Die Automatisierung von Geschäftsabläufen ist heute nicht nur ein Trend, sondern eine essenzielle Voraussetzung für effiziente Unternehmensführung. In einer Welt, die zunehmend auf Geschwindigkeit und Flexibilität setzt, ermöglicht der Einsatz digitaler Tools Unternehmen, sich einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Die schnellere Bearbeitung von Dokumenten trägt dazu bei, Arbeitsabläufe produktiver zu gestalten, ohne viel Zeit mit Papierkram verbringen zu müssen. Mit der richtigen Strategie machen digitalisierte Dokumente einen Schritt in Richtung papierloses Büro, sparen Geld und erhöhen die Produktivität.
In diesem Artikel werden die wichtigsten Fragen zur Digitalisierung von Dokumenten beantwortet. Sie erfahren, wie Unternehmen ihre Dokumente digitalisieren können und welche konkreten Vorteile diese Umstellung für den Arbeitsalltag mit sich bringt.
Was ist die Digitalisierung von Dokumenten?
Die Digitalisierung von Dokumenten bezieht sich normalerweise auf den Prozess der Erstellung virtueller Kopien von analogen, physischen Unterlagen. Dies kann durch Scannen, Fotografieren oder die Verwendung spezieller Software erfolgen. Es gibt viele verschiedene digitale Formate, in die papierbasierte Informationen umgewandelt werden können. Die beliebtesten sind DOCX für Texte, XLSX für Tabellen und PDF für jegliche Art von Inhalten.
Der Hauptvorteil von PDF besteht darin, dass es unabhängig vom Betriebssystem auf jedem Gerät die gleiche Darstellung der Inhalte garantiert. Das ist beim Austausch und der Übertragung von Dateien besonders nützlich. Mit einem speziellen PDF Konverter wie PDF Guru kann man andere Formate problemlos in PDF umwandeln und damit den Schutz vor versehentlichen Änderungen gewährleisten. Andere Formate wie DOCX oder XLSX werden meist nur in internen Prozessen verwendet.
Papierbasierte Arbeitsabläufe werden bald der Vergangenheit angehören, denn die Zukunft ist klar auf ein papierloses Büro ausgerichtet. Die Unternehmen, die diesen Wandel schneller vollziehen, werden einen Vorteil haben. Dabei geht es nicht nur um die Einführung einer elektronischen Dokumentenverwaltung. Es wird eine deutliche Optimierung der Geschäftsprozesse sowie die Verbesserung der Interaktion zwischen den einzelnen Abteilungen erreicht. Indem die Unternehmen ihre Dokumente digitalisieren und archivieren, reduzieren sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, denn der Einfluss des menschlichen Faktors wird minimiert.
Wie erfolgt die Digitalisierung in der Praxis?
Die Transformation von Papierdokumenten in digitale Formate erfolgt meistens in den folgenden 5 Schritten:
- Vorbereitungsphase
Vor Beginn des Digitalisierungsprozesses müssen die Papierdokumente sorgfältig vorbereitet werden. Das umfasst das Sortieren, Klassifizieren, Überprüfen der Unversehrtheit von Unterlagen. Darüber hinaus ist es wichtig, physische Hindernisse zu beseitigen, die den Scanvorgang beeinträchtigen könnten (z. B. das Entfernen von Büroklammern oder das Reparieren von beschädigten Seiten).
- Scanvorgang
Je nach Art und Umfang von Akten kann der Scanvorgang mit einem Flachbettscanner, einem automatischen Einzugsscanner oder mit mobilen Geräten durchgeführt werden. Moderne Software-Lösungen sind in der Lage, Text automatisch zu erkennen (OCR), was die weitere Arbeit mit bereits digitalisierten Informationen erleichtert.
- Speicherung in der Cloud und Organisation
Die digitalisierten Dokumente sollten in einer Cloud-Lösung gespeichert werden. Der Cloud-Speicher und die Server sollten sich durch strenge Sicherheitsmaßnahmen auszeichnen, um die Daten vor Verlust oder Zugriff durch unbefugte Dritte zu schützen. Digitale Dokumente können zur leichteren Organisation mit Metadaten versehen werden.
- Integration in Workflows
Die Verknüpfung mit ERP-, CRM- oder Dokumentenmanagementsystemen (DMS) ermöglicht einen schnellen Zugriff auf Dokumente und eine reibungslose Weiterbearbeitung. Einige Prozesse können dadurch automatisiert werden, wie z. B. der automatische Versand von Rechnungen oder Genehmigungen.
