Wasser ist unser Leben: So lautet der Leitspruch der Expertinnen und Experten für Wasseraufbereitung und -behandlung der Freiberger Schweitzer-Chemie GmbH. Mit ebenso viel Leidenschaft und Teamgeist betreibt das mittelständische Chemieunternehmen seit 2019 sein Prozessmanagement. Mithilfe eines Interaktiven Managementsystems hat das rund 200-köpfige Team seine Prozesskultur erfolgreich um 180 Grad gedreht.

„Früher waren unsere Dokumentation und die dazugehörigen Dokumente an verschiedenen Orten abgelegt – teilweise zentral gespeichert, teilweise auf den lokalen Laufwerken der einzelnen Abteilungen“, beschreibt Qualitätsmanagerin Ute Kienzle die Ausgangssituation. Darüber hinaus waren die Inhalte im Managementhandbuch thematisch statt prozessorientiert strukturiert. Die Folge: Viele Sachverhalte waren mehrfach an unterschiedlicher Stelle dokumentiert, wichtige Informationen waren oft nur schwer aufzufinden und auch die Schnittstellen zwischen den einzelnen Organisationseinheiten waren nicht immer eindeutig definiert. Es musste eine Lösung her, mit der sich die große Menge an Informationen langfristig systematischer verwalten lässt.

Interaktives Managementsystem sorgt für mehr Prozessdenken

Um das Prozessmanagement effizienter zu gestalten, suchte Schweitzer-Chemie ein innovatives Tool, das sich gleichzeitig einfach bedienen lässt. Regelungen sollten damit zukünftig für das gesamte Unternehmen zentral dokumentiert werden und es somit erleichtern, diese stets auf aktuellem Stand zu halten. Und auch das sollte sich ändern: „Wir wollten weg vom Abteilungsdenken, hin zum Prozessdenken mit klaren Schnittstellen zwischen unseren Abteilungen“, erzählt Kienzle. Genau das verwirklichte das Unternehmen 2019 mit einem Interaktiven Managementsystem auf Wiki-Basis.

Mit einem Interaktiven Managementsystem lassen sich Prozesse, Arbeitsanweisungen und Co. in Echtzeit gestalten. Im Sinne einer selbstoptimierenden Organisation bringt jedes Teammitglied seine Verbesserungsvorschläge, Korrekturen und neue Erfahrungswerte mit wenigen Klicks direkt in die Prozessdokumentation ein. Das Ergebnis ist ein agiles Managementsystem mit einer engen Bindung zwischen Dokumentation und Realität. Tagesaktuelle Informationen zu sämtlichen Prozessen erleichtern den Arbeitsalltag enorm und sorgen für effizientere Arbeitsabläufe mit klar definierten Verantwortlichkeiten.

Bestens organisierte und akzeptierte Arbeitsabläufe

Wer die Abläufe im eigenen Unternehmen aktiv mitgestalten kann, identifiziert sich mit ihnen. Und das steigert auch die Akzeptanz des Wiki-basierten Managementsystems bei Schweitzer-Chemie. Dies bestätigen die Nutzungsstatistiken: Mit rund 80 monatlichen Zugriffen pro Mitarbeiter ist das neue System zum zentralen Werkzeug und Informationsportal geworden. 

Heute sind sämtliche Prozesse, Arbeitsanweisungen, dazugehörige Dokumente und viele weitere Informationen zentral im firmeneigenen Wiki dokumentiert. Neben dem Prozessmanagement organisiert das Unternehmen auch

  • Besprechungen und Protokolle,
  • Audits,
  • Reklamationen
  • sowie Chancen und Risiken

erfolgreich über sein Interaktives Managementsystem. Die integrierten Mitarbeiterprofile bieten darüber hinaus jederzeit einen guten Überblick über die gesamte Organisationsstruktur.

Das Fazit: agil, effizient, zukunftsfähig

„Der größte Mehrwert für unser Unternehmen ist, dass unsere gesamte Dokumentation nun endlich in einem zentralen, prozessorientierten System vereint ist“, freut sich Kienzle. Hier sind alle verwandten Informationen miteinander verlinkt und sämtliche Inhalte verschlagwortet, sodass die gesuchten Prozessabläufe mitsamt Schnittstellen immer griffbereit sind. Das neue Wiki hat die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Organisationseinheiten merklich gefördert! Der einfache Freigabeworkflow ermöglicht es zudem jedem Teammitglied, Prozesse immer wieder agil an den aktuellen Best Practice anzupassen. Auf diese Weise ist Schweitzer-Chemie auch ideal für Audits und Zertifizierungen aufgestellt.

Kienzles Fazit zum Interaktiven Managementsystem: „Mit unserem Wiki sind wir gut für die Zukunft gerüstet. Schlanke Dokumentation, für alle verfügbar, digital und ausbaufähig. Das nächste Audit ist automatisch inbegriffen – wir sind vom Konzept überzeugt!“.