Mit Lean Konzepten lässt sich Verschwendung im Produktionsbereich einfach erkennen, analysieren und beseitigen. Taugen diese Konzepte aber auch für den administrativen Bereich? Gibt es eine sogenannte Lean Administration? In seinem Fachbuch gibt Jörg Brenner (2018) antworten auf Fragen, die so manchem Berater unter den Fingernägeln brennen. In seinem Buch liefert er nötiges Handwerkszeug und zeigt ausführlich, wo man bei Lean Administration ansetzen kann.
Lean Administration: Eine Definition zum Beginn
Nach einer kurzen und knappen Einleitung beginnt der Autor mit den wichtigsten Definitionen der wichtigsten Begriffe im Buch. Brenner verweist darauf, dass es für Lean Administration keine eigenständige Definition gibt. Er verweist aber darauf, dass sich die Definition des Lean Managements auch auf den administrativen Bereich übertragen lässt:
„Die wichtigsten Grundprinzipien, die Lean Production ausmachen, sind (Ohno, 1988):
- Reduzierung der Komplexität von Prozessen
- Standardisierung und Stabilisierung von Prozessen
- Snychronisierung von Prozessen und Fließprinzip
- Vermeidung von Verschwendung und nicht wertschöpfenden Tätigkeiten
- Kontinuierliche Verbesserung
Diese Prinizipien, die in der Produktion in zahlreichen Firmen erfolgreich umgesetzt wurden, haben genauso ihre Gültigkeit in den administrativen Bereichen“
Brenner betrachtet zudem weitere Konzepte, die an Lean anlehnen. Hier nennt er z.B. Reengineering und Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM).
Wie lassen sich Konzepte der Produktion auf die Administration übertragen?
Hier gilt es, nach Brenner, wie Besonderheiten zu beachten: sichtbare und unsichtbare Abläufe im Unternehmen. Während in der Produktion die meisten Abläufe offen einsehbar sind, sind sie es im administrativen Bereich nicht. Statt Montageteile, die verarbeitet werden, besteht der Großteil der Verarbeitungsprozesse in den Büros aus digitaler oder analoger Datenübertragung. Die Hauptaufgabe von Lean Administration ist es demnach diese Prozesse transparent und nachvollziehbar aufzuzeigen.
Brenner erkennt unterschiedliche Arten von Verschwendung
Die Transparenz holt die Verschwendungsfaktoren der Administration aus dem Dunkeln. Brenner zieht auch hier Analogien zur Produktion und legt sieben Arten der Verschwendung fest:
- Bewegung
- Datenübertragung/Transport von Unterlagen
- Wartezeiten
- Überbearbeitung
- Überproduktion
- Korrekturen und Rückfragen
- Bestände
Diese Verschwendungsarten haben unterschiedliche Ursachen. Das Buch legt genau hier den Fokus und beschreibt die Ursachen der Verschwendung mit eindrucksvollen Beispielen. Spannend ist an dieser Stelle das Aufzeigen der unterschiedlichen Schnittstellen im administrativen Bereich. Um eine einheitliche „Lean-Kultur“ zu schaffen ist es nötig, dass eine einheitliche „Unternehmenssprache“ bzgl. der Prozesse gesprochen wird. Das setzt voraus, dass auch die Mitarbeiter in den Büros die Vorgänge in der Produktion kennen und auch umgekehrt. Dazu liefert Brenners Buch die perfekten Methoden und Tools um den unternehmensweiten Rollout zu ermöglichen.
Ausbildung der Führungskräfte im Bereich Lean führt zum Erfolg
Brenner plädiert zudem für eine nachhaltige Veränderung der Haltung von Führungskräften zum Thema Lean. Als Vorbilder für alle anderen Mitarbeiter sitzen diese in der ersten Reihe, wenn es darum geht eine einheitliche Lean-Transformation durchzuführen. Das Buch ist aus der Praxis für die Praxis und besticht mit vielen Anwendertipps, die zum Ausprobieren anregen sollen.
Brenner schreibt nachvollziehbar und merklich praxisorientiert. Er schafft es ein komplexes Thema einfach darzustellen und schon nach den ersten Seiten ist erkennbar, dass mit Hilfe der Blaupausen im Buch auch eigene Projekte umgesetzt werden können. Die zahlreichen Abbildungen und Tabellen machen die Thematik zudem greifbarer und noch anschaulicher.
Für alle Lean-Berater/Manager und IT-Verantwortlichen sind die knapp 300 Seiten ein absolutes Muss um Verschwendungen zu erkennen, zu analysieren und zu beseitigen.
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Jörg Brenner ist selbständiger Unternehmensberater mit Schwerpunkt Lean Management in München. Das Buch ist der Nachfolgeband zu Lean Production: Praktische Umsetzung zur Erhöhung der Wertschöpfung. Hier finden Sie alle weiteren Angaben zum Buch:
Brenner, J. (2018): Lean Administration;
ISBN: 978-3-446-45472-9
Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG
AFFILIATE LINKS:
https://www.hanser-fachbuch.de/buch/Lean+Administration/9783446454729
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