Eine Unternehmensabteilung, welche die Auswirkungen der Corona-Pandemie besonders hart zu spüren bekommt, ist der Vertrieb. Sich mit Kunden und Interessenten persönlich zu treffen und dabei mit seiner Persönlichkeit, seinem Fachwissen und seiner Erfahrung zu punkten, ist Sales-Mitarbeitern bis auf Weiteres nicht möglich. Es besteht die Gefahr, dass der direkte Kontakt abreißt. Vor diesem Hintergrund sind Sales Apps eine wertvolle Unterstützung. Damit sie ihre volle Wirkung entfalten und Vertriebler ebenso konsistent wie effizient kommunizieren können, ist ein reibungsloser Datenfluss sicherzustellen. Das ermöglicht eine API-Management-Plattform.
Vertrieb ohne Daten – das ist unvorstellbar. Um verlässliche Angebote zu erstellen, müssen sich Sales-Mitarbeiter auf die Richtigkeit und Aktualität der verfügbaren Informationen jederzeit verlassen können – von Modellen und Preisen über Produktspezifika und Konfigurationsmöglichkeiten bis hin zu ergänzenden Services. Angebote auszuarbeiten, ist jedoch bereits der zweite Schritt. Es muss Vertrieblern zuvor gelingen, das Interesse potenzieller und bestehender Kunden (Cross- und Upselling) zu wecken. Das gelingt inzwischen auch mithilfe von Sales Apps, die Zugriff auf relevante Materialien und Informationen eröffnen.
API-Management-Plattform verknüpft Systeme und digitale Anwendungen
Die Schwierigkeit besteht darin, dass diese Daten in verschiedenen Systemen gespeichert sind – von Customer-Relationship-Management- (CRM) und Content-Management-Lösungen (CMS) über Product-Information-Management- (PIM) und Digital-Asset-Management-Tools (DAM) bis hin zu Sharepoint. Kundenspezifische Stammdaten und die Kundenhistorie liegen im CRM-System, digitale Inhalte wie Grafiken und Audios im DAM-Tool, Produktinformationen wie Preise und Spezifikationen in der PIM-Lösung und beschreibende Texte im CMS. Damit all diese sales-relevanten Informationen zentral konsolidiert und jederzeit aktuell in einer Sales App bereitstehen können, ist ein reibungsloser Datenfluss zwischen den Quellsystemen und der digitalen Anwendung sicherzustellen. Am einfachsten gelingt das mit einer API-Management-Plattform. Als zwischengelagerte Schicht verknüpft sie die Bestands-IT mit der Sales App. Nachdem die API einmal definiert und konfiguriert ist – und damit auch die angebundenen Systeme –, erfolgt ein wechselseitiger Datenaustausch.
Konsistente und aktuelle Daten sind jederzeit verfügbar
Vor diesem Hintergrund besteht ein wesentlicher Vorteil einer API-Management-Plattform darin, dass sie die Aktualität und Konsistenz der ausgespielten Inhalte sicherstellt. Vertriebler müssen sales-relevante Informationen nicht mehr selbst vorhalten und pflegen – was in vielen Unternehmen eine gängige und zugleich riskante Praxis ist. Wenn Sales-Mitarbeiter Unterlagen und Daten auf ihrem Desktop dezentral vorhalten, sind Fehler vorprogrammiert. Dann kann es nämlich passieren, dass sie eine Präsentation in einem überholten Corporate Design verwenden oder – was noch schlimmer ist – veraltete Preise und Produktinformationen kommunizieren. Dem beugt eine API-Management-Plattform wirksam vor. Da die Pflege der Daten den jeweiligen Unternehmensbereichen obliegt, greifen Vertriebler über die Plattform auf jederzeit aktuelle, konsistente und in das benötigte Format transformierte Bilder, Produktinformationen sowie Preise zu. Daten formal anzupassen, ist häufig erforderlich, weil etwa im PIM-System zu einem Produkt zwanzig verschiedene Merkmale gespeichert sind, der Vertriebler für die Erstellung eines Angebots aber womöglich nur drei Aspekte benötigt. Da der zugrundeliegende Datensatz bei der Anpassung über die Plattform im Quellsystem unverändert bleibt, reduziert sich das Risiko, veraltete Informationen zu kommunizieren, auf ein Minimum.
Daten vor unerlaubten Zugriffen schützen
Ein weiterer Aspekt, der für professionelles API-Management spricht, ist IT-Security. Auch wenn sich der Vertrieb naturgemäß eher selten mit dieser Thematik auseinandersetzt, sprechen die Vorzüge für sich. Systeme wie ein CRM, PIM oder DAM sind nicht für den Online-Zugriff konzipiert. Sobald externe Anwender, wie etwa Reseller und Vertriebspartner, die Sales App nutzen und so Zugang zu sensiblen kundenbezogenen Daten erhalten, wird es kritisch. Denn diese Informationen unterliegen besonders hohen Datenschutzanforderungen – Stichpunkt: DSGVO. Den konzeptionellen Mangel, dass den genannten Systemen die nötigen Security-Features fehlen, gleicht eine API-Management-Plattform aus. Sie funktioniert ähnlich wie eine Firewall und schirmt die dahinterliegenden Daten und Systeme vor unerlaubten Zugriffen ab. Die erforderlichen Security-Maßnahmen sind mit der Plattform zentral implementiert und gelten einheitlich für alle angebundenen Systeme.
