Prozessmanagement als Shooting Star
Die Idee vom Prozessmanagement hat eine lange Historie. Bereits in den 1930er Jahren hat Fritz Nordsieck wissenschaftliche Arbeiten bezüglich der Organisationslehre veröffentlicht, in denen man Grundzüge des heutigen Prozessmanagements vorfindet.
Mittlerweile haben die meisten Unternehmen die Bedeutung eines funktionierenden Geschäftsprozessmanagements für den nachhaltigen Erfolg erkannt und versuchen die Organisationskompetenzen mit der Überwachung der Prozessleistungen erfolgreich zu kombinieren: Das Prozessmanagement rückt mehr und mehr in den Mittelpunkt!
In den vergangenen Jahren haben empirische Studien ebenfalls gezeigt, dass eine positive Korrelation zwischen der Unternehmensleistung und dem erfolgreichen Geschäftsprozessmanagement besteht. Viele Unternehmen setzen Business Process Management Tools ein, um die Geschäftsprozesse nicht nur zu modellieren, sondern diese auch zu analysieren, zu simulieren, zu monitoren und wenn möglich zu automatisieren. Darüber hinaus werden durch das Einsetzen von BPM-Tools auch Governance-, Risk- und Compliance-Aspekte unterstützt.
Eine der wichtigsten Datenquellen im Unternehmen und somit für das Geschäftsprozessmanagement ist ein bestehendes oder einzuführendes ERP-System. Erfahrungen und Trends zeigen, dass aus diesem Grund die Kompatibilität von ERP-Systemen mit den BPM-Tools mittlerweile eine wichtige Rolle bei der Auswahl von ERP-Anbietern spielt.
Mit dem ERP-System das Prozessmanagement auf ein höheres Niveau heben!
Eine erstmalige ERP-Einführung bzw. Ablöse des aktuellen Systems durch einen anderen Anbieter ist für Unternehmen keine leichte Entscheidung, da diese meist eine zeit- und kostenintensive Investition ist. Es gibt im Markt zahlreiche Anbieter und Lösungen, die sich vom Leistungsumfang her wenig unterscheiden.
Bei der Anbieterauswahl ist es manchmal die Unternehmensstrategie, manchmal aber auch eine „kleine“ Funktionalität, wie beispielsweise die Mehrwährungsfähigkeit, die die entscheidende Rolle spielt. Aus diesem Grund ist es wichtig, genügend Zeit für die ERP-Auswahl einzuplanen, um unterschiedliche Lösungen gründlich zu evaluieren.
Ein gelebtes, funktionierendes Prozessmanagement unterstützt dabei sowohl die Auswahl als auch die Einführung eines ERP-Systems enorm. Gut dokumentierte Prozesse, die auch aktuell sind, können analysiert, gegebenenfalls optimiert und für die Abbildung in dem einzuführenden ERP-System bereitgestellt werden. Dies verringert sowohl den Aufwand als auch die Dauer der Implementierung des neuen Systems erheblich.
Was oft von vielen Unternehmen übersehen wird, ist, dass heutzutage ein intelligentes Geschäftsprozessmanagement dabei helfen kann, das zu implementierende ERP-System mit anderen Anwendungen zu verbinden, wodurch umfangreiche Anpassungen nicht mehr notwendig werden.
Dies bedeutet, dass ein ERP-System in Zukunft mehr als eine Plattform betrachtet wird, welche die Basis für andere Tools bereitstellt, mit denen die Prozesse im Unternehmen analysiert werden können. Es ermöglicht Unternehmen eine intelligentere Prozesssteuerung und somit den Aufbau eines präziseren Prozessmanagements. Dies ist sehr wichtig, da die Geschäftsprozesse zunehmend komplexer werden und mit einem intelligenten Prozessmanagement -verknüpft mit dem ERP-System- können diese in der Organisation einfacher vorangetrieben werden.
ERP und BPM: Gemeinsamer Weg zur Prozessoptimierung
Durch die enge Verknüpfung von ERP-Systemen mit den Prozessmanagement-Tools werden die Lücken zwischen den einzelnen Abteilungen und Bereichen im Unternehmen geschlossen. Es werden dadurch nicht nur Daten hin und her übertragen, sondern diese auch prozessual dargestellt, analysiert.
Viele Unternehmen haben diese Chance bereits erkannt und wollen ihre ERP-Systeme mit BPM-Anwendungen überlagern. Unsere Erfahrungen zeigen, dass dies in Zukunft ein entscheidender Überlebensfaktor im Wettbewerb sein wird. Die Prozesse sollen nicht nur für die ISO-Zertifizierung dokumentiert werden, sondern im Unternehmen gelebt und womöglich automatisiert werden. Durch das Zusammenspiel von ERP Systemen und Prozessmanagement-Tools ist es auch einfacher wiederkehrende, standardisierte Prozesse zu automatisieren.
Nicht ohne Grund möchte SAP den eigenen Business Process Intelligence Bereich mit der Übernahme von Signavio- ein Anbieter von Business Process Management-Software- verstärken. Dadurch können sie Kunden mehr Möglichkeiten zur Prozesstransformation und Überwachung langfristiger Erfolge anbieten.
Mark Saul, Head of Process Management bei SAP, betont die Wichtigkeit der Interaktion von SAP mit Signavio mit den Worten: „Der Schlüssel für eine erfolgreiche Transformation liegt in der Fähigkeit, Prozesse zu verstehen, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und die operativen Abläufe zu vereinfachen. Zusammen mit Signavio haben wir vor kurzem unsere Process Journey visualisiert. Sie hilft uns dabei, die Schwachstellen in unseren Prozessen zu erkennen und zu überarbeiten.”
Das Ziel der Prozessoptimierung und somit auch der besseren Unternehmensleistung ist einfacher zu erreichen, wenn Unternehmen diesen Weg mit den BPM-Tools Hand in Hand mit den ERP-Systemen bestreiten.
Die Relevanz von agilem Prozessmanagement
Marktgegebenheiten, Kundenerwartungen und der technologische Fortschritt entwickeln sich stetig weiter. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen von besonderer Bedeutung, diese Veränderungen zu realisieren und dementsprechend auf sie zu reagieren.
Wer sich nicht anpasst, läuft Gefahr, seinen bestehenden Wettbewerbsvorteil zu verlieren und in Vergessenheit zu geraten.
An dieser Stelle kommt das agile Prozessmanagement ins Spiel. Da dies ein äußert umfangreiches Thema es, soll es an dieser Stelle lediglich angeschnitten werden.
Wichtig ist jedoch, dass es auf dem Grundsatz beruht, dass ein Unternehmen bzw. dessen Prozesse nie vollständig durchgeplant sein können – und sollten.
Fazit
Das Prozessmanagement ist eine überaus wichtige aber auch komplexe Aufgabe. Moderne ERP-Systeme können diese unternehmerische Aufgabe jedoch maßgeblich erleichtern. Mit Methoden wie Process Mapping und Mining lassen sich Zusammenhänge und Wechselwirkungen besser erkennen.
So sind ERP-Systeme mit geeigneten Prozessmanagement-Funktionen wichtige Tools, die Unternehmen bei der systematischen Prozessgestaltung zur Seite stehen.
Trotz strategischem Ansatz sollte jedoch stets Raum für eventuell benötigte Flexibilität gelassen werden. Letzten Endes gibt es auch im Bereich der diskreten Fertigung stets äußere Faktoren und Einflüsse, die außerhalb des unternehmenseigenen Einflussbereiches liegen.