Effiziente Abläufe in Unternehmen sind mitunter ein großer Wettbewerbsvorteil. Das liegt an den vielfältigen Vorteilen, die eine höhere Effizienz mit sich bringt, wie schnellere Arbeitsabläufe und Kostenersparnisse. Dabei müssen Unternehmen aber auch darauf achten, dass sich durch eine schnelle und ressourcenschonende Produktion keine Qualitätseinbußen ergeben. 

Prozesse in der Buchhaltung automatisieren

Es gibt einige buchhalterische Prozesse, die sich durch den Einsatz einer Buchhaltungssoftware automatisieren lassen, um die unternehmensinterne Produktivität zu erhöhen. Zu diesen zählen unter anderem:

  • Erstellung und Verwaltung von Rechnungen
  • Abwicklung von Zahlungen
  • Erstellung von Berichten
  • Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Insbesondere bei der manuellen Erstellung und Verwaltung von Rechnungen kommt es immer wieder zu Falscheingaben aufgrund von individuellen Fehlern. Dabei ist es in der Buchhaltung besonders wichtig, dass sämtliche Daten korrekt sind. Unternehmen sind schließlich nur dann in der Lage, sinnvolle strategische Entscheidungen zu treffen, wenn sie Zugriff auf korrekte Daten haben und die finanzielle Lage der Firma richtig einschätzen. Zu den großen Vorteilen einer automatisierten Rechnungserstellung gehört somit die geringere Fehleranfälligkeit. 

Die Zahlungsabwicklung lässt sich durch die Integration von auf diesen Bereich spezialisierten Dienstleistern automatisieren. Hierdurch ist gewährleistet, dass Zahlungen pünktlich durchgeführt werden, ohne dass Mitarbeiter ständig eingehende sowie ausgehende Zahlungen im Auge behalten müssen. Zudem sind viele Softwares dazu in der Lage, bei noch ausstehenden Rechnungen Zahlungserinnerungen zu versenden, was sich positiv auf die Liquiditätssituation auswirkt. Die Erstellung von Berichten hilft Unternehmen des Weiteren dabei, relevante Datensätze zu visualisieren, sodass bessere Entscheidungen getroffen werden.

Cloud-Lösungen zur einfachen Verwaltung der Buchhaltung

Für viele Unternehmer ist die Abwicklung der Buchhaltung eine eher lästige Aufgabe, die typischerweise aufgrund von mangelnder Kompetenz in diesem Bereich und einem hohen zeitlichen Aufwand nicht gerne angegangen wird. Dabei gibt es auf dem Markt zahlreiche cloudbasierte Softwares, die bei der Abwicklung von buchhalterischen Prozessen unterstützen und zur unternehmensinternen Digitalisierung beitragen. Das gibt Unternehmern sowie Mitarbeitern die Möglichkeit, sich wieder auf das eigentliche Kerngeschäft zu konzentrieren, da die Software viele Routineaufgaben übernimmt. 

Zu den Vorteilen einer modernen Cloud-basierten Buchhaltungssoftware zählen unter anderem:

  • Einfacher Zugriff für Mitarbeiter
  • Umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen
  • Reduzierung der Kosten

Wenn die Buchhaltungssoftware auf der Cloud basiert, bringt das den großen Vorteil, dass Mitarbeiter von überall aus Zugriff auf relevante Dokumente haben, solange eine funktionierende Internetverbindung besteht. Das ist hauptsächlich für Firmen von Bedeutung, die über mehr als einen Standort verfügen, sodass Mitarbeiter und Abteilungen zum Teil räumlich getrennt voneinander arbeiten. Hierdurch ergibt sich die Möglichkeit, Mitarbeitern das remote Arbeiten von zu Hause aus anzubieten, und das wiederum verschafft Angestellten eine höhere Flexibilität und steigert die Attraktivität des Arbeitgebers.

Da in der Buchhaltung sensible Daten verwaltet werden, spielt des Weiteren der Datenschutz eine wesentliche Rolle. Wenn sich Unternehmen selbst um diesen Bereich kümmern möchten, müssen sie in Server investieren und umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen implementieren. Das verursacht hohe Kosten und lenkt vom Kerngeschäft ab, sodass der Erwerb einer modernen Buchhaltungssoftware für viele Unternehmen die bessere Lösung ist. 

Good-to-know: Die Einführung einer modernen Buchhaltungssoftware in den Unternehmensalltag bringt zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten mit sich, die sich positiv auf die unternehmerische Effizienz auswirken. 

Darum sind Flexibilität und Schnelligkeit in der Buchhaltung so wichtig

Die Geschäftswelt ist geprägt von großem Wettbewerbsdruck. Das liegt unter anderem am technologischen Fortschritt, der immer wieder innovative Produkte und Dienstleistungen hervorbringt, sodass bereits bestehende Produkte und Dienstleistungen im Laufe der Zeit weniger stark oder gar nicht mehr nachgefragt werden. Dementsprechend sollten Unternehmen großen Wert auf flexible Lösungen legen, um bei Bedarf schnell auf Veränderungen am Markt zu reagieren. 

Bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware sollte daher ein Angebot ausgewählt werden, das sich flexibel an die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens anpassen lässt. Das ist vorrangig für kleine und mittelständische Unternehmen von großer Bedeutung, da diesen zum Teil noch großes Wachstum bevorsteht. Wenn sich die verwendete Software nicht an die aufgrund von starkem Wachstum gestiegenen Anforderungen anpassen lässt, kann das die Skalierung des Geschäfts negativ beeinflussen. In diesem Fall muss nämlich häufig eine andere Software in den Betriebsalltag integriert werden, was eine erneute Schulung von Mitarbeitern erforderlich macht und Zeit sowie Geld kostet. 

Etablierung einer positiven Feedbackkultur

In der Regel sind Mitarbeiter deutlich näher am Geschehen als das Management, weil sie die Arbeitsabläufe selbst durchführen. Damit Prozesse optimiert und die Effizienz innerhalb der Buchhaltung gesteigert werden kann, sollten diese daher aktiv in den Prozess der Fehleridentifikation einbezogen werden. Sowohl bei der Fehlersuche als auch bei der Optimierung lässt sich Feedback von den Mitarbeitern einholen, um einen besseren Überblick über die aktuelle Situation sowie mögliche Verbesserungen zu erhalten. Dabei sollte jedes Feedback ernst genommen werden.