Verwaltungsmanagement, also die Steuerung und Führung in der öffentlichen Organisation, rückt immer mehr in den Fokus des Modernisierungsbestrebens im öffentlichen Sektor und Wissensmanagement stellt dabei ein Schwerpunktthema sowie einen zentralen Erfolgsfaktor im Rahmen des demografischen Wandels dar. Auch in den Kommunen werden in den nächsten Jahren viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgrund ihres Alters aus dem aktiven Dienst ausscheiden und mit ihnen gehen ihr Wissen und ihre Erfahrungen für die Verwaltungen verloren. Eine strukturierte Form des Wissenserhalts durch dokumentierte Prozessabläufe gewinnt deshalb immer größere Bedeutung. Denn die vakanten Stellen können oftmals nicht sofort wiederbesetzt werden, so dass auch eine Einarbeitung durch die ausscheidenden Mitarbeitenden nicht immer gewährleistet werden kann.
Demographische Herausforderung: Herford als Innovationstreiber im Prozessmanagement
Der Kreis Herford beschäftigt sich seit einigen Jahren unter dem Motto „Die Kreisverwaltung Herford und ihre Beschäftigten auf dem Weg in das Jahr 2020…“ mit den Herausforderungen des demografischen Wandels in der Kreisverwaltung. Im ersten Schritt des Vorhabens wurde eine Projektgruppe gegründet, welche eine Analyse der Altersstruktur der Beschäftigten der Kreisverwaltung Herford erstellt hat. Die sich daraus ergebenden Aufgabenpakete für die kommenden Jahre wurden so skizziert und Handlungsfelder für die Personal- und Organisationsentwicklung beschrieben.
Die Altersstrukturanalyse zeigte, dass 41 % der Beschäftigten der Kreisverwaltung zur Gruppe der 51- bis über 60-jährigen gehören und der Anteil in den folgenden Jahren weiterwachsen wird. Mit diesen Beschäftigten verlassen erfahrene, versierte Fachleute die Kreisverwaltung und mit ihnen werden ein umfangreicher Erfahrungsschatz sowie das Wissen um Arbeitsabläufe und Problemlösungsstrategien gehen.
Der Kreis Herford hat auf Grundlage der Analyseergebnisse verschiedene Handlungsempfehlungen abgeleitet, um die kommenden Jahre und den demografischen Wandel ohne Wissensverluste zu meistern. Der Fokus der Handlungsempfehlungen liegt auf strukturierten Prozesserhebungen. Die Prozesserhebungen garantieren den Wissenserhalt und die Übertragung von Wissen auf neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, indem in Einzelinterviews das Wissen von aus dem Dienst ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erfasst und in dokumentierter Form für die Kreisverwaltung Herford erhalten bleibt. Durch den Einsatz von Prozessmanagement werden so Normen für die Bearbeitung der Aufgaben beschrieben, Abhängigkeiten einzelner Arbeitsschritte und ganzer Prozesse voneinander und deren Schnittstellen dokumentiert sowie Zuständigkeiten für einzelne Prozessbausteine festgelegt. Ziel der Prozesserhebungen ist ein vollständiges Prozessregister, in welchem die einzelnen Aufgaben im Detail festgehalten werden. Es berücksichtigt Rollen, Schnittstellen und Ressourcen und dokumentiert so die Aufgaben des Kreises umfassend.
Der öffentliche Sektor setzt stark auf PICTURE
Die Prozesserhebungen beim Kreis Herford erfolgen in enger Abstimmung zwischen der Organisationsentwicklung – die federführend für die Prozessdokumentationen zuständig ist – und dem Personalmanagement. Gemeinsam wird eine Priorisierung zur Prozessaufnahme abgesprochen und den ausscheidenden Beschäftigten die Kontaktaufnahme durch die Organisationsentwicklung zur Aufnahme von Prozessen im Rahmen des Wissensmanagements angekündigt.
Nach der ausführlichen Prüfung verschiedener Prozessmanagement-Methoden und Tools hat sich der Kreis Herford zur Dokumentation seiner Geschäftsprozesse für die PICTURE- Methode mit der PICTURE-Prozessplattform entschieden.
