In diesem Interview spricht DER PROZESSMANAGER mit Marco Idel, Geschäftsführer von der sycat IMS-Gruppe, über Prozessmanagement und Optimierung von IMS-Systemen. Herr Idel gibt Einblicke in seine täglichen Arbeitsabläufe und betont die Bedeutung von Prozessmanagement für Unternehmen, besonders in turbulenten Zeiten. Er erklärt außerdem, warum ein durchdachtes E-Learning-Konzept eine wichtige Rolle dabei spielt, Mitarbeiter mit den richtigen Informationen und dem nötigen Wissen zu versorgen. Die Integration von E-Learning in Managementsysteme ist ein wichtiger Faktor, um eine konsistente und integrierte Lösung zu schaffen.
DER PROZESSMANAGER: Herr Idel! Toll, dass es klappt. Als Geschäftsführer eines Software- und Beratungsunternehmen gleicht wohl kein Tag dem anderen. Ganz ehrlich: Welche 3 Hilfsmittel nutzen Sie täglich, damit Sie optimal durch den Tag kommen?
Marco Idel: Ich beschäftige mich täglich mit den aktuellen Problemstellungen im Bereich Prozessmanagement und Optimierung von IMS-Systemen, hierbei ist es wichtig und das ist auch eines der Erfolgsrezepte, dass ich seit mehr als 20 Jahren einen sehr tiefen Einblick in die Thematik habe – und diese fließen stets in das Produktmanagement der sycat Produktlandschaft mit ein.
Als tagtägliche Hilfsmittel nutze ich Teams, Outlook und natürlich unser sycat IMS Portal !
DER PROZESSMANAGER: Das klingt sehr durchdacht. Betrachtet man sich die Welt der letzten 2 Jahre, da war bekanntlich nicht viel mit Planung. Und dennoch ist Prozessmanagement aktueller denn je. Sollten Unternehmen, gerade im dt. Mittelstand, mehr Fokus auf ihre Prozesse legen, um in der volatilen Welt zu bestehen? Wenn ja, warum?
Marco Idel: Ja, auf jeden Fall, denn in wirtschaftlich schlechten oder turbulenten Zeiten ist es umso wichtiger, dass man sich über die internen Optimierungen Gedanken macht. Das bedeutet im Klartext, die Organisation muss sich um ihre Prozesse kümmern, mit dem Ziel, die internen Abläufe zu vereinheitlichen, zu standardisieren und vor allem zu optimieren, um in der Zukunft, wenn die wirtschaftlichen Rahmenbedingung wieder besser werden, optimal aufgestellt zu sein. Man muss in Zeiten einer Wirtschaftskrise die Chance sehen und nutzen, sich für die zukünftigen Marktanforderungen besser oder gar neu aufzustellen. Prozessmanagement sollte im Unternehmen den Stellenwert einer zwingend notwendigen Philosophie werden und nicht im Rahmen von QM als Normerfüllung interpretiert werden. Bei den immer wachsenden Anforderungen stellt Prozess- und Wissensmanagement die Grundlage für Verbesserungen und Weiterentwicklung dar. Diese Sichtweise ist leider nur wenigen bekannt und wird dementsprechend auch nicht in der Breite als echte Chance gesehen, sondern sehr oft nur als Pflicht für die jeweilige Normerfüllung.
DER PROZESSMANAGER: Danke für die Einschätzung. Welche Rolle spielt ein durchdachtes e-learning-Konzept dabei?
Marco Idel: Das ist eine sehr interessante Frage! Wir als sycat IMS haben in den letzten Jahren immer mehr Wert auf das Thema Prozesse, Vorgaben, Regeln und Informationen sowie Wissensbereitstellung gelegt und dabei den Mitarbeiter als internen Kunden gesehen, der über alles informiert werden muss, der an aktuelle Vorgaben kommt, die richtigen Informationen und das richtige Wissen kontextbezogen anwenden kann. Diese Tatsache hat uns dazu motiviert, unsere IMS-Systemlandschaft durch eine eigne e-learning-Anwendung zu erweitern. Denn Wissen nur vorzuhalten und bereitzustellen ist eins, aber es auch operativ zu schulen und zu unterweisen und das erlernte Wissen über zertifizierte, rechtssichere Tests zu überprüfen, ist aus unserer Sicht eine Notwendigkeit, um sicherzustellen, dass der einzelne Mitarbeiter auch nach den Vorgaben mit der richtigen Ausbildung und Kompetenz seine Arbeit verrichten kann. Diese strategische Ausrichtung traf bei unseren Bestandskunden auf eine wirklich tolle und sehr positive Reaktion. Denn jeder unserer Kunden hat die Herausforderung, Wissen digital zu vermittelt, nicht nur Themen wie Arbeitssicherheit oder Arbeitsschutz, sondern eigentlich alles, was zu schulen ist, alles, was zu unterweisen oder zu lehren ist. Auch für die Neukunden ist es eine sehr interessante neue Lösungsplattform, denn der Vorteil ist, dass in einem IMS-System alle Mitarbeiterstammdaten, Vorgaben sowie Prozesse schon enthalten sind. Es ist kein zusätzliches Drittsystem notwendig, durch das es in den zu organisierende Schnittstellen (Fehlerstelle) eine Komplexität in einer Anwendung kommen kann, die man durch eine integrierte Lösung ausschließen kann!
