Unternehmen nutzen digitale Technologie, um ihre Abläufe, Prozesse und Geschäftsmodelle zu verändern. Digitale Tools helfen, die Produktionseffizienz zu verbessern und das Kundenerlebnis zu optimieren. Sie ermöglichen Echtzeit-Fortschritte und einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz.
Wie erstellt man eine Concept Map zur Unterstützung der Prozessoptimierung und welche Möglichkeiten bietet die Digitalisierung? In diesem Artikel zeigen wir unserem Leser, wie digitale Tools das Prozessmanagement und die Optimierung des Geschäftes ermöglichen.
Was versteht man unter Geschäftsprozessoptimierung?
Geschäftsprozessoptimierung umfasst grundsätzlich die Neu- oder Umgestaltung von Arbeitsprozessen im Unternehmen. Sie resultiert aus der Gesamtheit sämtlicher Aktivitäten und Entscheidungen, die zur Steigerung der Effizienz von Geschäftsprozessen dienen.
Zwei Arten von Geschäftsprozessen
Arbeitsabläufe im Unternehmen lassen sich grundsätzlich in zwei Arten von Geschäftsprozessen unterteilen. Die erste Art von Geschäftsprozessen sind sogenannte Schlüsselprozesse. Dabei handelt es sich um die Kernprozesse, die das Unternehmen ordnungsgemäß am Laufen halten und einen direkten Mehrwert erzeugen.
Beide Arten von Geschäftsprozessen für Arbeitsabläufe wichtig
Die zweite Art von Geschäftsprozessen bilden Back-Office-Prozesse, die zur Unterstützung der Schlüsselprozesse dienen und somit keinen direkten Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Für eine Geschäftsprozessoptimierung sollten stets beide Arten von Geschäftsprozessen berücksichtigt werden.
Ziele der Geschäftsprozessoptimierung
Die Ziele einer Geschäftsprozessoptimierung hängen stets von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab und sind oftmals eng miteinander verbunden. Eines haben alle Ziele jedoch in der Regel gemeinsam: den Anforderungen der Digitalisierung gerecht werden. Die Ziele werden dabei meist so ausgerichtet, dass sie die Geschäftsprozesse insgesamt transparenter, schlanker und fehlerbereinigt machen.
Prozessoptimierung durch digitale Tools: Was ist möglich?
Prozessoptimierung kann eine Firma verbessern und von Konkurrenz abheben. Durch digitale Tools kann diese Optimierung heutzutage jedoch viel einfacher herbeigeführt werden. Aber welche Möglichkeiten gibt es überhaupt? Eine ganze Menge!
Eine Option besteht etwa in der automatischen Datenanalyse. Diese kann das Auslesen und Auswerten großer Datenmengen übernehmen und enorm erleichtern. Doch auch die umfassende Visualisierung von Daten und Arbeitsabläufen sowie das Teilen und Zusammenarbeiten in Echtzeit sind mögliche Optionen.
Und wie heißt es so schön? Mehr Daten bieten eine bessere Basis für Unternehmensentscheidungen! Führungskräfte können diese fundiert treffen und sich auf eine historische Datenbasis beziehen.
Mitarbeiter können diese ebenfalls zur Grundlage nehmen, um etwa eine spezifische Aussage zu untermauern. Und auch bei der Argumentation und dem Überzeugen der Verantwortlichen stehen digitale Helferlein zur Stelle. Mit bestimmten Anwendungen ist das Diagramm erstellen etwa einfacher als je zuvor. Workflows lassen sich sichtbar machen und Zusammenhänge auch für Außenstehende vereinfacht darstellen.
Prozesse und Möglichkeiten sichtbar machen
Wenn Daten, Diagramme und Concept Maps immer verfügbar sind, hat das weitere Vorteile. Sie können einfach erstellt werden. Mithilfe dieser Werkzeuge können Prozesse sichtbar gemacht und Optimierungsmöglichkeiten schnell erkannt werden. Das Ergebnis: ein besseres Prozessmanagement!
Schließlich lassen sich Schwachstellen schneller aufdecken und gezielte Maßnahmen zur Optimierung des Prozesses ergreifen. Das spart Zeit, Geld und Ressourcen. Und vor allem können selbst kleine Teilprozesse, etwa ein Zwischenschritt in der Chipproduktion, einfach dargestellt werden. Das liegt in der Einfachheit der Tools, denn nicht nur ein Prozessmanager ist in der Lage, Prozesse darzustellen, Mitarbeiter können diese auch fürs Brainstorming und andere Zusammenarbeiten nutzen.
