Der Fachkräftemangel und wie Unternehmen ihm begegnen können, ist ein Dauerthema. Gleichzeitig herrschen hinsichtlich der Automatisierung von Arbeitsabläufen noch viele Vorurteile – zu Unrecht.
Zwischen Juli 2021 und Juli 2022 fehlten in Deutschland über alle Berufe hinweg mehr als eine halbe Million Fachkräfte, so die aktuellen Zahlen des Instituts für deutsche Wirtschaft Köln. Lösungen für diesen gravierenden Mangel an qualifizierten Arbeitskräften gibt es scheinbar viele: Über die Einführung einer 42-Stunden-Woche bis zum Renteneintritt von Arbeitern mit 70 Jahren. Klar ist: Den Mangel an Arbeitskraft sollen Beschäftigte am besten selbst abfedern.
Ein richtiger Schritt ist die Automatisierung von Prozessen. Diese ist kein gänzlich neues Thema, dennoch wird Robotic Process Automation (RPA) oft noch verkannt: Mit der Hilfe von Robotern lassen sich für Mitarbeiter lästige Prozesse teilweise oder vollständig automatisieren, sodass mehr Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten bleibt. Der Bedarf nach Fachkräften sinkt und die Fachkräfte, die schon im Unternehmen sind, werden auch als solche genutzt.
“Software-Roboter lassen sich auch in der IT-Security bei der Anomalie-Überprüfung, Problembehandlung und -abwicklung, im direkten Kundensupport sowie in der Logistik einsetzen.“
Anwendungsbeispiele für Robotic Process Automation
Im Arbeitsalltag kann ein solcher Roboter beispielsweise die Bearbeitung von Rechnungen übernehmen: Er erhält eingehende Rechnungen, prüft sie anhand einer Liste an Anforderungen auf Legitimität und leitet sie an zuständige Mitarbeiter weiter – oder veranlasst die Begleichung sogar selbst. Der Vorteil hier: Mitarbeiter müssen sich nicht um alle Rechnungsprozesse kümmern und nur bei Unstimmigkeiten eingreifen, da der Roboter aufgrund vorher festgelegter Regeln arbeitet.
Software-Roboter lassen sich auch in der IT-Security bei der Anomalie-Überprüfung, Problembehandlung und -abwicklung, im direkten Kundensupport sowie in der Logistik einsetzen. Ein Software-Roboter ist erst einmal keine Künstliche Intelligenz und basiert auf einem Low-Code-Ansatz: Er kann wiederholende Aufgaben erfüllen, aber nicht davon abweichen, um andere Tasks zu erfüllen – im Gegensatz zu einer KI. Dies kann aber in einigen Einsatzgebieten auch ein Vorteil sein, da ein Roboter immer vorhersagbare, nachvollziehbare und prüfbare Ergebnisse liefert.
Software-Bots sollen Mitarbeiter entlasten
Mitarbeiter fürchten jedoch oft, dass im Zuge der Automation ihre Arbeitsstellen verschwinden. Doch der Ansatz von RPA ist ein anderer: Software-Bots entlasten Mitarbeiter in erster Linie bei lästigen administrativen Aufgaben, wie etwa der Dateneingabe oder der Pflege von Excel-Tabellen. Dadurch, dass Software-Bots Daten schneller und besser verarbeiten als Menschen, sind sie prädestiniert für die Optimierung von Arbeitsprozessen. Für die Mitarbeiter bleibt mehr Freiraum für Aufgaben, die Kreativität und Problemlösungskompetenzen benötigen und die kein Roboter übernehmen kann.
Auch Motivation und Produktivität steigen, da der Mehrwert der eigenen Aufgaben höher ist. Mitarbeiter können sich stärker auf die Nutzer konzentrieren – z. B. bei der Interaktion zwischen Mitarbeitenden und der HR-Abteilung: Ein Bot beantwortet Standardanfragen, wie die Anzahl der offenen Urlaubstage, während bei komplexeren Themen einen Mitarbeiter dazu kommt.
Kunden profitieren auch von den erweiterten Geschäftszeiten, die ein Roboter für Standardabfragen bieten kann: Software-Systeme und Algorithmen sind, von Wartungsarbeiten und Updates einmal abgesehen, 24 Stunden an sieben Tagen die Woche einsatzbereit.
Wie man Robotik-Projekte angehen sollte
Die Liste mit möglichen Verwendungs-Szenarien für Software-Bots ist lang, noch länger ist aber die Aufzählung gescheiterter Automatisierungsprojekte. Die Gründe dafür ähneln sich stark: Zu viele Prozesse sollen gleichzeitig automatisiert werden und schon nach kurzer Zeit perfekt laufen. Frust bei Fehlern und Rückschlägen sind somit vorprogrammiert und begonnene Projekte werden schnell wieder eingestampft.
Vermutete Kosten sind außerdem oft ein Grund für Unternehmen, gar nicht erst über RPA nachzudenken. In der Realität sind diese Ängste in der Regel unbegründet und die Kosten für Kollege Roboter viel geringer, als die meisten Firmen vermuten: Die Lizenzen kann man sich als „Gehaltskosten“ der digitalen Mitarbeiter vorstellen. Sie sind nur ein Bruchteil echter Personalkosten, obwohl ein Bot rund um die Uhr zur Verfügung steht und keinen Urlaub hat.
Die Entwicklung der Prozesse, die ein Roboter abbildet, entspricht den Einschulungskosten eines Mitarbeiters. Diese lassen sich transparent und verständlich kalkulieren, sodass sich für jeden einzelnen Prozess die Ersparnis berechnen lässt. Ist ein Prozess einmal automatisiert, kann das gesamte „Wissen“ auf einen weiteren digitalen Mitarbeiter übertragen werden. Die Skalierung des Systems ist damit einfach und schnell umgesetzt.
Um die Erfolgsaussichten von Automatisierungsprojekten zu steigern, sollten Unternehmen spezialisierte Anbieter für RPA einbinden. Diese verfügen über das nötige Fachwissen für den Implementierungsprozess.
In drei Schritten ein RPA-Konzept erfolgreich beginnen
- Testbereich auswählen: Gehen Sie ein RPA-Projekt langsam aber gezielt an und suchen nach einem passenden Bereich (etwa das Rechnungswesen oder HR), in dem man einen ersten Testballon in Form eines MVP (Minimal Viable Product) starten kann.
- Alle Beteiligten an einen Tisch holen: So können sie genau eruieren, welche Aufgabe am meisten Zeit braucht, aber auch welche Ängste und Hoffnungen die Mitarbeiter in Bezug auf das Thema Automatisierung haben. Unsere Erfahrung mit Automatisierungsprojekten hat gezeigt, dass die Freude über weniger Admin-Aufgaben sehr groß ist und der Kollege Roboter dadurch gut aufgenommen wird.
- Dranbleiben und mutig weiterdenken: Basierend auf der Lösung, die in einer Abteilung getestet wird, lässt sich der Bot nach und nach optimieren und das Risiko für Fehler reduzieren. Zudem lernt das Unternehmen, mit RPA zu arbeiten und kann dieses Wissen bei zukünftigen Projekten einsetzen.
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