DER PROZESSMANAGER: Erzählen Sie doch einmal: Warum ist gerade für den deutschen Mittelstand DMS so eine wichtige Aufgabe, die man bewältigen sollte?
Stefan Hessenbruch: Wir haben bemerkt, dass das Thema Dokumentenmanagement nach wie vor eines derjenigen ist, die am häufigsten nachgefragt werden, auch im Kontext der Prozessthematik. Bei uns sind die Vorteile zum einen, dass im Kontext mit dem Prozessmanagement sämtliche Dokumente, die relevant sind und eine Rolle spielen, in einem System enthalten sind. Das heißt, alles, was dieses System zentral bietet, kann für mehrere Themen genutzt werden, eben auch fürs Dokumentenmanagement.
Damit ist zum Beispiel die ganze Kontrolle von Rechten gemeint: Wer darf dieses Prozessdiagramm sehen, gibt es Dokumente die aufrufbar sind und unterliegen diese zum Beispiel auch einer Rechtesteuerung, so dass nur berechtigte Personen das Diagramm sehen können? Das kann alles in einem System gemacht werden. Sobald wir einen Medienbruch haben und zu einem Dokument in einem anderen System verlinken, hat man wieder zwei Stellen, an denen man das völlig getrennt managen muss, was viel mehr Aufwand ist. Da haben Unternehmen einen Riesenvorteil, wenn das mit nur einem System bewältigt wird.
“Der Druck von außen wird Unternehmen zunehmend zur Veränderung drängen”
Neue Funktionen kamen im Laufe der Zeit auch dazu. Wir haben jetzt eine Vorschau, in der man Dokumente nicht komplett herunterladen und öffnen muss, um es sich anzuschauen. Die ganze Mechanik für Freigabezyklen und Überprüfungs-‘Workflows’ sind ebenfalls mit im System implementiert. Welche Prozesse und andere Arten von Dokumenten verknüpft werden können, ist dann auch für das Dokumentenmanagement verfügbar. Lückenlose Versionierung, also die Revisionskontrolle von Dokumenten, ist ebenfalls im System. Selbst, wenn jemand Administrator ist, hat er nicht das Recht irgendwelche Versionen zu löschen.
Das System ist revisionssicher, ein Auditor hat jederzeit die Möglichkeit zu schauen, was ist wann genau passiert? Wer hat es gemacht? Wie sahen ältere Versionen aus? Das ist ganz wichtig, damit man diese im Notfall nochmal durchsuchen kann.
Der ‘Viewer’, also ein einfacher Benutzer, der die Dokumente nur lesen will, und derjenige, der sich um die Pflege des Ganzen kümmert, haben die gleiche Oberfläche. Der eine kann eben etwas mehr erledigen: Rechte setzen, ein Dokument auschecken, um es zu bearbeiten, neue Versionen erzeugen und der andere kann die Dokumente lediglich einsehen.
Auch hier spielt die Rechtesteuerung wieder eine wichtige Rolle, weil der normale ‘Viewer’ oder Leser nur freigegebene Dokumente sehen darf. Das ist auch bereits im System implementiert.
Der Autor kann ein Dokument ständig weiterentwickeln und neue Versionen erzeugen. Solange es nicht freigegeben ist, wird der normale Leser damit gar nicht konfrontiert, also für beide Seiten ein sehr einfaches ‘Handling’.
Wir hatten früher den ‘Review’-Workflow, also die Überprüfung und Freigabe von Dokumenten. Ein dritter ‘Workflow’ war der Bestätigungs-‘Workflow’, wo man Stein und Bein mit seiner Stimmabgabe schwört: “Ich werde dieses Dokument beachten und werde für immer danach handeln.” Jetzt gibt es noch den neuen Kenntnisnahme-‘Workflow’, der nie endet.
Warum ist das wichtig? Die anderen ‘Workflows’ hat man initiiert und wenn alle ihre Stimme abgegeben haben, dann war das Ganze beendet. Bei dem Kenntnisnahme-‘Workflow’ haben wir folgendes Beispiel: Wir haben eine Unternehmens-Richtlinie, die jeder Mitarbeiter kennen sollte. Diese wird veröffentlicht und anschließend verlassen Mitarbeiter das Unternehmen und es kommen neue hinzu.