- Effiziente Nutzung digitalisierter Dokumente
Im letzten Schritt geht es um die praktische Anwendung von digitalisierten Unterlagen im Arbeitsalltag. Mitarbeiter können schnell und von jedem Gerät aus auf die Dateien zugreifen, um diese zu ändern, zu bearbeiten und nahtlos mit Kollegen zu teilen. Funktionen wie elektronische Signaturen, Kommentare und Zugriffskontrollen steigern die Produktivität und fördern eine transparente Zusammenarbeit. Unternehmen, die ihre Akten digitalisieren, schaffen damit die Grundlage für flexibles Arbeiten und ermöglichen einen optimalen Informationsfluss.
Welche Dokumente unterliegen der Digitalisierung?
Die Grundprinzipien für den Umgang mit elektronischen Dokumenten werden durch die Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland festgelegt. Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Unveränderbarkeit, zeitgerechte Erfassung, geschützte Aufbewahrung gehören zu den wichtigsten. Unternehmen, die ihre Unterlagen digitalisieren, müssen diese Prinzipien einhalten, um sicherzustellen, dass die digitalen Kopien die gleiche Rechtskraft haben wie die Originale.
Laut GoBD kann eine Vielzahl von Dokumenten digitalisiert werden, darunter:
- Rechnungen
- Lieferscheine
- Verträge
- Kaufbestätigungen
- Korrespondenz
- Kontoauszüge
- Personalakten
- Gehaltsabrechnungen
Die folgenden Unterlagen sollten weiterhin in Papierform aufbewahrt werden: rechtsverbindliche Originale, Dokumente mit Originalunterschriften und/oder Wasserzeichen, Originale für ausländische Behörden, Jahresabschlüsse.
Vorteile digitalisierter Dokumente für Unternehmen
Unternehmen, die auf die Digitalisierung setzen, profitieren von erheblichen Vorteilen für ihren Arbeitsalltag:
- Steigerung der Effizienz und Automatisierung von Arbeitsabläufen. Cloud-Lösungen, schnelle Suche in großen Datenmengen, einfacher Informationsaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen — all das hilft Unternehmen, ein höheres Produktivitätsniveau zu erreichen. Mitarbeiter müssen nicht mehr stundenlang nach den erforderlichen physischen Seiten suchen oder tagelang aus einer anderen Abteilung auf diese warten. Indem Unternehmen wichtige Dokumente digitalisieren, setzen sie die Zeit ihrer Mitarbeiter für andere Aufgaben frei.
- Kostenersparnis. Ein weiterer offensichtlicher Vorteil ist die Reduzierung der Papierkosten. Man muss nicht mehr ausdrucken, um eine Kopie zu erhalten oder sich mit dem Dokument vertraut zu machen. Weniger Papierverbrauch bedeutet auch weniger negative Auswirkungen auf die Umwelt, denn laut Statistik verbraucht Deutschland jedes Jahr etwa 19 Millionen Tonnen Papier, Pappe und Karton.
- Verbessertes Kundenerlebnis. Um sich von der Konkurrenz abzuheben, müssen Unternehmen effektiv mit ihren Kunden interagieren. Automatisierte Datenanalyse und künstliche Intelligenz helfen dabei, einen personalisierten Service zu bieten.
- Verringerung des Risikos von Datenverlusten. Digitalisierte Unterlagen werden in sicheren Online-Archiven gespeichert, die durch Backups, Verschlüsselung und mehrstufige Sicherheitssysteme geschützt sind. Faktoren wie Feuer, Überschwemmung oder unsachgemäße Lagerung stellen keine Bedrohung mehr dar. Selbst bei technischen Ausfällen können die Daten schnell wiederhergestellt werden.
- Vereinfachte Bearbeitung von Dokumenten. Digitalisierte Dokumente lassen sich wesentlich einfacher ändern, aktualisieren, konvertieren oder ergänzen. Mit modernen Online-Tools sind diese Aktionen mit wenigen Klicks möglich. Sie bieten eine logische und intuitive Benutzeroberfläche, sodass keine speziellen Fachkenntnisse erforderlich sind.
Fazit
Die Digitalisierung von Unterlagen trägt zu einer größeren Stabilität des Unternehmens bei. Dies vereinfacht Arbeitsabläufe und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach papierbasierten Dokumenten zu vergeuden. Damit wird nicht nur der Grundstein für ein papierloses Büro gelegt, sondern auch ein klarer Wettbewerbsvorteil in der sich verändernden und zunehmend digitalen Geschäftswelt geschaffen.