DER PROZESSMANAGER: Herr Becker, Sie sind seit 2000 Hauptverantwortlicher für Trainings- und Consultingleistungen bei der ViCon GmbH, einem der führenden Software-Anbieter im Bereich Geschäftsprozessmanagement. Ihre Software viflow ist unter den TOP10 im Software Ranking 2019 und bedient namhafte Kunden.
Erzählen Sie uns doch einmal, wie beginnt Ihr Tag als Leiter gewöhnlich?
Stefan Becker: Es hängt natürlich stark davon ab wo ich morgens aufwache. Wenn ich daheim bin, unterscheidet sich der tägliche Ablauf nicht von einem normalen Bürojob. Als Vater von zwei schulpflichtigen Kindern ist natürlich morgens einiges los.
Ein wesentlicher Teil meines Lebens und damit auch der Tagesablauf ist bestimmt vom Reisen. Da bin ich mit unserem Standort in Hannover mit den guten Anbindungen sehr zufrieden. Die meisten Organisationsberater/-innen kennen das Gefühl unterwegs zu sein.
Da kommen im Jahr viele Übernachtungen und ca. 50000 Kilometer zusammen. Neulich rief mich eine Sales-Managerin einer bekannten Hotelkette an und sagte: Toll, Herr Becker, sie hatten letztes Jahr in unseren Hotels 65 Übernachtungen. Da wird einem dies noch einmal so richtig bewusst.
Aber immer, ob nun privat oder im Hotel, beginnt der Tag mit einem guten Frühstück.
DER PROZESSMANAGER: Wie bereits erwähnt sind Sie nun schon seit einiger Zeit im Geschäftsprozessmanagement unterwegs. Dennoch ist erst seit kurzem der “Hype” bei den Unternehmen erneut entfacht.
Warum brauchen Ihrer Einschätzung nach Unternehmen gut verankertes Prozessmanagement, wenn Sie in Zukunft erfolgreich sein möchten?
Stefan Becker: Prozesse sind neben den Innovationen und einem guten Chancenmanagement heute das A und O einer Organisation. Erfolgreiche Unternehmen haben eben Prozesse etabliert, die einer ständigen Weiterentwicklung unterliegen.
Dabei schließen sich die Begriffe Agilität und Prozessmanagement nicht gegenseitig aus.
Wichtig ist es aus meiner Sicht, die Prozesse an die sich ständig verändernden Anforderungen anzupassen.
Einhaltung von Complianceanforderungen, Weiterentwicklung von IT-Systemen/Digitalisierung, Prozessoptimierungen, Risiko-/Chancenmanagement, Wissensmanagement, Strategiewechsel, Organisationspflichten usw. sind nur einige der Punkte, die in diesem Zusammenhang zu nennen sind. Ich denke, den meisten Verantwortlichen ist heute klar, dass nur die Zusammenarbeit der gesamten Organisation in einem Netzwerk zum Erfolg führt.
Dies geschieht eben vor allem durch „gute“ Prozesse. Prozessmanagement führt uns zu guten Prozessen.
DER PROZESSMANAGER: Neulich wurde sogar in einem unserer Interviews behauptet : „Digitalisierung ist Prozessmanagement“. Wie stehen Sie zu dieser Aussage?
Stefan Becker: Prozessmanagement ist die Grundlage für die Digitalisierung würde ich sagen. Aber ich beobachte in den letzten Jahren schon eine Veränderung. Es geht heute nicht nur darum, Prozesse umfassend und transparent zu beschreiben sondern für die Organisationen auch um die Fragestellung:
- Wie kann ich diese Prozesse auch ausführen?
- Wie kann ich diese Prozesse klarer und damit sicherer vorgeben?
- Wie kann ich diese Prozesse beschleunigen?
- usw.
