Sie sind seit einigen Jahren als Prozessmanager tätig und können einige Qualifikationen im Bereich Prozessmanagement aufweisen. Was begeistert Sie besonders an dem Thema?

Das ist ganz klar die Vielschichtigkeit des Themas. Prozessmanagement ist branchenübergreifend in allen Unternehmen ab einer gewissen Größe ein Fokus-Thema. Dabei steht Prozessmanagement zu Beginn meist nur für das software-unterstützte Dokumentieren von Prozessen, um Transparenz herzustellen und Standards zu implementieren. Viele Unternehmen gehen einen Schritt weiter und konzentrieren sich auf dauerhafte Optimieren, Digitalisieren und Automatisieren von Prozessen. Richtig spannend wird es dann, wenn Unternehmen ihre komplette Aufbauorganisation prozessorientiert umstrukturieren und Prozessmanagement dort als ganzheitliche Managementmethode verstanden wird.

Ab diesem Zeitpunkt müssen bekannte Arbeitsroutinen für komplett neue Vorgehensweisen weichen. Jetzt wird das Verhalten von Mitarbeitern und Führungskräften verändert, die tägliche Zusammenarbeit revolutioniert und somit ganze Organisationen entwickelt. Als Prozessmanager bildet man dabei meist eine Querschnittsfunktion und hat somit die Möglichkeit, in alle Unternehmensbereiche abzutauchen.

Welche Trends im Prozessmanagement lassen sich aktuell in Ihrer täglichen Arbeit erkennen?

Die Digitalisierung und damit die Automatisierung von Prozessen gewinnen immer mehr an Bedeutung. Jeder Prozess, der Potential zur Digitalisierung hat, wird früher oder später auch digitalisiert werden. Wir machen immer mehr die Erfahrung, dass analoge, kreative und interaktive Workshop-Methoden ideal sind, um die Digitalisierung in Unternehmen voranzutreiben. Dort setzen wir mit Proboard an. Bei der Soll-Prozess-Definition ist die Ausrichtung der Prozesse auf die internen und externen Kunden das A und O. Deshalb beziehen wird die späteren Kunden und Anwender schon während der Design-Phase des Prozesses aktiv mit ein. Unser Ansatz geht hier in eine sehr ähnliche Richtung wie der aktuelle Design Thinking Trend und basiert auf unseren Erfahrungen, dass Prozessprobleme besser gelöst werden können, wenn interdisziplinäre Prozessteams kreativ zusammenarbeiten und gemeinsam einen Prozess entwickeln. So wird sichergestellt, dass die Bedürfnisse und Motivationen aller internen und externen Kunden berücksichtigt werden. 

Seit Anfang 2017 sind Sie Inhaber von „Proboard“ – Der BPMN Moderationskoffer. Wie kam es zur Idee des BPMN Moderationskoffers? 

Die Idee für die Proboard-Methode und den dazugehörigen Moderationskoffer wurde aus der Not heraus geboren. Für Prozessmanagement-Berater stehen sehr häufig Prozess-Workshops mit kleinen und großen Prozess-Teams auf der Tagesordnung. Dabei sind die Zielsetzungen sehr unterschiedlich. Von Prozessaufnahme-Workshops mit dem Ziel der Prozessdokumentation über Prozessanalyse-Workshops zur Schwachstellenanalyse oder Prozessdesign-Workshops, um neue Soll-Prozesse zu konzipieren. Gleich war jedoch immer ein Problem: Es gab nie das optimale Werkzeug, um die Workshop-Teilnehmer interaktiv an der Prozesserarbeitung zu beteiligen. Der Proboard Moderationskoffer und die Proboard-Methode löst genau dieses Problem. Mit den hochwertigen, magnetischen und unendlich wiederverwendbaren Moderationsformen liefern wir allen Prozessmanagern das perfekte Werkzeug, um sicher, schnell und einfach erfolgreiche Prozess-Workshops unter der Beteiligung der Prozessmitarbeiter durchzuführen.

Zusammen mit dem „Proboard BPMN Moderationskoffer entwickelten Sie eine Methode zur Modellierung von Prozessen. Wie funktioniert Ihre Methode genau?

Mit dem ProBoard-Moderationskoffer erstellen Sie das Flussdiagramm des Prozesses kinderleicht. Die mitgelieferte Schritt für Schritt-Anleitung beschreibt alle Schritte von der Workshop-Vorbereitung bis zur finalen Erstellung des Prozessdiagramms. Sie werden in 10 Schritten durch die Prozessaufnahme geleitet. Sie beginnen mit der Ausfüllung eines Prozesssteckbriefs und schließen mit der Sammlung von Stärken und Schwächen des Prozesses ab. Der Moderationskoffer leitet Sie zu einem neuartigen, interaktiven Vorgehen zur Prozessmodellierung an. Prozessexperten versammeln sich am Whiteboard, um den Prozess gemeinsam zu erarbeiten. Mit den hochwertigen magnetischen BPMN Formen kann das Flussdiagramm jederzeit angepasst und verschoben werden. Die angenehme Haptik der Acrylglas-Formen lädt dazu ein, mit den Prozessen zu arbeiten und mit der Prozess-Notation zu experimentieren. 

Wie kann der Proboard-Moderationskoffer Prozessmanger und Prozessmanagerinnen bei der Umsetzung der genannten Trends aktiv unterstützen?

Prozesse, die digitalisiert und dadurch durch die Anwender viel konkreter erlebbar werden, müssen noch mehr an die Bedürfnisse genau dieser Anwender abgestimmt sein. Genau deswegen, sollten die zukünftigen Anwender schon während des Prozess-Designs beteiligt werden.

Der BPMN Moderationskoffer und die Proboard-Methode zur Prozessaufnahme wurden für Prozessmanager, Prozessmodellierer und alle entwickelt, die sich im Unternehmen mit der Konzeption und dem Design von Prozessen beschäftigen.

Der Moderationskoffer löst ein Problem, das genau dieser Zielgruppe nur allzu gut bekannt sein dürfte. Sie leiten einen Workshop zur Prozessaufnahme, schaffen es aber nicht, die Workshop-Teilnehmer ausreichend interaktiv an der Erarbeitung des Prozesses zu beteiligen. Oder Sie versuchen die Ergebnisse direkt im Workshop während der Aufnahme über den Beamer im BPM-Tool zu modellieren und verlieren dabei ihre Teilnehmer. Das Ergebnis ist immer meist das gleiche – die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter sinkt und das Erarbeitete wird vom Team nicht als das eigene Arbeitsergebnis angesehen.

Der Proboard Prozesskoffer rüstet sie genau für dieses Problem. Er liefert Ihnen das ideale Setup und eine erprobte Methode, um interaktive Workshops durchzuführen, in denen das Prozessteam den Prozess gemeinsam erarbeitet und die Abläufe direkt am Whiteboard diskutiert. Der Workshop wird zu einem interaktiven und haptischen Erlebnis – alle Teilnehmer werden mitgenommen. Die Methode regt zu Diskussionen über den Prozess an – entstehende Änderungen im abgebildeten Prozess meistert der Proboard-Koffer durch die magnetischen und dadurch verschiebbaren Formen.

Erfahren Sie jetzt mehr über den ProBoard-Moderationskoffer!

DER PROZESSMANAGER hat sich den Moderationskoffer genauer angeschaut und eine Rezension dazu geschrieben. Sind Sie noch unentschlossen? Dann sollten Sie sich den Bericht genauer anschauen!