Digitalisierung und Automatisierung gehen Hand in Hand
Digitale Tools helfen dabei, Prozesse zu automatisieren und Geschäftsprozesse zu rationalisieren, wodurch Effizienz und Produktivität gesteigert werden können. Einfache Prozesse müssen dadurch nicht mehr durch Mitarbeiter durchgeführt werden, diese können sich damit anderen Aufgaben zuwenden.
Darüber hinaus bieten digitale Werkzeuge auch den Vorteil der Skalierbarkeit. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Prozesse leicht an neue Anforderungen anpassen oder sogar erweitern können. In der schnelllebigen Wirtschaft ist dies ein Unterschied, der einen Wettbewerbsvorteil ausmachen kann.
Vorgehensweise bei der Geschäftsprozessoptimierung
Ob nun die Eingangspostverarbeitung im Personalwesen oder die digitale Rechnungsverarbeitung in der Buchhaltung – die Geschäftsoptimierung und ihr Ablauf ist auf sämtliche Unternehmensprozesse und -bereiche individuell anzupassen. Nichtsdestotrotz kann die Geschäftsprozessoptimierung grundsätzlich in folgende 3 Phasen unterteilt werden:
1. Analyse-Phase – Geschäftsprozessanalyse
Die Grundlage, um Geschäftsprozesse optimieren zu können, bildet die Geschäftsprozessanalyse des Ist-Zustandes, um einen entsprechenden Soll-Prozess zu definieren. Dabei werden aktuelle Arbeitsabläufe durch verschiedene Geschäftsprozessanalyse-Methoden (z.B. Potenzialanalyse, ABC-Analyse, SWOT-Analyse) bewertet.
Die Ergebnisse dieser Geschäftsprozessanalyse geben Aufschluss über die Qualität und den Reifegrad der zu optimierenden Geschäftsprozesse. Dadurch werden die entsprechenden Stellschrauben innerhalb des Geschäftsprozesses auf einen Blick sichtbar.
2. Design-Phase – Geschäftsprozesse optimieren
Die Design-Phase umfasst die Umsetzung der zuvor skizzierten Geschäftsprozessoptimierung. Um Geschäftsprozesse optimieren zu können, kann auf verschiedenste Methoden wie z.B. „Business Process Reengineering“ (BPR) oder der „Kontinuierliche Verbesserungsprozess“ (KVP) zurückgegriffen werden. Jede Methode verfolgt dabei einen eigenen Ansatz zur Geschäftsprozessoptimierung und sollte daher unter individuellen Faktoren wie Budget, Zeitraum oder technische Umsetzbarkeit gewählt werden.
3. Monitoring-Phase – Optimierte Arbeitsabläufe überwachen
Die abschließende Monitoring-Phase umfasst die Überwachung der optimierten Geschäftsprozesse. Die Leistungsmessung des jeweils optimierten Geschäftsprozesses erfolgt anhand von individuell ausgewählten Kennzahlen (KPI). So kann überprüft werden, ob die Geschäftsprozessoptimierung den gewünschten Erfolg einbringt oder ob weitere Geschäftsprozessoptimierungen notwendig sind.
Geschäftsprozesse optimieren: Zwei Methoden im Überblick
Zwei bekannte Methoden zur Geschäftsprozessoptimierung sind Business Process Reenginieering (BPR) und der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Beide Methoden bieten jeweils unterschiedliche Hebel, die bewegt werden, um Geschäftsprozesse optimieren zu können.
Business Process Reenginieering (BPR)
BPR verfolgt einen Ansatz zur radikalen Neugestaltung von Geschäftsprozessen. Beim BPR-Ansatz geht es somit um die reine Neuentwicklung von Arbeitsabläufen. Business Process Reengineering wird in der Praxis daher nicht selten von Kritik begleitet, da bestehende Geschäftsprozesse weder analysiert noch optimiert werden und somit unter anderem bestehende Know-how-Vorteile über Bord geworfen werden.
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
KVP bildet im Prinzip das genaue Gegenstück zu BPR und setzt auf die Ermittlung und anschließend umfassende Analyse bestehender Geschäftsprozesse. Hierbei wird auf Analyse-Methoden wie z.B. die Potenzialanalyse zurückgegriffen, um ein Soll-Konzept zu modellieren und so Geschäftsprozesse optimieren zu können.
Fazit – Vorteile im Geschäftsalltag nutzen
Digitale Werkzeuge erlauben Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Automatisierung, Datenanalyse, Austausch und Zusammenarbeit in Echtzeit – all das ist heute einfacher denn je. Unternehmen können mit Tools Schwachstellen in Prozessen erkennen und gezielt Maßnahmen zur Optimierung ergreifen, was ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Vorteile, die jedes Unternehmen im Geschäftsalltag nutzen sollte.
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