Wie Mitarbeiter RPA-Projekte wahrnehmen

Mit Robotic Process Automation können standardisierte Prozesse automatisiert werden. Das entlastet Mitarbeiter, kann sie aber auch gänzlich überflüssig machen. Fehlende Akzeptanz für die Technologie kann RPA-Projekte zum Scheitern bringen. Eine Studie der Internationalen Hochschule hat untersucht, welche Kriterien für die Akzeptanz relevant sind.

Der Begriff Arbeit 4.0 beschreibt eine grundlegende Revolution der Arbeitsbedingungen und -formen unter Einsatz neuer Technologien. Dazu zählen u.a. künstliche Intelligenz oder auch Robotic Process Automation (RPA). Mit RPA können Geschäfts- und Verwaltungsprozessen voll- bzw. teilautomatisiert werden. Hinter der Technologie verbirgt sich eine Software, die andere Anwendungen so bedient, wie ein Mensch es tun würde. Die Vorteile: Prozesse laufen standardisiert ab und Compliance-Risiken werden reduziert. Mitarbeiter werden durch die Softwareroboter von Routineaufgaben entlastet. In welchen Branchen und Prozessen RPA-Potenziale liegen, hat die Managementberatung McKinsey im Jahr 2021 in einer Studie untersucht. Demnach könnte etwa die Hälfte aller Aufgaben weltweit mit derzeit verfügbaren Technologien automatisiert werden. Besonders standardisierbare Tätigkeiten wie etwa das Sammeln und Verarbeiten von Daten fallen darunter.

Keine zusätzliche Infrastruktur

Aus technologischer Sicht bedarf es für die Einführung einer RPA-Lösung keiner zusätzliche IT-Infrastruktur – die Softwareroboter nutzen das vorhandene User Interface eines Computers. Eine größere Herausforderung liegt in der Akzeptanz der Mitarbeiter. Denn zum einen werden bestehende Arbeitsabläufe grundlegend geändert. Zum anderen hat die Technologie das Potenzial, die Mitarbeiter nicht nur zu entlasten, sondern sie je nach Anwendungsfall auch zu ersetzen. Ohne Vorbereitung und Begleitung bei der Einführung kann das dazu führen, dass sich Mitarbeiter gegen diese Veränderung zur Wehr setzen, was wiederum zu erhöhten Projektkosten oder gar zum Scheitern des Projekts führen kann.

Akzeptanzkriterien untersucht

Vor diesem Hintergrund hat die Internationale Hochschule in Erfurt zur Analyse der Akzeptanzkriterien eine Befragung unter 588 Arbeitnehmern durchgeführt, wobei auch die Unterschiede zwischen den jeweiligen Generationen untersucht wurden. Diese wurden wie folgt eingeteilt:

• Babyboomer (1946-1964)
• Generation X (1965-1980)
• Generation Y (1981-1996)
• Generation Z (1997-2010)

Zunächst wurden die Probanden gefragt, was sie mit dem Begriff Robotics verbinden (Tabelle 1). Neben der Fehlerreduktion und gesteigerter Effizienz assoziieren die Befragten auch häufig die Substitution menschlichen Arbeitskraft mit dem Begriff. Gleichzeitig können sich die wenigsten Befragten vorstellen, dass sich auf der anderen Seite neue Berufsbilder ergeben. Der Gedanke an eine Weiterentwicklung der eigenen Tätigkeit durch digitale Technologien ist im Vergleich zwischen verschiedenen Generationen unterschiedlich ausgebildet. Demnach können sich vor allem jüngere Arbeitnehmer vorstellen, dass eine Software den Menschen bei der Arbeit unterstützt. Eine Unterstützung durch Maschinen hingegen wird eher von älteren Arbeitnehmern gesehen.

Was Mitarbeiter mit dem Begriff Robotics verbinden (0=stimme nicht zu, 5=stimme voll zu). (Bild: IU Internationale Hochschule)

Kriterien, damit Mitarbeiter die RPA-Einführung als positiv empfinden und unterstützen (0 = stimme nicht zu, 5 = stimme voll zu). (Bild: IU Internationale Hochschule)

Einheitliches Verständnis

Mit Blick auf Robotic Process Automation sollte mit der Einführung ein einheitliches Verständnis der Technologie das Ziel sein. Das erfordert eine transparente Kommunikation darüber, wie die Technologie funktioniert und welche Auswirkungen sie auf Prozesse und Mitarbeiter haben wird. So wünschen sich auch die Studienteilnehmer, in eine transparente und frühzeitige Kommunikation eingebunden zu werden (Tabelle 2).

Während ein erweitertes Schulungsangebot bei den Befragten aus der Babyboomer-Generation sowie denen der Generation X kaum eine Rolle spielt, ist den Generationen Y und Z dieses Kriterium deutlich wichtiger. Eine mögliche Erklärung dafür ist, dass ältere Arbeitnehmer (kurz vorm Renteneintritt) eher nicht erwarten, noch den Umgang mit einer neuen Technologie erlernen zu müssen. Generell geht aus der Erhebung jedoch hervor, dass die Angst um den Arbeitsplatz gegenüber den Chancen durch berufliche Veränderung überwiegt.

Mitarbeiter am Prozess beteiligen

In der Praxis zeigt sich, dass das Einbinden der Mitarbeiter schon ab dem Zeitpunkt der Dokumentation des Prozesses ein Erfolgsfaktor sein kann. Mitarbeiter übergeben ihren Arbeitsplatz an den Softwareroboter, indem sie den Prozess für die Programmierung des Softwareroboters dokumentieren. Zugleich können Mitarbeiter langsam in neue Aufgaben hineinwachsen. Eine teilweise Umverteilung menschlicher Arbeitskraft auf eine RPA-Lösung kann somit ein Weg sein, wie Unternehmen den Arbeitsplatz der Zukunft gestalten können.

RPA als nützlich wahrnehmen

RPA könnte zukünftig in immer mehr standardisierbaren Tätigkeiten eingesetzt werden. Damit die Einführung der Technologie nicht auf Ablehnung stößt, sollten Mitarbeiter früh einbezogen werden. Auch eine transparente Kommunikation ist wichtig. Mitarbeiter sollten zudem einen einheitlichen Wissensstand zur Funktionsweise von RPA-Technologien sowie zu den Auswirkungen auf das Unternehmen, die Prozesse und die eigene Tätigkeit haben. Dies kann eine Grundlage schaffen, damit Mitarbeiter RPA als nützlich wahrnehmen

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