Bereits seit 2015 ist viflow bei der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland (EKM) im Einsatz. Mit dem Ziel, die personalwirtschaftlichen Prozesse flächendeckend auf allen Ebenen der Landeskirche zu vereinheitlichen und zu optimieren, wurde das Projekt „Integriertes Personalmanagementsystem“ ins Leben gerufen.
Die zunächst in einem Excel-Template aufgenommenen 86 Personalprozesse bildeten die Grundlage für die Formulierung der Anforderungen an eine passende Softwarelösung zur Auswahl eines Personalmanagementsystems.
Noch in der Phase der Einführung des Personalmanagementsystems wurden die zuvor in Excel erstellten Prozessbeschreibungen nach viflow übertragen, relevante Informationen, wie z. B. Verantwortlichkeiten, Dokumente, Gesetze, sowie ein internes Kontrollsystem wurden entsprechend verlinkt. Im Jahr 2017 wurde die neue Lösung bereits flächendeckend in der EKM eingesetzt.
Die mit viflow modellierten Prozesse sind Basis der heutigen Personalarbeit der EKM – eine damit einheitliche Arbeitsweise macht so eine Steigerung der Effektivität möglich. Neben der Reduktion der Komplexität konnten Kosteneinsparungen realisiert werden. Die Zufriedenheit der Kunden der Personalarbeit stieg mit der erreichten Qualität.
viflow: Kontinuierliche Entwicklung der Software
In der jetzigen Ausbaustufe werden die in viflow erfassten Prozessschritte um die zu füllenden Masken der Personalsoftware und eine kurze Beschreibung ergänzt.
Im Juni 2018 konnte die Projektleiterin und Referentin Mittlere Ebene Personal der EKM, Michaela Koch, für dieses Projekt den KVI Innovationspreis entgegennehmen. Dieser Preis wird jährlich vom Beirat der KVI Initiative – Kirche, Verwaltung & Information vergeben. Er würdigt eine herausragende und nachhaltige innovative Leistung mit Vorbildcharakter für andere Bistümer, Landeskirchen sowie kirchliche und kirchennahe Organisationen.
Im Projekt wurde die EKM durch den ViCon-Partner Jürgen Pillasch Consulting begleitet. Jürgen Pillasch verfügt über langjährige Erfahrung in der operativen Anwendung der Methoden Qualitäts-/ Prozess-/ Projekt- und Change Management. Bei der Umsetzung hat er immer das Machbare und den Kundennutzen im Blick.