Das müsste man mit den anderen ‘Workflows’ jedes Mal neu starten, damit das wieder an die neuen Kollegen verteilt wird. Dann bekommen es aber auch alle anderen Mitarbeiter nochmal aufgetischt. Dieser Kenntnisnahme-‘Workflow’ löst genau dieses Problem: Nur neue ‘User’, die hinzukommen, müssen es zur Kenntnis nehmen. Alle, die es schon gemacht haben, werden nicht weiter behelligt.
Wenn es eine neue freigegebene Version gibt und zum Beispiel nur ein Rechtschreibfehler korrigiert wurde, dann kann ich dieses Kenntnisnahmeverfahren kurz pausieren, die neue freigegebene Version platzieren und dann sagen: “Jetzt starte ich es wieder, aber ich mache ein ‘Rollover’.”, das heißt, alle, die ihre Stimme schon abgegeben haben, werden nicht kontaktiert, weil es nur eine kleine Korrektur war. Ich kann es auch komplett neu starten, wenn wirklich essenzielle Inhalte in der Richtlinie geändert wurden.
Also auch das ist eine ganz neue tolle Funktion, die im Dokumentenmanagement eine wichtige Rolle spielt.
DER PROZESSMANAGER: Wunderbar, danke für die ausführliche Erklärung. Was uns jetzt auch noch mehr interessiert – Sie tragen ja in Ihrer Rolle aktiv zur Digitalisierung von Unternehmenden bei. Haben Sie vielleicht eine Erklärung warum viele mittelständische Unternehmen noch auf Papierakten setzen, die Daten irgendwie nicht digital ablegen? Sprich gar keine Form von Dokumentenmanagementsystem nutzen? Haben Sie da eine Idee, woran es liegt?
Stefan Hessenbruch: Nein.
DER PROZESSMANAGER: Wirklich so gar keine?
Stefan Hessenbruch: Es gibt keinen Grund. Hat jemand wirklich noch etwas auf Papier in einem Leitz-Ordner im Schrank stehen, oder geht es um Word- und PDF-Dokumente, die auf einem Netzwerklaufwerk liegen? Das ist etwas, was wir häufiger antreffen, dass ein Neukunde, der sich für iGrafx interessiert, genau dieses Thema auch gesehen hat.
Da kommen dann die klassischen Antworten auf diese Frage, wie:
„Ja, das war halt schon immer so, und jetzt hatten wir das Problem, dass ein Auditor ins Unternehmen kam, der hat gesagt: „So geht das nicht. Da liegen Dokumente auf einem Netzwerkordner, wo jeder dran kann. Die enthalten eventuell sensible Daten. Das könnt ihr so nicht machen.““.
Meistens sind es Zwänge von außen, die Unternehmen dazu bewegen eine vernünftige Lösung zu etablieren. iGrafx – zum Beispiel – bietet da eine sehr einfache Möglichkeit, ein komplettes Netzwerklaufwerk mit tausenden von Dokumenten mit einem Mausklick in unsere Plattform zu holen und von dem Moment an sofort die Versionierung, die Freigabekontrolle, die Rechtesteuerung mit dabei zu haben. Das ist alles sofort verfügbar und man muss kein einziges Dokument irgendwie verändern.
DER PROZESSMANAGER: Also sprich, eigentlich hat es nur Vorteile, wenn man sich in Dokumentenmanagementsystem oder auch darüber hinaus dann quasi etwas “Größeres” ins Haus holt, wo man auch noch weitere Sachen abbilden kann, wie zum Beispiel Prozesslandschaften? Auch wenn man hier schon ein bisschen in Richtung Prozessautomatisierung schaut: Wie wichtig schätzen Sie das in dem Kontext ein?
Stefan Hessenbruch: Ein Punkt noch, den ich auch für einen extremen Gewinn halte: Wenn Dokumente auf einem Netzwerklaufwerk liegt und man sucht ein bestimmtes Dokument und weiß, da steht ein Begriff drinnen der eindeutig ist – gibt es keine Möglichkeit mal eben über ein Netzwerklaufwerk eine Volltextsuche zu machen. Sobald die Dokumente bei uns im System sind, wird jedes Dokument, das Text enthält volltextindiziert. Das heißt, es ist sofort mit einer einfachen Textsuche möglich, auch diese Dokumente zu identifizieren und aus dem System herauszusuchen.
Jetzt in Bezug auf die Automatisierung: Haben Sie ein konkretes Beispiel? Was soll automatisiert werden, oder war das eine sehr allgemein gehaltene Frage?
