Was ist ein Plan-Do-Check-Act? PDCA-Zyklus einfach erklärt

Der PDCA-Zyklus (auch Deming-Kreis oder Shewhart-Zyklus) ist eine Vorgehensweise im kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Erfahren Sie, wie Sie durch ständige Wiederholung des Optimierungsvorganges Prozessen und Produkten zu verbessern.

Der PDCA-Zyklus (auch Deming-Kreis, Deming-Zyklus oder PDCA Kreislauf) bezeichnet ein grundlegendes Konzept im kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Es dient der Weiterentwicklung von Produkten und Dienstleistungen sowie bei der Fehler-Ursache-Analyse. Der PDCA-Kreis besteht aus den vier sich wiederholenden Phasen: Plan-Do-Check-Act (dt. Planen – Umsetzen – Überprüfen – Handeln). 

Die Geschichte hinter dem PDCA-Zyklus – Erklärung

In den 1930er Jahren entwickelte Walter Andrew Shewhart, ein amerikanischer Physiker, an einem Modell zur Qualitätsverbesserung in einem Werk von Western Electric. Der sogenannte Shewhart-Zyklus (Shewhart-Cycle) wurde dann vom Wirtschaftsberater William Edwards Deming weiterentwickelt. Nach Ende des Zweiten Weltkriegs war dieser im Kommando von General McArthur verantwortlich für den wirtschaftlichen Wiederaufbau Japans.

Um seine Vorstellung einer Verbesserung schaffenden Organisation transparent aufzuzeigen (und nebenbei eine einheitliche Grundhaltung bei den japanischen Managern zu schaffen), nutzte er den PDCA-Kreis. Der PDCA-Zyklus ermöglichte so – frei von falschem Nationalstolz und unbelastet von der westlichen Mahnkultur – den raschen wirtschaftlichen Wiederaufstieg Japans.

Die einzelnen Schritte des PDCA-Modells

Die vier Phasen des PDCA-Zyklus haben im Modell jeweils ihren festen Platz und lauten:

1.PLAN (PDCA Analyse/Planen/Ziele formulieren): In dieser Phase planen Sie schlicht, was zu tun ist. Abhängig vom Umfang des Projekts kann die Planung einen großen Teil der Arbeit Ihres Teams beanspruchen. Normalerweise besteht der Prozess aus kleineren Schritten, sodass Sie einen ordentlichen Plan mit weniger Fehleranfälligkeit erarbeiten können.

Bevor Sie zur nächsten Phase übergehen, müssen Sie Antworten auf folgende Fragen haben:

  • Welches Kernproblem müssen wir lösen?
  • Welche Ressourcen brauchen wir?
  • Welche Ressourcen haben wir?
  • Welche Lösung eignet sich am besten, um das Problem mit den verfügbaren Ressourcen zu beheben?
  • Unter welchen Bedingungen hat der Plan Erfolg? Welche Ziele haben wir?

Denken Sie daran, dass Sie und Ihr Team den Plan einige Male durchgehen müssen, bevor Sie fortfahren können. In diesem Fall ist es angebracht, eine Technik zur Einrichtung und Pflege offener Feedbackschleifen wie Hoshin-Kanri-Catchball zu verwenden. Dadurch können Sie genügend Informationen sammeln, bevor Sie fortfahren.

2. DO (Tun/Durchführen): Nachdem Sie den Plan ausgearbeitet haben, ist es Zeit, zu handeln. In dieser Phase setzen Sie alles um, was in der vorherigen Phase berücksichtigt wurde.

Beachten Sie, dass in dieser Phase unvorhergesehene Probleme auftreten können. In einer perfekten Situation würden Sie zuerst versuchen, Ihren Plan in einem kleinen Maßstab und in einer kontrollierten Umgebung umzusetzen.

Standardisierung hilft Ihrem Team, den Plan reibungslos umzusetzen. Stellen Sie sicher, dass alle ihre Rollen und Verantwortungsbereiche kennen.