Wir haben uns vor einiger Zeit dazu entschieden unsere Consultingleistungen zu erweitern. Neben der reinen Prozessmodellierung bieten wir unseren Kunden nun auch an, ihre Prozesse mit einem Workflowsystem zu unterstützen. Wir begleiten also unsere Kunden auf dem Weg der Digitalisierung noch intensiver als wir es noch vor 5–10 Jahren getan haben. Aber die Grundlage dafür sind immer sauber aufgesetzte und optimierte Prozesse.
DER PROZESSMANAGER: Aus Ihrer Erfahrung heraus: Was erachten Sie als größten Denkfehler vor oder während der Einführung von Prozessmanagement?
Stefan Becker: Die Frage ist relativ einfach zu beantworten. Nach meiner Erfahrung hängt der wesentliche Teil davon ab, ob die Prozessverantwortlichen/Prozesseigentümer ihre Rolle ernsthaft ausfüllen. Ohne die feste Verankerung dieser Rolle im Managementsystem werden wir nie zu gelebten Systemen kommen. Einige denken, wir dokumentieren einfach einige Prozesse, stellen diese den Mitarbeitern zur Verfügung und schon läuft es. Ich erlebe es in Projekten immer wieder, dass die Erwartungen und Anforderungen an die Prozessverantwortlichen/Prozesseigentümer nicht mal definiert sind, geschweige denn kommuniziert sind. Und dann wundern sich die Projektverantwortlichen/Beauftragten, warum die Prozessbeschreibungen nicht genutzt und nicht aktualisiert werden, Kennzahlensysteme als Show vorhanden sind und keine Prozessentwicklung in den Organisationen stattfindet.
DER PROZESSMANAGER: Ab Juni 2019 bieten Sie ein zweitägiges Seminar an, dass solche Denkfehler vermeiden soll. “Prozessmanagement in der Praxis” beleuchtet alle Facetten von Prozessmanagement und ist daher für Anfänger, wie auch Experten geeignet.
Was dürfen die Teilnehmer von diesem Seminar erwarten?
Stefan Becker: Hier geht es mir darum, neben der reinen Modellierungstätigkeit in einer Software den Blick auf die Prozessorientierung und die damit verbundenen Tätigkeiten zu schärfen. Im Seminar möchte ich die wesentlichen Fragestellungen rund um das Thema gemeinsam erarbeiten und beantworten.
Hier ein kleines Beispiel: Ein großes und oft unterschätztes Thema sind die Wechselwirkungen von Prozessen und damit die Frage nach dem Start- und Endereignis von Prozessen. Für den sauberen und korrekten Aufbau ist dieses Netzwerk an Prozessen ein wichtiger Baustein. Dies definiert klare Prozessverantwortungen und verhindert Doppelarbeiten.
Neben diesen praktischen Tipps geht es aber auch um Rollen im Prozessmanagement, Reifegradbewertungen und die Moderation innerhalb der Prozessaufnahme – zusammengefasst um das Handwerkszeug eines Prozessmodellierers anhand von vielen praktischen Übungen.
Vielen Dank Herr Becker für die Einblicke in Ihre Arbeitswelt und das Aufzeigen der Seminarinhalte. Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg im dynamischen Prozess-Umfeld!
Möchten Sie erfahren, wie Sie ein systematisches Prozessmanagement nutzen, um Ihre Prozesse zu definieren und weiter zu verbessern? Dann sollten Sie das Seminar von Stefan Becker nicht verpassen.
Hier erhalten Sie Antworten auf die Fragen:
- Wie kann ich ein gelebtes Managementsystem aufbauen?
- Wie erreiche ich alle Beteiligten in einem Managementsystem?
- Wie baue ich ein Managementsystem wirklich prozessorientiert auf?
- Wie schätze ich den Reifegrad von Prozessen ein?
- Wie moderiere ich Prozessworkshops?
- Welche Methoden und Prozessaufnahmetechniken setze ich wann ein?
Das Seminar richtet sich an Fach- und Führungskräfte aus allen Bereichen und Branchen, insbesondere Managementverantwortliche, Prozessmanager/-beauftragte, Prozessmodellierer und Prozessverantwortliche/-eigner.
Überzeugt? Dann melden Sie sich jetzt an!