Erfolgreiches Projekt- und Prozessmanagement gehört zu den Schlüsselkompetenzen im beruflichen Alltag, denn der Erfolg eines Projektes steht oder fällt mit der praktischen Umsetzung. Geht etwas schief, so kann das unnötige Kosten, verschwendete Zeit oder unerfüllte Erwartungen nach sich ziehen.
In sehr vielen Berufen ist die Team- und Projektarbeit an der Tagesordnung. Ob Konzern, Startup oder NGO – kaum ein Unternehmen bleibt ohne erfolgreiches Projekt- und Prozessmanagement im Geschäft. Denn wenn Projekte schlecht organisiert und geleitet werden, fließen sehr viel Zeit, Geld und Nerven ins Nichts. Wer sich aber an ein paar einfache Regeln hält, kann große Projekte und Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch effektiver umsetzen.
Ziele klar definieren
Zu Beginn eines Projektes oder Prozesses steht immer die Definition eines Ziels. Wenn nicht im Vorhinein festgelegt wird, worauf man genau hinarbeitet, entstehen unnötige Meilen und am Ende eventuell kein messbarer Output. Wichtig beim Festlegen der Ziele ist einerseits das effiziente Erfassen der Anforderungen sowie der KundInnen- oder AnwenderInnen-Wünsche und -bedürfnisse, um gemeinsam mit dem Projektteam erfolgreiche Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln.
Andererseits sollten auch die Ziele selbst bestimmte Kriterien erfüllen. Diese sollten SMART sein, d.h. Specific (spezifisch), Measurable (messbar), Achievable (erreichbar), Realistic (realistisch) und Time framed (zeitlich begrenzt). Mit dieser Methode lassen sich Ziele konkret formulieren und im Nachhinein genau überprüfen, ob diese auch erreicht wurden. Dabei hilft es auch, die Ziele in kleinere Teilziele aufzusplitten. So lässt sich sicherstellen, dass keine wichtigen Punkte übersehen werden.
Zuständigkeiten festlegen
Obwohl die Projektmanagerin oder der Projektmanager die Zügel in der Hand hat, braucht sie oder er ein starkes, motiviertes Team im Rücken. Denn schließlich ist ein Projekt immer noch eins: Teamwork. Damit es innerhalb des Teams nicht zu Reibereien oder Unstimmigkeiten kommt, sollten die Aufgabenbereiche klar nach den Fähigkeiten der jeweiligen Teammitglieder aufgeteilt sein, sodass sich diese optimal ergänzen können. Die Verantwortungen sollten dann auch klar an die einzelnen Teammitglieder kommuniziert werden, damit keine Konflikte entstehen.
Tools mit Bedacht wählen
Im Prozess- und Projektmanagement gibt es jede Menge Softwares und Tools, die die Kontrolle und die Kommunikation innerhalb des Teams erleichtern können. So kann man beispielsweise schnell erkennen, wenn Deadlines nicht eingehalten werden oder einzelne Steps innerhalb eines Teilprojekts noch fehlen. Hier heißt es allerdings Achtung vor Micro-Management: Oft wird angenommen, dass ein Vorhaben sich besser steuern lässt, wenn jeder noch so kleine Schritt genau dokumentiert wird. Das ist aber nicht zwangsweise so und es wird viel unnötige Arbeit produziert, die meilenweit von der eigentlichen Arbeit entfernt ist.
Risiken eruieren
Ein weiterer wichtiger Punkt im Projekt- und Prozessmanagement, ist das Risk-Management. Denn häufig denken Unternehmen erst über die Risiken nach, wenn es bereits zu spät ist und Fehler bereits passiert sind. Viel sinnvoller ist es, schon vor dem Start der operativen Projektarbeit die möglichen Risiken und deren Wahrscheinlichkeit abzuklären und sich Notfall-Pläne für bestimmte Szenarien zu überlegen. So können Sie großen Verlusten entgegenwirken und im Akutfall schnell agieren.
Prozesse reflektieren und Kompetenzen ständig erweitern
Nach einem abgeschlossenen Prozess oder Projekt fallen einem meistens gleich einige Punkte ein, die man beim nächsten Mal anders machen würde. Daher lohnt es sich, sich noch einmal mit dem gesamten Projekt-Team zusammenzusetzen und die wichtigsten Erkenntnisse aufzuschreiben. Denn Projekt- und Prozessmanagement ist komplex und erfordert viel Know-How.
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