Centers of Excellence (CoE) beschleunigen Automatisierungsprojekte. Damit das klappt, müssen sie richtig eingerichtet und eingesetzt werden. So lassen sich Automatisierungsbestrebungen in der eigenen Organisation effektiv skalieren.
Die digitale Transformation steht längst nicht mehr bevor, sie ist bereits in vollem Gange. Das spiegelt sich auch in den Erwartungen von Kunden wider: Schnell, transparent und unkompliziert soll die Customer Experience sein. Für Geschäftsprozesse ist die Frage also nicht mehr, ob sie automatisiert werden, sondern wie und wann.
In vielen Unternehmen sind für diesen Zweck in einzelnen Geschäftsbereichen bereits lokale Lösungen zur Automatisierung im Einsatz – aber meistens nur als Insellösungen und nicht integriert in End-to-End-Prozesse. Zu oft fehlt eine übergeordnete Strategie für die Prozessautomatisierung. Ein Center of Excellence (CoE) hilft dabei, eine solche Strategie im gesamten Unternehmen umzusetzen und zu skalieren. CoEs bestehen aus IT-, BPMN- und Entwicklungs-Expert:innen, die ihre Kolleg:innen in den Fachabteilungen dabei unterstützen, Prozessautomatisierung effektiv einzusetzen. Es stellt Tools bereit, sichert den Wissenstransfer und unterstützt Teams bei konkreten Projekten.
Aufgaben eines Centers of Excellence
Unternehmenskultur und -struktur haben einen großen Einfluss auf die Gestaltung eines CoEs. Generell lässt sich zwischen einem zentralen (CoE setzt Projekte selbst um) und einem dezentralen (CoE unterstützt Teams bei der Umsetzung) Ansatz unterscheiden. Wir beobachten, dass der dezentrale Ansatz insbesondere für größere Unternehmen besser zur Skalierung geeignet ist.
Grundsätzlich fallen folgende Aufgabenbereiche unter die Verantwortung eines CoE:
Technologien bereitstellen
Das CoE stellt die passenden Automatisierungslösungen – wie eine Plattform für Prozessorchestierung oder RPA Tools – zur Verfügung. Dazu gehören auch Akzeleratoren wie Testing-Tools oder Libraries, damit neue Teams schneller in die Entwicklung starten können, ohne sich mit Basis-Integrationen auseinandersetzen zu müssen.
Planen und ausführen
Ob zentral oder dezentral: Wie sehr das CoE in Planung und Ausführung eingebunden ist, hängt von der Struktur ab. Es kann unterstützen, selbst umsetzen oder die Verantwortung nach und nach übertragen. In jedem Fall liefert es die notwendigen Technologien (siehe 1.), Entscheidungsgrundlagen zur Prozessbewertung und Beratung für den Projekterfolg.
Wissen aufbauen und austauschen
Das benötigte Know-How kann zum Beispiel in internen Wikis oder auf anderen Wissensplattformen festgehalten und geteilt werden. Auch Trainings, etwa zur Modellierung oder zu allgemeinen Grundlagen, unterstützen die Mitarbeiter:innen. Außerdem baut das CoE Skills auf, teilt Best Practices und macht das gesammelte Wissen allen Mitarbeiter:innen zugänglich, um das “Prozessdenken” in der Organisation voranzutreiben.
Mehrwert intern verdeutlichen
Das CoE sollte die Potentiale einer übergeordneten Automatsierungsstrategie sowie erfolgreiche Leuchtturmprojekte aufzeigen und so Vertrauen bei den relevanten Stakeholdern schaffen.
Governance
Das CoE kann auch für die IT-Governance rund um Automatisierungsprojekte zuständig sein, die entsprechende IT-Architektur standardisieren und Projektvorlagen erstellen. Die Praxis kann – je nach Unternehmenskultur und -aufbau – hier zwischen groben Empfehlungen und festen Vorgaben variieren.
Erfolge messen: Faktoren und Kennzahlen
Um den Mehrwert eines CoEs zu messen und zu steigern, ist es wichtig, die Erfolge sichtbar und quantitativ messbar zu machen. Zu diesen Erfolgen zählt vor allem der erzielte Business Value. Diesen kann man zum Beispiel mit der Anzahl der umgesetzten Projekte, deren Time-to-Value oder der Automatisierungsquote quantifizieren. Letztere bezeichnet das Verhältnis von komplett automatisierten Prozessen zu jenen, die mit menschlichem Eingreifen verarbeitet werden.
Darüber hinaus sind die Nutzungsbreite und Akzeptanz gute Indikatoren für den Erfolg eines CoE. Hierfür lässt sich die Zahl der Personen messen, die durch das CoE ausgebildet wurden, sowie die Teilnehmerzahl bei internen Events zum Thema Automatisierung. Auch die Zufriedenheit der Stakeholder (z.B. Entscheidungsträger oder Endnutzer) ist ein wichtiger Indikator.
Der Aufwand ist es wert
Trotz des Aufwands, der mit dem Aufbau eines CoEs verbunden ist, lohnt sich die Investition. Es ermöglicht Unternehmen effizientere Abläufe, Kosteneinsparungen und verbesserte Kundenerfahrungen zu erzielen. Denn in der heutigen Zeit müssen Unternehmen ihre Prozesse im großen Maßstab automatisieren, um wettbewerbsfähig zu sein und zu bleiben. Das CoE fungiert dabei als Inkubator für die Automatisierung in der gesamten Organisation.
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