DER PROZESSMANAGER: Eher allgemein und später können wir noch konkret werden…
Stefan Hessenbruch: Ich gehe gerade im Kopf die letzten Kundenprojekte durch, in denen es um Automatisierungen ging und in welchen bereits vorhandene Dokumente eine wichtige Rolle spielten. Meistens ist es nämlich so, dass wenn etwas automatisiert wird – und in der Automatisierung gibt es ja die Möglichkeit, begleitende Formulare zu haben – sehr häufig der Inhalt eines Dokuments umgewandelt wird. Oft geht es um die Bearbeitung von Daten innerhalb des Dokuments, was dann der ‘Workflow’ übernehmen soll.
Das heißt, ein HTML-Formular, das auf einem Webbrowser zur Verfügung steht und mit dem ich arbeiten kann, ersetzt dann eigentlich das, was früher beispielsweise in einem Word-Dokument gemacht wurde. Da hat man sich dann ein Word-Dokument als Vorlage gebastelt, ruft es auf, trägt die Sachen ein und speichert es irgendwo auf dem Netzwerklaufwerk. Das kann natürlich dann abgelöst und komplett über einen ‘Workflow’ automatisiert werden.
Wenn es jetzt darum geht, dass das Dokument nur als Anhang für ein Automatisierungs-Workflow genutzt werden soll, habe ich hier einen wichtigen Bearbeitungs-Workflow für ein Kundenproblem. Immer wenn ein ähnliches Problem bearbeitet wird, muss man Zugriff auf den momentanen Vertrag haben, den der Kunde überhaupt hat – den gibt es in einem PDF-Dokument, in dem die Unterschriften der Geschäftsführer zu finden sind oder eine Geheimhaltungsvereinbarung.
Dann habe ich die Möglichkeit auch in einer Automatisierung ein Dokument einfach per ‘Drag & Drop’ anzuhängen, um das dann auch in diesem Workflow ständig zur Verfügung zu haben, und jeder, der an diesem Workflow teilnimmt, seine Maske auf dem Bildschirm kriegt mit der Aufgabe, die er jetzt machen muss.
Man kann auch immer nachschauen: A) Welche Dokumente hängen hier noch mit dran? Ist da alles vorhanden, muss ich etwas nachschlagen, oder kann ich es sofort öffnen?
Also mehrere Szenarien, wie das Ganze in dem Workflow gemacht wird und genutzt werden kann.
DER PROZESSMANAGER: Vielleicht können Sie das in den Kontext setzen? Wo liegt denn Ihrer Meinung nach der größte Vorteil beim richtigen Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems, vorausgesetzt, alle Mitarbeiter nutzen das auch?
Stefan Hessenbruch: Zum einen alles zentral verfügbar zu haben, wenn es ein Cloud-System ist. Ganz egal, ob ich jetzt gerade im Auto bin – hoffentlich aber nicht als Fahrer – oder auf einem Mobiltelefon in einem Dokument etwas nachschlagen muss. Sogar im Urlaub am Strand könnte ich vom Chef gebeten werden, einmal etwas “ganz schnell zu erledigen”: Ich habe einfach Zugriff, egal wo ich bin, wenn das ganze System natürlich entsprechend eingerichtet ist.
Zweiter Punkt: Die Rechtevergabe, die wir schon angesprochen haben, ist sicherlich sehr wichtig, auch in Bezug auf Kollaborative Zusammenarbeit. Aber nicht jeder darf unbedingt zu jedem Dokument Zugang haben und alles sehen. Die Leser dürfen nur ihre eigenen freigegebenen Dokumente sehen: Das passiert automatisch. Das ist auch ein wichtiger Punkt, den so ein Dokumentenmanagementsystem hervorragend erfüllen kann.
Die Volltextsuche hatte ich auch schon genannt – diese ist auch elementar, um Dinge schnell zu finden: Nichts ist in einem Unternehmen nerviger, als die Tatsache zu wissen, dass es die Information gibt, aber ich sie einfach nicht finde. Man wühlt sich durch alle möglichen Ordner, öffnet 50 Dokumente, um zu prüfen, ob es die Info ist, nach der man sucht. Das ist alles erledigt, wenn man ein vernünftiges System hat, mit dem man etwas schnell finden kann.
Es gibt Dokumentenmanagementsysteme, die können noch viel mehr als das, was iGrafx kann. Die wollen wir auch gar nicht ablösen und mit denen wollen wir nicht konkurrieren, sondern bei uns geht es immer um das Thema des Dokumentenmanagementsystems im Kontext des Prozessmanagements.
