Erfolgreiche Bestandsverwaltung für KMU in der Praxis

Wie können kleine und mittlere Unternehmen ihre Lagerbestände im Griff behalten, ohne dabei den Überblick zu verlieren? Eine wichtige Frage, denn eine erfolgreiche Bestandsverwaltung ist ein bedeutender Faktor, um einerseits Kosten zu senken und andererseits Engpässe zu vermeiden. Die entscheidende Frage in diesem Zusammenhang lautet: Welche Möglichkeiten gibt es für KMU, ihre Bestandsverwaltung zu optimieren? Die Antworten auf diese Frage finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Die Warenwirtschaft ist die Basis für die Optimierung

Unternehmer, die damit beginnen möchten, die Bestandsverwaltung im Unternehmen zu optimieren, sollten sich dafür im ersten Schritt eine moderne Software für die Warenwirtschaft suchen, mit der sie alle ihre Geschäftsprozesse effizient abbilden können. Durch den Einsatz einer leistungsstarken Warenwirtschaft lassen sich Lagerbestände in Echtzeit überwachen und automatisiert steuern. Die Systeme verschaffen aber nicht nur eine gute Übersicht über die aktuellen Bestände, sondern lassen sich auch nahtlos in andere Bereiche wie den Einkauf oder die Buchhaltung integrieren.

ABC-Analysen durchführen

Wenn es im Unternehmen eine gut funktionierende Software für die Warenwirtschaft gibt, kann mit den weiteren Maßnahmen begonnen werden. Zum Beginn eignet sich dafür vorwiegend eine ABC-Analyse. Sie hilft dabei, die Ressourcen effizienter zu nutzen, weil der Fokus auf jene Bestände gelegt wird, die den größten Beitrag zum geschäftlichen Erfolg leisten. Dabei werden die Artikel in drei Kategorien eingeteilt:

In Kategorie A befinden sich all jene Produkte, die den größten Umsatzanteil haben und deshalb besonders wichtig sind. Der Bestand sollte hier genau überwacht und regelmäßig nachbestellt werden.
In Kategorie B werden alle Produkte mit mittlerer Bedeutung eingeordnet. Hier reicht eine moderate Überwachung des Bestandes aus.
Artikel der Kategorie C sind wenig umsatzstark und dürfen deshalb auch seltener überprüft werden.

Regelmäßige Inventuren

Gerade für KMU ist es sinnvoll, den Bestand in kurzen Zeitabständen zu prüfen. Bei einem monatlichen oder vierteljährlichen Check lassen sich Abweichungen zwischen den tatsächlichen Beständen und den Daten in der Warenwirtschaft schnell feststellen. Bei Differenzen ist es möglich, frühzeitig entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, bevor noch größere Probleme entstehen. Kommt es ständig zu Abweichungen, sollte eine genaue Analyse der Ursachen durchgeführt werden. Mögliche Gründe für die Differenzen könnten Fehler bei der Erfassung und Schwund durch Diebstahl oder Beschädigungen während der Lagerung sein.

Just-in-Time-Prinzip

Eine einfache Möglichkeit, den Lagerbestand in den Griff zu bekommen, ist das Just-in-Time-Prinzip (JIT). Die Bestände werden bei dieser Methode nur dann aufgefüllt, wenn sie wirklich benötigt werden. In der Praxis funktioniert JIT so, dass Unternehmen ihre Software für die Warenwirtschaft so einstellen, dass sie den genauen Zeitpunkt und die Menge einer Bestellung anhand der aktuellen Lagerbestände und vorhersehbarer Nachfrage bestimmen. Dafür ist es zum einen erforderlich, historische Verkaufsdaten und aktuelle Trends zu analysieren, um die Nachfrage möglichst genau zu prognostizieren. Zum anderen erfordert es eine enge Kommunikation mit zuverlässigen Lieferanten, die in der Lage sein müssen, Bestellungen im Anlassfall schnell und pünktlich zu liefern.

Schulung der Mitarbeiter

Bei all den technischen Verbesserungen sollte aber keinesfalls der Faktor Mensch vergessen werden, denn eine effiziente Bestandsverwaltung hängt auch immer maßgeblich von den Fähigkeiten und dem Wissen der eigenen Mitarbeiter ab. Gezielte Schulungen helfen dabei, die Möglichkeiten der im Einsatz befindlichen Warenwirtschaft voll auszuschöpfen und sensibilisieren das Personal zudem für die Wichtigkeit dieses Themas. So erhalten die Mitarbeiter ein besseres Verständnis für die entsprechenden Prozesse und können dieses Know-how in ihre täglichen Arbeitsabläufe einbringen.

Die Wissensübermittlung muss dabei nicht zwingend in langweiligen Frontalvorträgen stattfinden. Heutzutage gibt es viele innovative Methoden von E-Learning-Plattformen über Microlearning bis zu Gamification-Elementen, welche die Aneignung von Wissen erleichtern.

Lieferantenmanagement verbessern

Eine gute Beziehung zu Lieferanten ist ebenfalls ein wichtiger Faktor im Rahmen der Bestandsverwaltung. Ein regelmäßiger Austausch und eine offene Kommunikation fördern eine partnerschaftliche Beziehung und tragen zur Stabilität der Lieferkette bei. In der Praxis können KMU ihr Lieferantenmanagement verbessern, indem sie regelmäßig die Leistung ihrer Lieferanten überprüfen. Dazu gehört, pünktliche Lieferungen, die Qualität der gelieferten Waren und die Reaktionsfähigkeit bei Problemen zu bewerten. Auf Basis dieser Bewertungen können Verträge angepasst oder Verhandlungen über bessere Konditionen geführt werden.

Bestandsstrategie entwickeln

Langfristig sollte sich jedes Unternehmen zum Ziel setzen, eine klare Bestandsstrategie basierend auf den spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu entwickeln. Am Beginn steht dabei eine gründliche Analyse der aktuellen Bestände und deren Umschlagshäufigkeit. Im nächsten Schritt sollten klare Ziele definiert werden. Beispiele dafür sind unter anderem die gewünschte Lagerreichweite oder der angestrebte Servicelevel.

Um flexibel auf Marktveränderungen zu reagieren, ist es wichtig, die Strategie laufend zu überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Zudem muss sie in die Gesamtplanung des Unternehmens integriert und alle relevanten Abteilungen in die Umsetzung einbezogen werden.