Nutzerspezifische Zugriffsrechte vergeben
Um Vertriebspartnern und Resellern eingeschränkten oder vollen Zugang zur Sales App zu gewähren, unterstützt eine API-Management-Plattform die bedarfsgerechte Definition von Rechten und Rollen. Dabei sind Aspekte wie eine zentrale Autorisierung und Authentifizierung wesentlich. Dabei können Unternehmen nicht nur zentral festlegen, welche Nutzer die Sales App einsetzen dürfen – von Vertriebsmitarbeitern über die Geschäftsführung und das Controlling bis hin zu externen Anwendern. Es ist auch einstellbar, auf welche Informationen sowie Systeme sie zugreifen und wie sie mit den Daten umgehen dürfen: Daten nur lesen, nur eigene Daten anpassen oder auch globale Daten verändern und exportieren. Dabei ist es ratsam, Gruppen zu definieren, denen verschiedene Nutzer mit ähnlichen Attributen angehören. Das erleichterte die nutzerspezifische Datenbereitstellung enorm.
Digitaler Vertrieb par excellence
Damit bildet eine API-Management-Plattform eine verlässliche technologische Grundlage für eine Sales App. In Vorbereitung auf einen Kundentermin können die Vertriebsmitarbeiter individuelle Kundenmappen erstellen, indem sie relevante Informationen, wie etwa die Stammdaten und die Historie des Kunden, in die App laden. Auch Produktinformationen – von Produktbeschreibungen, -bildern und -spezifikationen über Preislisten und Händlerverzeichnisse bis hin zu Videos, Animationen und anderen Visualisierungen – fließen systemübergreifend in die App. Sind die Daten in den jeweiligen Quellsystemen mit aussagekräftigen Tags und Metadaten versehen, liefert eine in die App integrierte intelligente Suche gute Treffer. Das ausgeklügelte Rechtemanagement bildet wiederum die Voraussetzung dafür, dass Sales-Mitarbeiter die Vertriebsmappe mit Kunden teilen und so Gespräche auf einer einheitlichen Informationsbasis führen können.
Produkte und Services bedarfsgerecht weiterentwickeln
Da eine API-Management-Plattform jegliche Zugriffe auf Daten und Systeme vollständig protokolliert, können Unternehmen valide Rückschlüsse im Hinblick auf Produkte und Services ziehen, die stark oder wenig nachgefragt sind. Es ist zum Beispiel ersichtlich, welche Daten und Sales-Materialen der Vertrieb am häufigsten abruft und ob er die Informationen dabei verändert. Zudem lässt sich in Erfahrung bringen, ob es Kunden- und Interessentengruppen mit bestimmten Vorlieben gibt. Das Wissen um diese Kennzahlen versetzt Unternehmen in die Lage, ihre Produkte und Services fortlaufend zu optimieren und an die Bedürfnisse der Kundschaft bedarfsgerecht anzupassen.
Heute an die Zukunft denken
Eine API-Management-Plattform und eine Sales App sind ein unschlagbares Duo. Auch wenn persönliche Treffen irgendwann wieder möglich sind, wird die Digitalisierung weiter fortschreiten – auch im Vertrieb. Aspekte wie Datenschutz und -sicherheit, die Sicherstellung der Corporate Identity sowie eine jederzeit aktuelle und konsistente Produktkommunikation sind und bleiben essenziell wichtig. Wenn neben dem eigenen Sales-Team auch Reseller und andere Vertriebspartner auf zentral bereitgestellte Informationen im Corporate Design zurückgreifen können, haben Unternehmen eine wesentliche Basis für eine professionelle und einheitliche Kommunikation geschaffen. Wer heute die richtigen Entscheidungen trifft und die Weichen in Richtung digitaler Vertrieb stellt, ist zukünftig für alle Eventualitäten bestens gewappnet.
Weiterführende Informationen gibt es im Whitepaper „Digitale Geschäftsmodelle erfolgreich umsetzen“, das Arvato Systems unter https://www.arvato-systems.de/loesungen-technologien/loesungen/customer-experience/api-management-whitepaper kostenlos zum Download bereitstellt.
Sie haben eine Meinung zu diesem Thema oder wollen sich selbst als Experte einbringen? Nur zu!
Nutzen Sie unser Portal aktiv um Aufmerksamkeit für Ihr Unternehmen und Ihre Dienstleistung zu schaffen. Sie positionieren sich als Experte, geben Ihr Fachwissen weiter und können per Interview oder Fachartikel auf aktuelle Trends und Themen hinweisen und einen direkten Zugang zu 10000 Lesern Ihrer Zielgruppe erreichen.
Schicken Sie uns eine kurze Mail an info@der-prozessmanager.de und teilen Sie uns Ihre Idee zum Artikel mit.