Das heißt, wir haben in unserem System im Allgemeinen alle Dokumente gespeichert, die als Prozesse dargestellt werden. Da haben wir noch einen weiteren wichtigen Punkt, dass wir nämlich unsere Prozesse und Prozessdiagramme auch direkt mit diesen Dokumenten verknüpfen können.
Ein Leser, der vielleicht nicht nur in einem Dokument etwas sucht, sondern der gerade den Prozess anschaut und wissen möchte, was dort getan wird, erkennt sofort, dass seine nächste Aktivität ein Formular benötigt und das ist dort direkt verlinkt.
Das Zusammenspiel zwischen Prozessablaufdiagramm und den Dokumenten, die in diesem Prozess nötig sind, ist bei uns gegeben und das ist etwas, was ein “normales Dokumentenmanagementsystem” in dieser Form gar nicht leisten kann.
“Die größte Gefahr für Unternehmen sind Insellösungen in der IT”
DER PROZESSMANAGER: Da vielleicht auch nochmal eingehakt: Es gibt so ganz viele singuläre Schnittstellen beziehungsweise singuläre Software, die flickenmäßig in Unternehmen im Einsatz ist. Wo ist da die Gefahr für die Unternehmen, die keine einheitlichen Schnittstellen haben und auf Lösungen setzen, die nicht miteinander kommunizieren?
Stefan Hessenbruch: Eine Gefahr stellt das nur da, wenn es Inseln sind, die nicht zusammengebracht werden können, weil es mehr Aufwand macht. Dann hat man häufig doppelte Datenpflege – das ist einfach eine riesige Ressourcenverschwendung.
Es gibt verschiedene Spezialwerkzeuge für unterschiedliche Themen. Die IT hat andere Werkzeuge als eine Personalverwaltung. Ich kann keine IT-Themen mit einem System behandeln, in welchem ich meinen Mitarbeiterstammdaten pflege – das passt nicht zusammen!
Aber beide Informationen sind vielleicht in einem Prozess wichtig: Mit welchem IT-System muss ich diese Stammdaten bearbeiten? Das haben wir dann in einem Prozess abgebildet und wir haben eine Verbindung zu dem Personalsystem und eine Verbindung zu dem IT-System. Das heißt, wir können als eine zentrale Schnittstelle bzw. Dokumentation dienen, in der man alles findet, was für das jeweilige Thema oder Problem, das man gerade behandeln möchte, relevant ist.
Und so sehen wir uns auch als iGrafx: Dass wir mit unseren Schnittstellen in verschiedene Richtungen Dinge zusammenführen und diese zentral dem Leser oder Bearbeiter anbieten können.
DER PROZESSMANAGER: Man merkt wieder, wie wichtig Prozessmanagement eigentlich ist. Sie sind ja jetzt auch schon ein “alter Hase” und sehr erfahren, vielleicht mal abschließend einen Blick in die Glaskugel:
Was denken Sie, wo entwickelt sich das Ganze in den nächsten drei Jahren hin? Wo sehen Sie in den kommenden drei bis fünf Jahren die Entwicklung des Marktes hingehen?
Stefan Hessenbruch: Schwierige Frage, weil man jetzt schnell ins Fettnäpfchen treten kann. Es gibt zur Zeit viele ‘Hype’-Themen, die wahnsinnig hochgepusht werden. Es gibt den alten Spruch “Alter Wein in neuen Schläuchen”, dass einfach Dinge, die es schon lange gibt, wieder einen neuen Namen bekommen. Ein ganz wichtiges Thema ist der Drang zur Digitalisierung und dass man nicht nur unter Digitalisierung versteht:
“Ich scanne jetzt ein Dokument ein und lege es mir elektronisch auf das Netzwerklaufwerk”, sondern das sich wirklich dieses Prozessdenken entwickelt: Wie kann ich Dinge entweder teil- oder ganz automatisieren?
Wie habe ich die Möglichkeit, den Mitarbeitern Dinge, die eher als nervige Arbeit wahrgenommen werden, aus den Händen zu nehmen, damit ein Mensch den Wert, den er wirklich hat und einbringen kann, besser nutzen kann und alles andere von der digitalen Welt übernommen wird. Da sehe ich eigentlich die wichtigsten Punkte, also die digitale Transformation: Wie funktioniert das?
Das was – meiner Meinung nach – ein großes ‘Hype’-Thema ist, ist das ‘Process Mining’, ein Thema in dem vielmehr Hoffnungen drinnen stecken, als man wirklich herausholen kann.
