter:innen in den Prozessoptimierungsprozess ist hierbei von entscheidender Bedeutung, um wertvolles Know-how zu nutzen und sicherzustellen, dass die Optimierung auf Handlungen basiert, die auch tatsächlich in der Praxis Anklang finden.
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