Die Digitalisierung von Büroräumen und Firmenstrukturen ist 2025 keine neue Sache mehr, aber auch heute stehen viele Unternehmen immer noch vor großen Problemen, die eine Umstellung erschweren. Es ist jedoch interessant zu schauen, welche Hürden am häufigsten auftreten und woran es bei den meisten hapert. Denn in vielerlei Hinsicht zeigt sich, dass die Digitalisierung auf lange Sicht viele Vorteile mit sich bringt und Firmen, die hinterherhinken, irgendwann untergehen werden.
1. Büroausstattung nicht darauf ausgelegt
Zunächst mangelt es bei vielen Unternehmen immer noch an der technischen Infrastruktur, die eine komplett digitale Umstellung einfach nicht möglich macht. Dadurch fehlen auch die Voraussetzungen, die folgenden Schritte umzusetzen und in die eigene Struktur einzuarbeiten. Bei Anbietern wie Viking gibt es eine große Auswahl an Bürotechnik und elektronischen Geräten, jedoch wird sich mit den folgenden Hürden zeigen, dass dieses Angebot wegen verschiedener Punkte nicht immer wahrgenommen werden kann.
2. Datenschutz zunehmend schwieriger
Der Schutz digitaler Daten ist in Deutschland vermutlich eines der größten Probleme. Viele Aspekte sind nicht oder nur in Maßen geklärt, was eine Umstellung erschwert und den Umgang mit sensiblen Daten problematisch macht. Digitale Sicherheit ist extrem wichtig, jedoch kann nicht immer sichergestellt werden, dass der Datenschutz auch eingehalten wird. Die erwähnte fehlende Infrastruktur ist eines dieser Probleme, die gesetzliche Handhabung gehört ebenfalls dazu.
3. Kommunikation mit Kunden problematisch
Nicht nur die interne Umstellung, sondern auch die Auseinandersetzung mit Klienten oder Kunden kann zu Problemen führen. Auch wenn digitale Angebote immer mehr Zustimmung finden, ist die Aufbewahrung von Briefen und Dokumenten oft noch vorgesehen oder sogar erwünscht. Die Abhängigkeit von Druckern gehört daher für viele Unternehmen immer noch zum Alltag dazu. Man muss regelmäßig Kopierpapier kaufen, was für viele jedoch einfacher ist, als eine Online-Lösung bereitzustellen.
Der Datenschutz fließt auch hier direkt mit ein, denn der Umgang mit Daten im digitalen Bereich ist für viele Kunden immer noch fraglich. Das Aufbewahren von Dokumenten ist für einige deutlich angenehmer und sicherer, besonders für eine ältere Zielgruppe.
4. Zeitlicher und kostentechnischer Aufwand
Der Aufwand einer digitalen Umstellung sollte ebenfalls nicht unterschätzt werden und stellt viele Unternehmen vor große Probleme. Hier fließen gleich mehrere Probleme ineinander. Oft mangelt es schlichtweg an finanziellen Ressourcen, um eine Digitalisierung zu gewährleisten oder schnell voranzubringen. Es wird schlichtweg nicht genug in eine Umstellung investiert, ob von eigener Seite oder von Fördergeldern.
Für viele Firmen ist aber auch der Fachkräftemangel entscheidend. Damit die Umstellung auch reibungslos funktioniert, muss entsprechendes Personal vorhanden sein. Und auch die Schulung und Weiterbildung der aktuellen Mitarbeiter kostet sowohl Zeit als auch Geld.
5. Kompromisslosigkeit
Problematisch kann aber auch die persönliche Einstellung gegenüber der Digitalisierung sein. Ganz nach dem Motto: “Was die ganze Zeit funktioniert hat, wird es auch noch weiterhin tun.”. Oft fehlt eine proaktive Einstellung gegenüber dieser Thematik, in den meisten Fällen wird eher zurückhaltend auf den Wunsch einer Umstellung reagiert. Ein direkter Widerstand gegen die Digitalisierung ist ebenfalls in einigen Betrieben vorhanden, eben wegen der angesprochenen Hürden.
Auf lange Sicht ist eine Umstellung jedoch für die meisten Firmen unausweichlich und besser ist es, so früh wie möglich damit einzusteigen.