‘Process Mining’ ist für viele der Heilsbringer: “Ich kann jetzt mein ganzes Unternehmen durchleuchten und weiß, was passiert.”. Nein, ‘Process Mining’ zielt nur auf Dinge ab, die in elektronischen Systemen bereits laufen. Alles, was in irgendeiner Art und Weise manuell passiert, Entscheidungen die jemand trifft und einem anderen mitteilt, das steht in keinem elektronischen System und lässt sich durch ‘Process Mining’ nicht erreichen. Deswegen ist es ein wichtiges Teilstück – aber eben nur ein Teilstück und nicht die Lösung von allem.
Robotic Process Automation ist auch ein Thema, das im Moment stark ‘gehypt’ wird: Es hat absolut seine Berechtigung, aber viele Unternehmen gehen es falsch an oder sind noch nicht ausreichend informiert darüber, was bei der Betrachtung dieses Themas wichtig ist.
iGrafx kann bei all diesen Themen helfen, weil RPA die Identifikation von einzelnen Elementen voraussetzt, die eventuell ein digitaler Mitarbeiter übernehmen kann. Dazu muss man erst einmal wissen: Wie funktionieren wir denn heute? Es kann auch durchaus sein, dass ein Prozess, so wie er heute ‘designt’ ist, eventuell etwas umgestrickt werden muss, um dem Thema RPA besser gerecht zu werden.
Also einfach nur punktuell Dinge gegen einen ‘Digital Worker’ austauschen macht nicht unbedingt Sinn. RPA-Firmen gehen an ihre Kunden heran und beraten und versuchen dieses Verständnis voranzubringen.
Das sehe ich auch für die Zukunft: Da wird es noch für viele ein Umdenken geben müssen, weil das, was im Moment so an ‘Hype’ herüber schwappt und was viele darunter verstehen, daraus werden viele noch lernen, dass es entweder nicht ganz so einfach ist oder man Dinge nur halbherzig angefasst hat und daraus kein Schuh wird.
Und was sonst in Zukunft noch passiert? Eine Idee, die es durchaus gibt: Eine Benutzerschnittstelle anders zu machen. Was uns in der Zukunft noch erwartet, kann ich noch nicht sagen.
Aber da bin ich sehr gespannt – ich denke, wenn die Technologie voranschreitet, gibt es da viel Potenzial.
DER PROZESSMANAGER: Sehr schöne Ausführung. Sie hatten von den ‘Hypes’ gesprochen. Wie wichtig schätzen Sie – nennen wir es mal einfach ‘gesunder Menschenverstand’ – im Kontext Prozessmanagement ein?
Stefan Hessenbruch: Gesunder Menschenverstand ist das Wichtigste dabei, in direkter Verbindung mit dem Wissen, das man braucht. Und Wissen ist Macht – das wissen wir alle. Ein Unternehmen sollte vermeiden zu meinen:
“Wir haben hier ein Problem: Das müssen wir jetzt lösen. Wir untersuchen nur dieses eine Problem, alles außen herum interessiert uns nicht.”
Dann macht man an der Stelle eine Änderung und wundert sich, dass es an drei anderen Stellen fürchterlich anfängt zu knallen, weil man die Zusammenhänge nicht kannte. Das ist das Thema, das wir uns seit Jahrzehnten auf die Fahne geschrieben haben, dass genau diese Zusammenhänge in einem Unternehmen, sowie auch dieses ganze Netzwerk von Abhängigkeiten in einem System klar dargestellt werden sollte.
Mit dieser Transparenz und diesem Wissen, das da drinnen steht und dem gesunden Menschenverstand – damit kann man Berge versetzen und die großen Probleme lösen.
DER PROZESSMANAGER: Vielen Dank, Herr Hessenbruch für Ihre Zeit und da ausführliche Interview.
Über den Autor
Stefan Hessenbruch begann im Jahr 1998 seine Karriere bei iGrafx und leitet das Team Professional Services. Er kümmert sich um alle Bedürfnisse der Kunden – von Support und Training bis hin zur High-Level-Beratung. Sein langjähriges Know-how im Bereich BPM/BPA setzt er in zahlreichen Projekten für Top Level Management um. Er kümmert sich um Consulting, von der Implementierung bis hin zum Go Live und fortlaufenden Projektbegleitung bei Kunden, wie Flughafen München, Smurfit Kappa, Arthrex, B.Braun Melsungen, Schnellecke etc.
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