DER PROZESSMANAGER: Warum ist es aus Ihrer Sicht wichtig, e-Learning direkt in den Managementsystemen anzubieten?
Marco Idel: Die Welt hat sich verändert, die Unternehmen suchen nach integrierten Lösungen, die thematisch zusammengehören und versuchen intern die Schnittstellen zu vermeiden; respektive die Schnittstellen zu minimieren. Eine integrierte Lösung hat den Charme, dass die Stammdaten und sonstige Metadaten in einer Systemlandschaft konsistent gehalten werden und man durch unterschiedliche Sichten diese Daten managen, bewerten und verwalten kann. Und ganz davon ab, ein IMS-System verwaltet, lenkt und publiziert Inhalte digital, wie z. B. Prozesse, Anweisungen, Vorschriften, Arbeitssicherheitsunterlagen und Compliance-Themen. Die fach- und sachliche Weiterverwendung ist nun mal das digitale Vermitteln von Wissen durch eine e-learning Anwendung.
DER PROZESSMANAGER: Abschließend die Frage: Die Welt verändert sich – mehr Pandemie, Remote-Work, und und und. Warum ist es heute wichtiger denn je Mitarbeiter mit Angeboten wie e-Learning – und das innerhalb des Managementsystems – zu fördern?
Marco Idel: Durch die äußeren Rahmenbedingungen hat sich die gesamte Arbeitswelt und vor allem die Struktur vollständig geändert. Früher, also vor der Pandemie, waren sogenannte Homeoffices, mobile Office Arbeitsplätze, eine absolute Ausnahme. Es war eher untypisch, von zu Hause aus zu arbeiten. Die Pandemie hat weltweit dazu geführt, dass es zu einem Paradigmenwechsel in der Arbeitswelt kam und die Arbeitgeber zwanghaft erfahren mussten, dass Homeoffice oder ganz allgemein das Arbeiten an einem anderen Ort, der nicht die Firma ist, funktioniert. Somit kam es zu dieser Zeitenwende. Heute setzt sich immer mehr das hybride Modell durch und das bedeutet für alle ein komplettes Umdenken, wie man in Teams trotzdem gut zusammenarbeiten kann. Hierbei werden die digitalen Medien zur Grundvoraussetzung. Damit meine ich, es ist zwingend notwendig, den Mitarbeiter alle Informationen in einer strukturierten und vor allem mehr oder weniger barrierefreien Weise zur Verfügung zu stellen. Die passende Infrastruktur in Form von Hardware und Software so zu gestalten, dass er egal wo er sich auf der Welt befindet, auf alle für seine Arbeit erforderlichen Informationen und Systeme zugreifen kann. Diese neue Arbeitswelt ist für uns eine echte Chance, mit den sycat Komponenten einen noch größeren Wirkungsgrad zu bekommen und dabei ist die neue sycat eLU-Lösung die absolut notwendige Anwendung für jeden Kunden. Mit sycat eLU erreichen wir alle Mitarbeiter mit Themen wie, Produktschulung, Arbeitssicherheitsunterweisungen, Brandschutz, DSGVO etc. und diese können zu jeder Zeit an jedem Ort zeitlich flexibel digital durchgeführt werden. Das erfordert grundlegendes Umdenken, da jedes Unternehmen dadurch sehr viel Zeit und Kosten sparen kann.
DER PROZESSMANAGER: Vielen Dank Herr Idel für Ihre detaillierten Einblicke und Ihre Zeit!
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