3. Check Phase (Überprüfen/Soll-Ist-Vergleich): Dies ist wahrscheinlich die wichtigste Phase des PDCA-Zyklus. Wenn Sie Ihren Plan klar formulieren, wiederkehrende Fehler vermeiden und kontinuierliche Verbesserungen anstreben möchten, sollten Sie der CHECK-Phase genügend Aufmerksamkeit schenken.

Hier müssen Sie die Umsetzung Ihres Plans prüfen und schauen, ob Ihr ursprünglicher Plan tatsächlich funktioniert hat. Darüber hinaus kann Ihr Team problematische Teile des aktuellen Prozesses identifizieren und in Zukunft beseitigen. Wenn während des Prozesses etwas schiefgelaufen ist, müssen Sie es analysieren und die Ursache der Probleme finden.

4. Act (Aktion/Reagieren/Verbessern): Endlich kommen Sie zur letzten Phase. Zuvor haben Sie Ihren Plan entwickelt, umgesetzt und überprüft. Jetzt müssen Sie auf die Ergebnisse reagieren.

Wenn alles gut aussieht und Ihr Team die ursprünglichen Ziele erreicht hat, können Sie fortfahren und Ihren ursprünglichen Plan anwenden.

Es bietet sich an, den gesamten Plan zu übernehmen, wenn die Ziele erreicht werden. Entsprechend wird Ihr PDCA-Modell zur neuen Grundlage. Erinnern Sie Ihr Team jedoch auch bei standardisierten Plänen daran, jeden Schritt durchzugehen und nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.

Der PDSA-Kreis

Angelehnt an den Demingkreis gibt es auch noch den sogenannten PDSA Cycle. Im Gegensatz zu PDCA wird hierbei statt dem Unterpunkt “Check” durch “Study” ersetzt (Plan-Do-Study-Act, PDSA). Diese Abwandlung geht auf Deming selbst zurück.

Dieser sah in PDCA eine missverstandene Variation seiner Idee. Er lehnte den Begriff „Check“ ab. Es geht ihm eben nicht darum, durch einen rückwärtsgewandten Soll-Ist-Abgleich zu prüfen, ob die angestrebten Ziele erreicht wurden, um gegebenenfalls notwendige Korrekturen vorzunehmen. 

Vorteile des PDCA-Kreises

Der wesentliche Vorteil der PDCA-Methode ist wohl die einfache Anwendbarkeit. Das Vorgehen hinsichtlich der spezifischen Aufgaben und Problemstellungen kann nahezu uneingeschränkt angepasst werden. Mit den Schritten Plan, Do, Check und Act bleibt dennoch ein solides Gerüst bestehen.

Weitere Vorteile:

  • Benötigt wenig Anleitung auf Grund des einfachen Aufbaus
  • Die kreisförmige Konzeption ermöglicht ständige Verbesserung
  • Durch den iterativen Ansatz lässt der PDCA-Zyklus Kontrolle und Analyse zu

Nachteile des PDCA-Kreises

Der große Vorteil des Demingkreises ist gleichzeitig auch ein wesentlicher Nachteil: Schnelle Problemlösungen lassen sich mit Hilfe des PDCA-Zyklus nicht umsetzen.

Nachteile auf einen Blick:

  • Unklare Definition der einzelnen Schritte kann zu falschem Einsatz führen
  • Verbesserungen im Unternehmen müssen langfristig gedacht sein
  • Eher ein reaktiver Ansatz, statt proaktiv

Fazit

Um eine nachhaltige Optimierung des Qualitätsmanagements im Unternehmen zu etablieren, ist die kontinuierliche Verbesserung anhand des PDCA-Zyklus unabdingbar. Voraussetzung hierfür ist, dass die Führungsebene eine konsequente Qualitätspolitik verfolgt und dies auch an die Mitarbeiter weitergibt.

Siehe auch:

Dokumente und Downloads:

  • keine Dokumente zum Download verfügbar.

Literatur: 

  • Literatur Radar 2018

Quellen und Einzelnachweise

Weblinks:

Wissendatenbank-Partner und Autoren:

Autoren:

  • Michael Durst (Xing-Profil)
  • Sascha Hertkorn
  • Christopher Eischer
  • Nico Schweisser