„Die PICTURE-Methode zeichnet sich durch eine – auch für eine mit Prozessen unerfahrene Personengruppe – gute Verständlichkeit aus. Ferner bietet die PICTURE-Prozessplattform als zugrundeliegendes Softwaretool die Möglichkeit, den Beschäftigten die jeweiligen Prozesse ämterbezogen aus der Prozessdatenbank über das Intranet zur Verfügung zu stellen. Dies ermöglicht eine schnelle Einarbeitung, auch in Vertretungsfällen wie Urlaub oder Krankheit“, äußert sich Carsten Moning aus der Abteilung Organisation, IT, zentraler Service des Kreises Herford zur Entscheidungsfindung.
Mehrere Vorteile in einer Prozessmanagement-Lösung
Der praktische Ablauf beim Kreis Herford sieht folgendermaßen aus: die relevanten Prozesse werden in Form von Experteninterviews mit den jeweils zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern anhand der PICTURE-Methode erhoben. Die Interviews werden jeweils zu zweit geführt und dauern rund zwei bis zweieinhalb Stunden. Anschließend wird eine umfangreiche IST-Prozessmodellierung in der PICTURE-Prozessplattform durchgeführt. Die finale Prüfung und somit Qualitätssicherung der modellierten Prozesse erfolgt von den jeweils verantwortlichen Interviewpartnerinnen und -partnern über eine Intranetschnittstelle. Im Rahmen der Prozesserhebungen trat zudem eine positive Besonderheit auf: IST-Prozesse wurden auf dem einfachen Dienstweg und ohne viel Aufwand, durch Feedback der Interviewten, bereits in der Erhebungsphase optimiert.
Bei der Erfassung des vorhandenen Wissens wurden in den Prozesssteckbriefen neben der eigentlichen Prozessbeschreibung Schnittstellen und Ressourcen, wie z. B. beteiligte und verantwortliche Personen, die erbrachten Leistungen, aber auch Angaben zu Rechtsgrundlagen oder zu verwendeten Softwareressourcen, hinterlegt.
Für den Kreis Herford steht fest, dass die Prozesserhebungen zum Wissenserhalt eine kontinuierliche Aufgabe sein werden. Mittlerweile sind knapp 500 Prozesse identifiziert und dokumentiert worden. Den Beschäftigten werden die Prozesse ämterbezogen über das PICTURE-Portalmodul im Intranet zur Verfügung gestellt. „Die Rückmeldungen – auch der Führungskräfte – sind positiv“, so Carsten Moning.
Demographischer Wandel: Herford dient als Pilot für andere Kommunen
Damit auch andere Verwaltungen von dem erhobenen Prozesswissen profitieren können, geht der Kreis Herford im Rahmen des Wissenstransfers einen Schritt weiter und stellt Prozesse im PICTURE improve Netzwerk zur Weiterverwendung zur Verfügung. In dem deutschlandweit umfangreichsten Prozessnetzwerk stehen bereits mehr als 2.000 kommunale Prozesssteckbriefe und mehrere hundert umfangreiche Prozessbeschreibungen zur Verfügung.
„Durch gegenseitigen Austausch und die Vernetzung reduzieren die Kommunen unmittelbar den für Prozessverbesserungen notwendigen Personal- und Ressourceneinsatz um bis zu 50% und können gleichzeitig die positiven Verbesserungen aus anderen Verwaltungen gewinnbringend für sich übernehmen. Wir danken dem Kreis Herford für die Bereitstellung der Prozesse im Netzwerk. Nur so gelingt es uns mit vereinten Kräften Verwaltungsprozesse zu verbessern und das Arbeitsleben von Führungskräften und Mitarbeitern einfacher und erfolgreicher zu machen.“ erklärt Detlef Bäumer, Kundenberater der PICTURE GmbH.
„Für uns zahlt es sich aus, dass wir uns mit Wissens- und Prozessmanagement befassen und so den demografischen Wandel bewältigen. Durch die frühzeitige Auseinandersetzung und Einbeziehung der ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind wir gut aufgestellt für die Zukunft.“ fasst Carsten Moning das Projekt zusammen.